Как мы организовали рабочее пространство без Atlassian

В 2022 году Atlassian ограничила функциональность сервисов в России. Из-за этого компаниям, пользующимся Jira и Confluence, стало сложнее организовывать работу команд. А отдельным поклонникам Trello — планировать собственные задачи. Приходится либо искать лазейки, чтобы продолжать использовать эти решения, либо переходить на аналоги, которые, как правило, хуже.

Мы начали разработку собственного инструмента для замены сервисов в 2018 году и готовы рассказать, как он сможет организовать рабочее пространство без Atlassian.

Поняли, что пора делать своё

Полина Самсонова

Директор центра компетенций Цифровых продуктов

С 2018 года мы выстраивали все бизнес-процессы в компании на базе Jira — и это было непросто.

• Система достаточно сложная для понимания: слишком много кнопок, плоский дизайн, локализация интерфейса сделана не в полном объёме.
• Требовалось докупать плагины, чтобы получить нужный функционал. Например, Диаграммы Ганта, Структура, Учет трудозатрат, плагины автоматизации бизнес-процессов.
• Бизнес-подразделения скептически относились к использованию Jira, потому что считали ее чисто «айтишным» инструментом.

Наша команда начала кастомизировать Jira под внутренние потребности. Приобрели лицензии, дополнительно купили нужные плагины, наняли администраторов на поддержку и разработчиков, которые при необходимости что-то дописывали… А потом убеждали бизнес воспользоваться всем этим для организации процессов.

В итоге это стало выглядеть излишне сложно.

Мы пересмотрели подход к процессам, взвесили все за и против и предложили написать новый инструмент — аналог Jira. Для себя, под свои боли и потребности.

Мы устали от того, что в коктейле стороннего ПО, чужих и самописных плагинов, постоянно что-то идёт не так. Тут не хватает функционала, тут — кнопка не нажимается, тут — интерфейс неудобный.

Прошли все согласования и начали писать

Когда дело касается проектов, я — за основательный, вдумчивый подход. Поэтому перед тем, как начать писать код, мы расписали архитектуру и оформили необходимую документацию.

Дальше выбрали стек:

• Kotlin — для бэка;
• PostgreSQL — для БД;
• TypeScript и React — для фронта;
• MobX в качестве стейт-менеджера.

И приступили к работе.

Систему сделали «среднесервисной». О том, что это такое, и о разработке трекера в целом можно почитать в нашей статье на Хабре (часть 1 и часть 2).

В процессе появилось что-то вроде MVP и система тестирования. Мы брали наш таск-трекер и переводили на него одно из подразделений. Получали обратную связь, анализировали, дорабатывали и масштабировали на новую группу.

Обратная связь была очень позитивной. Ребята стремились помочь: участвовали во всех демо, тестировали систему, давали рекомендации, как сделать продукт лучше и удобнее. Не было негативного настроя: «Снова новый инструмент, снова нужно куда-то переходить».

Основными целями стали: всё быстро, логично, кастомизируемо и «по-русски». То есть ты нажимаешь на кнопку «Перейти на следующую страницу» — и точно знаешь, что перейдешь на следующую страницу.

Проработали визуал и выбрали классное название

Наши разработчики жаловались, что тёмная тема в Jira — особенно если долго сидеть перед монитором — начинает резать глаза. Казалось бы, с этим можно жить. Но мы делаем инструмент, в первую очередь, для себя, поэтому любых проблем в финальной версии хотелось избегать (и так проводим перед экранами 24 часа в сутки).

Поэтому к подбору цветовых схем подошли наиболее внимательно. Разработали мягкую палитру, без кричащих оранжевого и фиолетового. Может быть, она не такая яркая, как традиционные палитры Ростелекома, зато снижает нагрузку на глаза.

Отдельной темой стал нейминг. Мы долго думали, как назвать систему — хотелось подобрать что-то лаконичное и запоминающееся. И остановились на «Яге» — такое точно не забудется. К тому же каждый из нас в душе немного ребенок, и сказочный персонаж, думаю, точно вызовет эмоции.

Была идея назвать продукт «Ритмом» или «Астрой», но это слишком однотипно для рынка. А мы хотели быть заметными.

Добавили фичи

Константин Крамков

Директор центра компетенций Цифровой трансформации

С 2018 года мы дорабатывали функционал Jira, а с 2022 года исследуем то, что делают конкуренты на российском рынке. В итоге выяснили, какие ограничения есть у других продуктов, что мы можем и хотим сделать, чтобы наша система получилась максимально удобной. Расскажу, что получилось.

Простой интерфейс

Голубая мечта любого айтишника — сделать кнопку, которая будет волшебным образом настраивать интерфейс. Мы стремимся к этому: вместе с дизайнерами проанализировали пользовательский путь в других системах типа Picaso, Notion, Jira, ClickUp, постарались выделить и внедрить общую идеологию работы со всеми инструментами, виджетами, задачами, даже элементарными кнопками. И сделать максимум удобных вещей, будь то:

• управление проектами;
• ведение карточек;
• приоритизация задач;
• установка и отслеживание дедлайнов
• написание документации;
• формирование команд.

Кроме того, у нас множество преднастроенных шаблонов для проектов, задач, справочников и прочего. И их можно запустить работу в режиме Quick start. Для сравнения, как это выглядит в Jira:

И у нас:

Важно, что этим может заниматься любой пользователь «Яги», а не только администратор, к которому надо ходить, стоять в очереди, просить завести новое рабочее пространство…

Не надо докупать функционал

Atlassian выпустили отдельный таск-трекер, отдельную систему для написания статей и ещё много всего для организации одного процесса. Мы же постарались не ограничивать пользователей — и сделать инструмент для удобной командной работы, который станет центральным звеном для разных специалистов.

Кроме того, самого востребованного функционала, например, Автоматизации бизнес-процессов, Диаграмм Ганта или Учёта трудозатрат нет в коробочной версии Jira, и приходится докупать плагины. Наша же замена предоставляет такой важный функционал сразу.

Но мы понимаем, что учесть и добавить все в один инструмент невозможно. Поэтому маркетплейс тоже будет, но открытый. То есть каждый пользователь сможет написать и опубликовать собственный плагин — и добавить плюсик к монетизации для своей компании.

И нет лишнего

«Яга» — единая система. Но модульная, потому что не всем командам — или отдельным специалистам — нужна большая система со множеством функций.

Так что можно отдельно использовать, например, модуль управления статьями «Кощей», чтобы публиковать только документы в Wiki-системе.

Или «Ёжку», которая заменяет Trello и Notion.

Например, наш топ-менеджмент пользуется только ей, потому что им нужна не сложная Jira, а простая канбан-доска для ведения статусов по командам и задачам: какие дедлайны, кто и по какой задаче не справляется и так далее.

Кроме того, «Ёжка» — вариант для рядовых пользователей, чтобы отслеживать повседневные дела, планировать поездки, создавать заметки (в том числе коллективные), делать списки и «списки списков».

В перспективе будет отдельный модуль управления тестированием, отдельный модуль для ведения отчётности и аналитики. Ещё будет замена Miro-доски. У нас уже есть готовые продукты, которые осталось просто встроить.

Масштабирование

На российском рынке встречаются облачные решения, которые могут использовать стартапы в 30-40 человек. Завели задачу, расписали, назначили ответственного, сроки — и готово.

Но крупные компании так работать не могут, потому что процессы слишком сложные и требования к информационной безопасности и защите данных на первом месте.

Они обычно используют корпоративные системы управления проектами (это даже звучит страшно — «КСУП»). Такие решения чаще всего реализовываются под конкретного заказчика, его конкретный бизнес-процесс. Они нелегко внедряются, по несколько лет, — и тяжелые сами по себе. А после глубокой кастомизации они, как правило, крайне тяжело отчуждаются и переносятся на другую компанию.

Мы делаем универсальное решение для обеих групп. Оно доступно и разворачивается — так же легко, как и, например, Kaiten. Но также ориентировано на компании, где работают тысячи людей, и может легко масштабироваться.

Преодолеваем стандартные ограничения

При настройке бизнес-процессов в Jira мы часто сталкивались с ограничениями идеологии этой системы — задачи могут быть только двух уровней (задача и подзадача), количество исполнителей на задаче всегда ограничено одним пользователем, проекты настраиваются только администраторами системы.

У нас нет таких ограничений. Можно построить проект с необходимыми уровнями иерархии задач различных типов, как это делает, допустим, Microsoft Project. Для сравнения, вот так это выглядит в Jira:

И вот так у нас:

Решили, что пора делиться

Дарий Халитов

Вице-президент по развитию информационных систем ПАО «Ростелеком»

Мы дорабатывали «Ягу» несколько лет и подумали: «Раз всё равно изучаем конкурентов, почему бы и самим не выйти на рынок? Зачем делать систему только для себя?».

Так, появился полноценный большой продукт для компаний. Уровень цен и схема лицензирования будут примерно такими же, как у Jira сейчас. Решение будет ставиться на инфраструктуру заказчика. По нашим оценкам, срок установки, настройка всех баз данных и систем обновления кода будет занимать два с половиной месяца.

Но если кому-то извне уже хочется познакомиться с продуктом, мы можем порекомендовать «Ёжку». Её уже сейчас можно использовать в облачной версии и внутри Ростелеком.

Вряд ли мы с ней пойдем в b2c-сегмент, потому что нагрузка будет чрезмерной. Мы делаем её скорее факультативно, чтобы людям дать возможность облегчить жизнь и работу. Получится такой небольшой дополнительный продукт.

На основе опыта наших команд, работающих в разных областях: от цифровых сервисов для клиентов до высоконагруженных OLTP-систем и ГИСов, мы добавили в наше решение целый ряд важных и полезных инструментов, которые должны быть востребованы рынком.Яга, с одной стороны, инструмент для работы команд с простым и понятным интерфейсом, с шаблонами почти для всех распространённых задач, с возможностью настройки разных модулей для любых потребностей пользователей. С другой, это — ядро, основной интерфейс нашей платформы для работы продуктовых и ИТ-команд в рамках создания ПО на всех этапах жизненного цикла с фокусом на подходы к безопасной разработке и использованию ИИ.