Сейчас организовать мероприятие в онлайне стало даже проще, чем офлайн. Не нужно заморачиваться ни над помещением, ни над кофе-брейками, ни над логистикой — всё можно сделать не выходя из дома.
Если для вас организация онлайн-ивента всё ещё кажется непосильным трудом, то посмотрите выступление Алёны Куниловой на вебинаре Event в помощь Фонда городских инициатив и пользуйтесь подробным чек-листом для проведения мероприятий в онлайне.
В конце статьи находятся ссылки на скачивание всех материалов для распечатки для тех, кому на бумаге удобнее.
Алёна Кунилова
руководитель PR-службы издательского сервиса Ridero
Подготовка
Утвердить дату и время, договориться со спикерами.
Выбрать платформу и создать вебинар в личном кабинете:
создать форму регистрации для участников;
настроить e-mail напоминания (за 1 день / за 1 час / за 15 мин).
Опубликовать анонс:
заложите время, чтобы создать текст и афишу и согласовать со спикерами и партнерами.
Продвигать анонс:
соцсети (включая тематические группы и страницы спикеров);
другие каналы (СМИ, инфлюенсеры и т.д.).
Подготовить презентации.
Подготовить слайды-заглушки.
Провести тестовый вебинар со спикерами:
качество соединения;
качество видео и аудио;
трансляция экрана, презентация;
готовность помещений у каждого спикера;
разослать чек-листы для спикеров.
Запланировать запись видео (на устройство или внутри платформы).
Договориться с IT-специалистом для техподдержки во время вебинара.
Дополнительно: подготовить запасной вариант платформы на случай повышенной нагрузки (например, трансляция на YouTube или другая платформа).
За час до
За 60 минут до начала
Подключиться и проверить качество звука и видео.
Подключить и проверить других спикеров.
Загрузить и сконвертировать все презентации.
Убедиться, что команда техподдержки готова и знает свои задачи, настроить чат команды.
За 20 минут до начала
Открыть слайд-заглушку.
За 10 минут до начала
Когда участники начнут заходить, убедиться, что видео и звук у спикеров отключены.
Налить воды, посетить уборную.
Во время события
Включить запись видео.
Поприветствовать участников:
убедиться, что вас видят и слышат;
представиться;
рассказать о плане, длительности и правилах (вопросы в чате и кнопка «поднять руку» — если есть);
провести предварительный опрос/анкетирование.
Выступить с основной частью презентации (или подключить первого спикера):
убедиться, что спикера и его презентацию видно и слышно участникам.
Ответить на накопившиеся вопросы:
из чата;
если предусмотрено — вопросы голосом.
Провести вторую часть презентации (или подключить второго спикера).
Ответить на новые вопросы.
Повторить — по количеству презентаций и спикеров.
Подвести итог:
провести опрос/тестирование;
уточнить, какие материалы нужно разослать участникам;
озвучить дальнейшие действия (после вебинара);
попрощаться.
Остановить запись видео и убедиться, что файл сохранился.
Быть готовым к внештатным ситуациям!
После события
Провести e-mail рассылку по итогам вебинара:
для тех, кто посетил вебинар;
для тех, кто не посетил вебинар.
Опубликовать видео и материалы (если предусмотрено):
просмотреть видео, создать тайм-код, опубликовать.
Провести продажу материалов (если предусмотрено):
проверить поступившие заказы;
подготовить пакеты для продажи (видео, дополнительные материалы, консультации и т.д.);
оформить продажу и разослать материалы.
***
Скачать чек-лист подготовки мероприятия
Скачать чек-лист для спикера
Хинт для программистов: если зарегистрируетесь на соревнования Huawei Cup, то бесплатно получите доступ к онлайн-школе для участников. Можно прокачаться по разным навыкам и выиграть призы в самом соревновании.
