Что делать, если пропущен дедлайн: 5 шагов к разрешению ситуации

***

Итак, вы пропустили дедлайн — точка невозврата пройдена, и советы в стиле «как этого избежать» маршируют в мусорное ведро. К слову, когда-то мы писали, как предупредить срыв сроков. Но что предпринять, если уже поздно? Для начала возьмите себя в руки: это не конец света, и все мы хоть раз допускали подобные ошибки. Вот что нужно сделать:

Не отмалчивайтесь

Да, пропустить дедлайн страшно. Да, не хочется вылететь. Да, выставить себя неквалифицированным сотрудником — тоже такое себе. Но вы всё равно должны рассказать о проблеме, и чем скорее, тем лучше.

Не ждите когда всё заполыхает, не отмалчивайтесь и сообщите о проблеме всем заинтересованным лицам — тимлиду, руководителю или клиенту. Признайтесь, что есть проблема, и расскажите, что вы делаете, чтобы её решить, какие ресурсы вам нужны.

В первую очередь, если пропущен дедлайн, нужно сообщить об этом заказчику. Сейчас не время искать оправдания и переставать отвечать на сообщения. Нужно оценить оставшийся фронт работ и обсудить варианты с заказчиком: насколько для него критично запуститься именно сегодня, нужен ли весь функционал сразу. Например, бывает возможность выкатить функционал на прод поэтапно, с ежедневными обновлениями: так пользователи получат хотя бы часть нового функционала.

Выясните, к какому типу относится пропущенный дедлайн

3 типа дедлайна и варианты действий:
Дедлайн с точкой перегиба. После этой точки наступает катастрофа. Нужно понять, прошли ли точку перегиба. Бывает, что дедлайн ставят с запасом, поэтому, возможно, время ещё есть. Если точка перегиба прошла, то или «цирк уехал» (задача уже не нужна), или всё ещё нужна. Если нужна, то следует оценить масштаб ущерба и понять, что можно сделать, чтобы устранить или смягчить катастрофу. Важно перевести урон от просроченного дедлайна в менее разрушительное русло, верно оценить оставшийся объём работ и согласовать новые сроки.
Дедлайн без точки перегиба. Катастрофы не произошло, но ущерб увеличивается: позже сделали — больше потеряли или меньше приобрели. В этом случае нужно поставить новый дедлайн (с учётом оставшейся работы) и согласовать с заказчиком. Важно в этот раз дать точную оценку, потому что повторное непопадание чревато потерей доверия, а больше двух — вам совсем перестанут доверять.
Дедлайн искусственный. Если не уложимся до дедлайна, то ничего страшного не произойдет. Объясняем, почему так вышло, и согласовываем новые сроки. Если причины нет, то никто вас топить за «дедлайн» не будет.

Не ищите виновных

Попытки переложить ответственность никогда не приносили успеха. Вы работаете сообща, и даже если дедлайн пропущен из-за коллеги, не стоит тратить силы на обвинения. Спокойно разберитесь внутри команды, почему произошёл такой прокол, и так же спокойно выстройте план действий, направленный на исправление ситуации. Ваша главная задача — исправиться в глазах заказчика: ему-то всё равно, кто виноват в срыве сроков.

Оцените ущерб

Если из-за вас заказчик понёс убытки, лучшим вариантом будет их частично или полностью компенсировать. Речь о крупных суммах? Предложите заказчику взамен бонус, например в виде бесплатных услуг. Ваша задача — сделать всё, чтобы потенциальный клиент в итоге остался если не доволен, то хотя бы нейтрален, и не подпортил вашу репутацию.

Установите новые сроки

Пропущен дедлайн, а значит пришло время ещё раз оценить сроки, и в этот раз с оглядкой на возникшую проблему.

Чаще всего требуется дополнительное время на разработку. Здесь самая распространенная ошибка — не озвучить чёткий срок. Исключите из своего словарного запаса слова: «скоро», «осталось немного», «ещё работаю» и так далее. Если нужно 10 дополнительных часов — то так и скажите, обосновав при этом причину.

Бонус: разные сценарии для разных сотрудников

Пропустить дедлайн — это не одно и то же для фрилансера, рядового сотрудника аутсорсинговой компании и тимлида. Рассмотрим разные сценарии.

Срывать дедлайн, будучи фрилансером, — почти самоубийство. На рынке всегда можно найти и другого кандидата. Однако пара моментов тут есть:
Добить задачи, несмотря ни на что.
После сдачи пояснить, что именно пошло не так и почему сроки были нарушены. Как фрилансер, только ты и отвечаешь за всё.При аутсорсинге возникает слишком много тонкостей: кто и когда ставил планы, сроки, обозначал скоуп задач и прочее. По опыту, здесь начнётся как раз разбор со стороны менеджмента и их коммуникаций. Грамотный проектный менеджер при любых малейших изменениях будет стараться сдвинуть сроки релиза/спринта/билда как можно дальше.Тимлид — вот тут возникает огромная головная боль. Говорить я буду не со стороны главы разработки/тестирования/аналитики, а с позиции человека, ответственного за команду в целом.
Необходимо заранее понимать, что дедлайн с вероятностью 99,9% будет сорван, и предупреждать об этом как можно раньше.
Если же предупреждать уже поздно, то первое, что стоит сделать — воздержаться и не ругать команду. Уверен, что у них самих не будет позитивного настроя. Лучше всего провести ретроспективу (особенно в неформальной обстановке) и сфокусироваться на следующей итерации.
Сложнее всего будет отчитываться перед «бизнесом». Главное, помнить, что как тимлид ты в первую очередь защищаешь команду — на это и можно сделать упор.

А как вы справляетесь со срывом сроков? Напишите в комментариях.