Чем заменить Google Docs? Обзор луших альтернатив

Google Docs — популярный инструмент для совместной работы над текстами и таблицами. Однако когда задачи команды выходят за рамки базового редактирования документов, его функций уже не хватает. Например, если нужно управлять проектами или организовать базу знаний.

Также важно понимать ситуацию на рынке: Google сталкивается с ограничениями в России. Кто знает, что будет с этим сервисом через год или два?

Альтернативы Google Docs — это не просто «варианты», но и необходимость, если рассматривать возможные риски. И на рынке достаточно решений, которые предлагают больше функций, чем простое редактирование документов. Разберём их более детально, чтобы вы могли понять, какой инструмент подойдёт именно вам.

Обзор популярных альтернатив Google Docs

Notion

Notion — это универсальный инструмент, в котором можно создавать заметки и статьи, управлять проектами, а ещё есть библиотека шаблонов. Например, есть шаблоны для планирования задач, формирования контент-планов и создания базы знаний.

Проблема только в том, что в сентябре 2024 года Notion заблокировали в России и напрямую им пользоваться не получится.

Что делает хорошо:

• Notion позволяет создавать базы данных, связывать их между собой и настраивать интерфейс под себя. Особенно он популярен у дизайнеров, маркетологов и небольших команд. 

Недостатки:

• Крутая кривая обучения. Чтобы начать эффективно пользоваться, требуется время.
• Плохо работает с большими массивами данных — иногда поиск и обработка информации затягиваются.

Для кого:

• Небольшие команды и индивидуальные пользователи, которым важна гибкость интерфейса.

В Notion можно удобно вести проекты — для этого есть разные инструменты, например, Timeline

Сколько стоит:

• Для индивидуального использования за Notion платить не нужно, но есть ограничения — пригласить можно до десяти человек, а история изменений будет храниться неделю.
• Plus стоит €9.50 за человека в месяц при оплате за год. Здесь уже больше возможностей, например, безлимитные блоки для команд и синхронизация баз данных со сторонними приложениями. Лимиты значительно выше — 100 гостей и 30 дней истории.
• Business стоит €14 за человека в месяц при оплате за год. Этот тариф подходит для больших команд и включает дополнительные функции: например, приватные пространства и расширенная аналитика. Можно пригласить 250 гостей, а история будет сохраняться 90 дней.
• Есть также тариф Enterprise с ещё большим количеством функций: например, безлимитная история изменений и расширенная поддержка. Цены на такой тариф индивидуальные.

Но так как Notion ушёл из России, оплатить тарифы не получится.

Paper

Dropbox Paper — не типичный текстовый редактор, его можно интегрировать с облачным хранилищем Dropbox и использовать как инструмент для совместной творческой работы. Внутри документа можно назначать задачи, ставить дедлайны и многое другое.

Что делает хорошо:

• Простой интерфейс, легко освоить работу в редакторе. Подходит для ведения заметок, обсуждений и совместного редактирования документов.

Недостатки:

• Нет инструментов для управления проектами или задачами.
• Нельзя организовать базу знаний или работать с большими командами — Paper для этого не предназначен.

Для кого:

• Команды, которые уже активно используют Dropbox и которым нужен минималистичный редактор для совместной работы.

Напротив каждого документа в Paper видно, кто участвует в его создании

Сколько стоит:

• Версия Basic с хранилищем 2 Гб и основными функциями бесплатна. Будут доступны основные функции, включая Paper, но пригласить участников для совместной работы получится только в рамках 30-дневного демо-режима. Дальше нужно будет перейти на один из платных тарифов.
• Plus стоит 9,99 $ в месяц при оплате за год, но тариф при этом индивидуальный. Из особенностей — можно синхронизировать устройства, пересылать большие файлы до 50 Гб и есть 30 дней на восстановлений файлов. Объём пространства гораздо больше, чем в базовой версии, — 2 Тб.
• В версии Essentials за 16,58 $ в месяц у вас будет 3 Тб места, а пересылать файлы можно уже по 100 Гб. На восстановление файлов есть 180 дней, а также возможность ставить фирменные знаки на файлы, которыми вы делитесь. Но учитывайте, что этот тариф также рассчитан на индивидуальное пользование.
• Следующий тариф — Business — подходит для командной работы. За каждого члена команды придётся заплатить 15 $ в месяц. Здесь уже есть все привычные функции: разграничение ролей, папки рабочей группы, совместное использование файлов. На всю команду выдаётся  9 Тб.
• Для больших компаний есть тариф Business Plus. За каждого пользователя нужно будет платить 24 $, но лимиты здесь гораздо больше: пересылка файлов до 250 Гб, пространство от 15 Тб, 1 год на восстановление файлов. Есть также сквозное шифрование и расширенное управление ключами.

WorkDrive (Zoho)

WorkDrive — часть экосистемы Zoho, ориентированная на управление файлами. Позиционирует себя как инструмент для командного управления файлами.

Что делает хорошо:

• Подходит для компаний, которые используют другие инструменты Zoho (например, Zoho CRM или Zoho Projects). Есть возможность совместного редактирования и хранения документов.
• Есть инструменты для создания простых текстовых документов, таблиц и презентаций — прямо как в Google Docs.

Недостатки:

• Достаточно сложный интерфейс, который чем-то напоминает интерфейс Windows.
• Ограниченная интеграция с инструментами вне экосистемы Zoho — не получится просто перенести данные.

Для кого:

• Бизнесы, которые уже используют Zoho или ищут решение для работы с документами внутри одного экосистемного продукта.

Всё упорядочено по папкам и есть рабочий стол — прямо как в Windows

Сколько стоит:

• Бесплатная версия, которая подходит для индивидуального использования, включает 5 Гб места на диске. Можно создавать текстовые документы, таблицы и презентации.
• Тариф STARTER уже подходит для командной работы и стоит 2.50 $ за пользователя. Включает 1 Тб на команду, но если людей больше 10, то на каждого нового выдаётся по 100 Гб.
• Следующий тариф — TEAM — включает уже 3 Тб памяти и стоит 4.50 $ за участника команды. Здесь есть дополнительные возможности, например, функция просмотра активности в файле и брендирование.
• Если вы выберете версию BUSINESS, за каждого пользователя придётся отдать 9 $. Здесь уже 5 Тб, и за каждого участника после 10 человек плюсом выдают 500 Гб. Включает дополнительные возможности, например, кастомный домен и восстановление файлов в течение 120 дней.

Slite

Slite — это инструмент, ориентированный на команды, которым нужно вести заметки и базы знаний.

Что делает хорошо:

• Понятный и минималистичный интерфейс, в котором удобно вести записи. Подходит для небольшой команды — можно быстро делиться идеями.
• Есть инструменты для быстрой организации базы знаний, например, ИИ-генератор, который поможет создать предварительную структуру.

Недостатки:

• Если информации становится слишком много, её сложно организовать. Кастомных шаблонов нет, поэтому придется собирать вручную.
• Не хватает функций для аналитики и работы с задачами.

Для кого:

• Стартапы и команды на ранней стадии, которые ищут простое решение для совместного ведения заметок и создания базы знаний.

Slite — это про минимализм

Сколько стоит:

• За базовый тариф Standart придётся отдать 8 $ — это стоимость участия одного пользователя. Главное ограничение этого тарифа — нельзя загружать файлы более 200 Мб. И на каждого пользователя выделено 5 Гб. 
• Тариф Premium стоит уже 12.5 $ за человека, но при этом в этой версии нет ограничений на размер файла. Также на каждого пользователя выделяется по 10 Гб. Из главных особенностей — для публичных файлов можно создать собственный домен.
• Стоимость Enterprise-версии рассчитывается индивидуально. В ней можно, например, назначить члену команды возможность только просматривать, но не изменять документы. Также есть расширенная поддержка с приоритетом и отдельным менеджером.

OnlyOffice

В OnlyOffice есть функции, схожие с Google Docs, но с бóльшими возможностями: например, можно конвертировать файл в markdown и HTML.

Что делает хорошо:

• Редактирование PDF-файлов и встроенный AI-помощник — с помощью него можно быстро искать информацию и генерировать текст.
• Есть локальное развёртывание — оно подходит для компаний, которым важна безопасность данных и кастомные решения для проектов с разной структурой.

Недостатки:

• Нет некоторых важных функций, например, для управления задачами или базой знаний.
• Более сложная настройка, чем у облачных решений, и более «тяжёлый» интерфейс, много лишнего для пользователя с базовыми запросами.

Для кого:

• Компании, которые хотят организовать совместную работу с документами с максимальным контролем над данными.

Классический интерфейс в OnlyOffice, который напоминает Word

В OnlyOffice есть несколько линеек тарифов, но мы рассмотрим DocSpace, так как эта версия оптимальна для работы с файлами.

Сколько стоит:

• Бесплатная версия STARTUP предоставляет на каждое рабочее пространство по 2 Гб. Документы, таблицы, презентации, формы и другие форматы контента доступны на этом тарифе для всех пользователей. Однако количество администраторов ограничено тремя.
• Тариф BUSINESS стоит €20 за каждого администратора, при этом все администраторы получают по 250 Гб пространства. Количество комнат не ограничено, и поддерживается работа со всеми видами документов, которые есть и в бесплатной версии.
• Enterprise-версия подходит крупным компания и стоит от €6550 за сервер — лицензия действует бессрочно. Из особенностей — систему можно развернуть локально, а файловое хранилище не ограничено.

TEAMLY — когда нужна универсальность

Среди всех перечисленных инструментов TEAMLY выделяется тем, что объединяет сразу несколько функций в одном продукте: можно редактировать документы, управлять проектами, хранить знания и не только. Это делает его удобным выбором для компаний, которые хотят заменить сразу несколько инструментов, не теряя в удобстве или возможностях.

В отличие от Google Docs, здесь есть древовидная структура статей с возможностью перетаскивать отдельные блоки. Также для разных отделов можно настраивать отдельные пространства для работы. В статьях можно создавать кастомные свойства, например, указать, кто будет готовить иллюстрации к статье, а кто — писать её.

Визуальный редактор TEAMLY

В чём преимущества:

• Умные таблицы, канбан-доски и база знаний в одном месте.
• AI-ассистент, который помогает работать над текстом и ускоряет поиск.
• Лёгкая миграция из Notion и Confluence.
• Подходит как для небольших, так и для крупных команд.
• Модуль согласования статей, который упрощает работу с договорами.

Для кого:

• TEAMLY подходит и для личного использования, и компаниям, которые ищут универсальный инструмент для управления проектами, документами и базой знаний.

Более того, TEAMLY — это полностью отечественное ПО, а это означает безопасность. Его не заблокируют и к нему не ограничат доступ.

В TEAMLY удобно управлять задачами: есть и канбан, и гант, и календарь — всё как в привычном Notion. На скриншоте — таблица.

Сколько стоит:

• Бесплатная версия поддерживает до 7 редакторов и 1000 статей, есть и другие ограничения. Но все основные функции включены: умные таблицы, трекер, визуальный редактор, история изменений файлов и статей. 
• «Личный тариф» оптимален для индивидуального использования, он стоит от 399 ₽ в месяц. Есть дополнительные функции, например, AI-ассистент и аналитика.
• Тариф «Командная работа» говорит сам за себя. Стоимость пользователя — от 199 ₽ в месяц. Включает всё, что есть в предыдущем тарифе, но уже подходит для общего пользования.
• Тариф «База знаний» подходит, если большинство пользователей только читают документы, а изменяют их редакторы. И за каждого редактора нужно будет заплатить от 479 ₽ в месяц. Остальные участники могут пользоваться платформой бесплатно. Включает всё те же возможности, что и другие платные тарифы.

Как выбрать инструмент для команды

Выбор зависит от ваших задач:

• Если вам нужно просто работать с документами, подойдут Dropbox Paper или OnlyOffice.
• Если нужно больше возможностей для ведения заметок, обратите внимание на Notion или Slite.
• Если нужно комплексное и безопасное решение, TEAMLY станет идеальным выбором. Он не только заменяет Google Docs, но и берёт на себя задачи, которые обычно требуют дополнительных инструментов.

Каждый из этих продуктов решает свои задачи. Главное — понять, какие проблемы вы хотите закрыть и какие функции вам действительно нужны.

Попробуйте несколько из перечисленных платформ и выберите ту, которая лучше всего впишется в рабочие процессы вашей команды.