10 причин использовать диаграммы Ганта
Давайте сосредоточимся на причинах, по которым диаграммы Ганта — решение старой школы — всё ещё актуальны в области управления проектами.
Диаграммы Ганта появились ещё в XIX веке, их рисовали на бумаге и использовали для измерения производительности сотрудников, чтобы узнать, кто из них работает хуже или, наоборот, лучше. Тот факт, что диаграммы используются уже более 100 лет, красноречиво говорит об эффективности этого инструмента.
С нынешним стремительным развитием ИТ-сферы диаграммы Ганта перешли в цифровое пространство, приобрели новые функции, но остались верны первоначальной идее отслеживания производительности. Давайте сосредоточимся на причинах, по которым это решение старой школы всё ещё актуально в области управления проектами.
Что такое диаграмма Ганта
В двух словах, диаграмма Ганта обычно отражает: слева — список задач или имена членов команды; сверху — временную шкалу с днями, неделями, месяцами и так далее. В центре есть цветные горизонтальные полосы.
Эти полосы указывают на запланированную продолжительность задач и мероприятий. Цвет может отличаться в зависимости от процента выполнения. Стрелки, соединяющие полосы, показывают зависимости между задачами. Также может быть предусмотрена функция указания основных вех, то есть наиболее важных этапов проекта. Кроме того, в некоторых решениях члены команды могут оставлять комментарии или прикреплять файлы к задачам. Также могут быть предусмотрены различные другие возможности.
Таким образом, она позволяет:
- отслеживать ход выполнения проекта;
- видеть начало и конец каждой следующей задачи и понимать, как они связаны;
- назначать задачи членам команды;
- мотивировать каждого участника быть частью общего процесса;
- управлять временем.
Как диаграмма Ганта может улучшить работу команды
Эффективный мозговой штурм
Использование диаграммы Ганта на начальном этапе проектной работы является отличным наглядным инструментом. Как менеджер, вы можете обсудить этапы проекта со своей командой. Вы вместе составите план, определите основные вехи, расставите приоритеты и скорректируете действия в соответствии с графиком. Самое большое преимущество этого процесса — возможность увидеть результаты планирования на графике, где информация воспринимается легче.
Чёткое понимание продолжительности проекта
Этот пункт логически связан с предыдущим. Наличие диаграммы Ганта перед глазами позволяет лучше чувствовать время. Разработчики и члены команды видят крайние сроки, основные вехи, они могут адекватно оценить достигнутые результаты и что предполагается сделать дальше. Оценка собственных результатов мотивирует команду и способствует удовлетворению от выполненной работы.
Лучшая командная работа
Возникает гораздо меньше шансов на недопонимание, если все заинтересованные стороны имеют общую картину выполнения работы. Это особенно важно для сложных проектов, когда много людей тесно сотрудничают друг с другом в своей деятельности. Понимание общих целей и результатов ведёт к успеху.
Эффективное распределение ресурсов
Диаграммы Ганта предоставляют подробную информацию о распределении ресурсов. Все члены команды могут видеть, где необходимо накапливать или распределять ресурсы, чтобы добиться лучших результатов. Кроме того, следование запланированной стратегии диаграммы Ганта обеспечивает соблюдение сроков и сохранение ожидаемых затрат на проект в рамках бюджета.
Отслеживание зависимостей между задачами
Диаграммы Ганта показывают, как задачи проекта связаны друг с другом. Это позволяет команде понять, каким будет следующий шаг, какая задача зависит от результатов их работы и как завершение каждого конкретного действия влияет на общий прогресс.
Разделение задач при необходимости
С помощью диаграммы Ганта вы можете легко разбить проект на несколько этапов. Если это Agile-проект, вы разбиваете его на несколько спринтов и анализируете каждый спринт отдельно. Вы можете выделить ресурсы для этого спринта, установить контрольные точки и посмотреть, как текущий спринт повлияет на следующие, поразмышлять о зависимостях между спринтами.
Указание критического пути
Критический путь включает задачи, которые нельзя отложить. Обычно это наиболее важные этапы проекта. Если сроки сдвинутся, диаграмма Ганта покажет, как этот сдвиг повлияет на критический путь и какие меры следует принять немедленно, чтобы проект не потерял своего темпа.
Концентрация внимания
Полосы диаграммы показывают текущий прогресс. Если в используемом вами решении есть такая функция, полосы будут разного цвета в зависимости от процента выполнения задачи.
Такая наглядность предоставляет членам команды мгновенную информацию о текущих и завершённых задачах, а также тех, которые предстоит выполнить. Таким образом, любые изменения в сроках будут видны на графике и позволят команде быстро реагировать и соответствующим образом адаптироваться.
Лучшее управление проектами
Это общее преимущество любого решения диаграммы Ганта. Глядя на диаграмму Ганта, руководитель проекта оценивает прогресс, видит пробелы в процессе и может реагировать на любые изменения. Таким образом, диаграммы Ганта защищают проект от эффекта домино, когда одна ошибка приводит к краху всего плана.
Видение будущего
Каждый проект, управляемый с помощью решения диаграммы Ганта, может показать возможность достижения долгосрочных стратегических целей компании. Использование таких диаграмм облегчает компании масштабирование и прогнозирование дальнейших рыночных возможностей продукта.
На какие современные решения диаграммы Ганта стоит обратить внимание
Решения, которые предоставляют все необходимые функции и могут удовлетворить требования как небольших, так и многочисленных команд:
Заключение
Диаграммы Ганта не утратили популярности, так как они успешно служат своим целям. Они просты в реализации и действительно являются бесценным инструментом в процессе эффективного управления проектами.