5 советов по организации успешной IT-конференции

Андрей Волков

бренд-директор Skillbox

Конференция — один из важных инструментов бизнес-образования или просто возможность потусить? А может, одно другому не мешает? Мы в онлайн-университете Skillbox решили разобраться в этом вопросе и поговорили с Александром Щербиной, одним из основателей и организаторов конференции ULCAMP, о том, что не так с большинством мероприятий для ИТ-сообщества и на что организаторам ориентироваться при подготовке своего мероприятия.

Александр дал 5 советов, следуя которым организаторам ULCAMP удалось превратить небольшой слёт разработчиков под Ульяновском в крупнейший неформальный IT-фест в России, на который съезжаются айтишники из самых разных городов. Более того, в 2019 году Skillbox выступил генеральным партнёром феста: мы съездили в Ульяновск и, следуя этим советам, подготовили свою программу, которая получила положительный отклик от аудитории.

Не приглашайте спикеров, в которых вы не уверены

Найти классных спикеров на IT-конференцию — нелёгкая задача, потому что медийные персоны, известные широкому кругу людей, могут быть неинтересны IT-сообществу, а у хороших экспертов часто бывают проблемы с публичными выступлениями. Задача организатора — избежать скучных докладов и лекторов, которые появляются на всех конференциях с одним и тем же материалом, а также не нарваться на специалистов по «успешному успеху».

Самый лучший вариант — звать спикеров, которых вы знаете лично или видели в деле. Работайте с теми, кто умеет «зажечь» аудиторию и может подготовить «фактурный» доклад с инсайтами из личного опыта и цифрами. Другой вариант — спикеры-звёзды, топ-менеджеры крупнейших компаний, представители западных IT-гигантов.

Идеальный спикер для IT-конференции работает в компании с современным технологическим стеком, публикуется на отраслевых порталах (Tproger, Habr и подобных), имеет хотя бы небольшой опыт публичных выступлений (выступал на митапах, бизнес-завтраках), глубоко погружён в тему, следит за новостной повесткой и знает, что волнует IT-сообщество.

Требований много, но на рынке достаточно специалистов, которые им соответствуют. И знаете в чём секрет? Таких спикеров не обязательно искать: если ваше мероприятие известно в сообществе, они начнут сами приходить к вам с предложениями, стоит только бросить клич.

Но даже если у вас ещё нет репутации, можно найти варианты. Например, на первом ULCAMP организаторы подумали, что надо давать участникам право самим решать, кого слушать. Помимо главной сцены сделали баркемпы — площадки для выступлений, которые никак не модерируются организаторами. Выступай, кто хочет.

Такая саморегулирующаяся система прекрасно работает уже 8 лет: на баркемпах формируется интересная программа и участники с радостью слушают коллег из индустрии. Хороший доклад и интересная подача — и спикера будут слушать. А если он пришёл попиариться, участники пойдут заниматься другими делами, так как параллельно проходит много других активностей.

Не привязывайтесь к узкой специализации

Чтобы сделать полезную конференцию, многие организаторы максимально сужают специализацию: мероприятие для разработчиков банковской отрасли, для Java-программистов или посвящённое какой-то одной технологии. Кажется, что если сузить тему, то легче говорить по делу.

Проблема в том, что чем уже специализация, тем сложнее найти спикеров и собрать аудиторию. Поэтому если вы только задумываетесь о проведении своего IT-мероприятия, у вас пока нет наработанного пула экспертов и репутации, то лучше отказаться от «узкоспециализированной концепции». Походите по другим конференциям, обрастите связями и знакомствами и ещё раз подумайте над концепцией. А вообще, лучше делайте ивент в сфере, в которой вы сами являетесь экспертом. Ну или как минимум очень сильно ей интересуетесь и вот-вот экспертом станете.

Специализация — далеко не единственный способ сделать мероприятие интересным для IT-сообщества. Технологии сейчас проникают в самые разные сферы жизни, поэтому актуальные, смежные с IT темы, рассказанные под нужным углом, вызывают огромный интерес.

IT-специалисты интересуются не только технологиями, с которыми работают: проведите опрос среди вашей целевой аудитории и вы удивитесь, насколько широкий круг интересов у разработчиков.

Не верьте, что чем больше спикеров, тем круче конференция

Если вы думаете, что IT-сообщество состоит только из интровертов, которые молча послушают доклады и разбегутся программировать, то вы плохо знаете свою целевую аудиторию. Как показывает практика, многие специалисты посещают мероприятия не столько ради спикеров и лекций, сколько ради неформальной программы и нетворкинга.

Как вариант, сделайте ивент, где будет много дискуссий и разных активностей. Для развлекательной программы можно привлечь партнёров, ведь IT-тусовка — желанная аудитория для многих брендов.

В погоне за насыщенной программой многие организаторы загоняют себя в жёсткие рамки, что не идёт на пользу конференции. Были на мероприятиях с калейдоскопом докладчиков, где у каждого по 15 минут на выступление и пара минут на вопросы? На самом интересном месте у спикера всегда заканчивается время, а если зал заинтригован докладом, и люди начинают задавать интересные вопросы — времени на полноценные ответы катастрофически не хватает. Ничего страшного, думает организатор, зато вон какая у нас насыщенная программа.

Хочется масштаба — сделайте больше сцен. Боитесь, что доклады спикеров превратятся в нудные лекции, как в университете? Не бойтесь, айтишники — не робкие студенты — будет скучно, они пойдут послушают кого-то другого. Зато если завяжется дискуссия, вы не представляете, как возрастёт польза от мероприятия! Польются инсайты, факты и интересные воспоминания. Ни одна отрепетированная и напичканная цифрами презентация не сравнится с честной дискуссией «без купюр».

Не думайте, что топовых спикеров смутит ваш неформальный подход. Они тоже люди, и многие из них готовы с радостью делиться своими наблюдениями без слайдов, кликеров и таймера: чем неформальнее обстановка, тем интереснее кейсы.

Не привязывайтесь к одному формату

Допустим, вы попытались следовать всем нашим советам. Теперь ещё раз посмотрите на свою программу: если она состоит только из выступлений на темы «Мы делаем вот так, и у нас получается вот это», «Посмотрите на наш суперинновационный (на самом деле нет) продукт», значит, что-то идёт неправильно. IT-сообщество требовательно к контенту конференций, но наверняка не в том смысле, в котором вы думаете.

Перестаньте терроризировать спикеров просьбами сделать вау-презентацию и придумать более вкусную тему доклада, подумайте лучше над форматом. Может, стоит вместо лекций устроить дискуссию, круглый стол или конкурс на самую смешную историю о провале?

Идеального решения нет: какое-то время всем казалось, что лучшее событие для айтишника — это хакатон. Здесь тебе и практика, и продуктивное общение, а иногда даже хорошие призы. Тогда все бросились проводить хакатоны, и их стало так много, что они всем быстро надоели.

Сейчас идёт настоящая битва форматов: онлайн против офлайна, формальные мероприятия против неформальных. Понятно, что везде есть свои плюсы и минусы, и прежде всего надо отталкиваться от целей, задач и существующих ресурсов. Но если смотреть на общую тенденцию, то участники охотнее выбирают неформальные мероприятия, где можно не только слушать и задавать вопросы в установленное время, но и вести диалог со спикером. В онлайне это сделать трудно, и при прочих равных предпочтение будет отдаваться живому общению.

У каждого формата есть свои сторонники, и наверняка они найдутся и в вашей аудитории, даже если вы предложите что-то совсем необычное. На ULCAMP даже хедлайнеры и топовые спикеры спят в палатках, участвуют в спартакиаде и занимаются йогой. Как оказалось, многие люди готовы променять диван и сериалы на такой экшн.

Если боитесь, устройте опрос среди потенциальной целевой аудитории, чтобы узнать, как они хотели бы провести время. Вот мы и добрались до самого очевидного, но тем не менее, самого важного совета в нашем списке.

Не забывайте собирать фидбек

Это сейчас организаторы так смело разбрасываются советами, а когда запускали конференцию в первый раз, то не были такими самоуверенными. Поэтому когда они придумывали что-то новое и внедряли, потом обязательно спрашивали участников: зашло?

Не бойтесь экспериментировать: даже неудачные идеи будут как минимум хорошим опытом или приключением. И не бойтесь критики: в негативе можно найти много интересных инсайтов. И самое главное, анализируйте и пытайтесь не повторять свои ошибки — это будет солидной заявкой на успех и обеспечит вам уважение в сообществе.

Какой можно сделать вывод из всего этого?

Так всё-таки IT-конференции — это про образование или тусовку? Мы пришли к выводу, что не надо противопоставлять одно другому. Серьёзность и формальность — не показатели эффективного образовательного инструмента. И наоборот, развлекательный формат не обязательно синоним впустую потраченного времени.

Итак, у нас получилось много всего, что делать не надо: не привязывайтесь, не приглашайте, не противопоставляйте. Отлично, а что же надо делать? На самом деле, если ставить вопрос таким образом, то ответить на него можно всего одним советом: думайте в первую очередь о пользе для целевой аудитории. Да, совет максимально очевидный, но при этом все о нём забывают. Пропускайте свои идеи через фильтр «полезности», тогда вопросы с форматом, спикерами, партнёрами и площадкой будут решаться намного проще, и в результате вы быстрее найдёте свой собственный рецепт классного мероприятия.