Как оптимизировать работу ИТ-департамента в новых условиях

Работа современных компаний неразрывно связана с использованием технологических решений, программ и цифровых сервисов. Именно поэтому разработчики, системные администраторы и другие ИТ-специалисты есть практически в каждой компании. Особенно это касается крупного бизнеса, в которых штат ИТ-отдела может насчитывать десятки сотрудников.

Востребованность ИТ-департаментов легко объяснить. Именно их специалисты поддерживают работоспособность программ (от бухгалтерского учёта до производственного мониторинга), обеспечивают корректное функционирование всего оборудования, помогают бизнесу получать полезные инсайты из собираемых данных и выполняют еще десятки задач.

Вместе с тем, в динамично изменяющихся условиях новой реальности  ИТ-департаменты столкнулись с новыми вызовами. А именно с невозможностью использования лицензионного программного обеспечения и продления платных подписок, недостатком оборудования, повышением цен и другими факторами. В новой статье T1 Cloud разбираемся в том, как оптимизировать работу ИТ-отдела, чтобы смягчить издержки.

Исходные задачи

В большинстве случаев специалисты ИТ-отделов отвечают за выполнение таких задач:

• администрирование: поддержка компьютерной инфраструктуры, решение возникающих проблем с оборудованием и ПО, обновление ПО, продление лицензий и так далее;
• техническая поддержка: устранение проблем с инфраструктурой, резервное копирование и восстановление цифровых активов, ремонт оборудования, поиск решений под возникающие запросы;
• программирование: разработка приложений, настройка и использование баз данных, создание и оптимизация корпоративного сайта;
• оценка нагруженности инфраструктуры и своевременное масштабирование.

Но уже в ближайшей перспективе текущие и потенциальные ограничения повлияют на привычный режим работы ИТ-специалистов. Цены на оборудование растут, многие привычные инструменты для разработки становятся недоступными, а компании вынуждены сокращать расходы.

К счастью, есть способы оптимизации работы ИТ-отделов.

Переход в облако

Использование физической ИТ-инфраструктуры всегда сопряжено с большими издержками: оборудование нужно купить, настроить, обслуживать и своевременно модернизировать. Но если в условиях стабильного рынка такие издержки можно прогнозировать (например, закладывать сумму в квартальный бюджет), то сейчас это сделать довольно проблематично.

Особенно, если с развитием бизнеса нужно расширять инфраструктуру под увеличивающийся поток задач. Покупка новых серверов и компьютеров вряд ли сочетается с вынужденной экономией.

Отличное и практически универсальное решение в таких ситуациях — перевести инфраструктуру и процессы в облачную среду.

Плюсы

Во-первых, облачную ИТ-инфраструктуру легко развернуть и масштабировать под текущие задачи (с возможностью быстрого увеличения или уменьшения по запросу). Такой вариант значительно меньше нуждается в настройке и обслуживании. Дополнительное преимущество — оплата по модели pay as you go. То есть только за те ресурсы, которые фактически используются.

Во-вторых, в качестве замены базам данных могут выступать DBaaS-сервисы (база данных как услуга) и объектные S3-хранилища. они подходят для хранения как структурированной, так и неструктурированной информации разных форматов. И легко работают с разными источниками (приложениями, пользователями и другими).

Что важно, работа в облаке не только даёт возможность получать нужный, масштабируемый объём хранения, но и позволяет нативно выполнять требования 152-ФЗ: как правило, облачные провайдеры предлагают сертифицированные облачные сервисы, которые позволяют законно работать в облаке даже с персональными данными.

В-третьих, используемые программы можно заменить готовыми облачными сервисами. Так, в облаке можно использовать довольно широкий программный стек, от антивирусных программ до инструментов для работы с большими данными. Это избавляет от хлопот с лицензированием и настройкой, а также позволяет получать доступ к нужным инструментам с любого рабочего компьютера, независимо от его расположения.

Наконец, под переходом в облако может рассматриваться и переход из зарубежных облаков в российские. Подобная миграция помогает экономить бюджеты (часто услуги зарубежных провайдеров выше цен на российском рынке), позволяет исключить риск несанкционированной блокировки доступа и нивелирует проблемы с невозможностью оплаты услуг.

То есть, с переходом в облако можно обеспечить:

• экономию на закупке оборудования, его обслуживании и модернизации;
• уменьшение зарплатного фонда за счёт сокращения штата ИТ-специалистов или отказа от его расширения;
• нативное выполнение законодательных требований, касающихся работы с персональными данными;
• выполнение рутинных задач, связанных с обслуживанием инфраструктуры, провайдером;
• быстрое получение нужных ресурсов по запросу и с оплатой только за использованный объём.

Передача задач на аутсорсинг

ИТ-аутсорсинг — популярная услуга, подразумевающая передачу задач, связанных с настройкой и обслуживанием программно-аппаратного комплекса, аутсорсеру (внешнему исполнителю).

Более 65 % компаний хотя бы однажды пользовались услугами ИТ-аутсорсинга, причём как стартапы, так и глобальные корпорации. Популярность частичного или полного делегирования задач подтверждает и сервис Statista. По его данным, объём мирового рынка аутсорсинговых услуг достигает $92,5 миллиардов.

Так, на ИТ-аутсорсинг можно передать:

• Разработку сайтов. Часто эта работа отнимает много времени, которое штатные сотрудники могут уделить более важным задачам. С учётом стоимости услуг внешних исполнителей, вполне рационально делегировать такое.
• Разовое внедрение решений и аппаратных комплексов. Без ущерба бизнесу можно делегировать аутсорсеру работы, выполняемые разово или не связанные с потенциальными рисками. Например, аутсорсеру можно доверить внедрение инструментов для мониторинга или монтаж предварительно спроектированной системы, камер или умных датчиков — держать в штате сотрудника специально под редкие задачи нерационально.
• Разработку системы интернета вещей и цифровых моделей. Для задач такого характера и масштаба нужны высококвалифицированные специалисты, которых на рынке труда единицы, а их зарплаты превышают бюджеты многих компаний. Вместе с тем, таких профессионалов часто можно привлечь на проектную работу — это заметно дешевле найма, но позволяет задействовать в проекте человека с нужной экспертизой.
• Техническую поддержку. Делегирование сервис-деска позволяет снизить нагрузку на штатных сотрудников в части обучения персонала, индивидуальной настройки продуктов и решения возникающих неполадок. Фактически, использование такой ИТ-аутсорсинговой услуги даёт возможность задействовать внешний отдел технической поддержки с оплатой только за выполненную работу.

Таким образом, частичная или полная передача задач на ИТ-аутсорсинг позволяет:

• сократить операционные затраты, в том числе на зарплаты;
• повысить скорость выполнения задач за счёт привлечения дополнительных специалистов;
• решать более сложные-бизнес задачи за счёт привлечения специалистов с нужными компетенциями.

ИТ-аутсорсинг может быть отличным решением даже для компаний, у которых вообще нет выделенного ИТ-отдела.

Пересмотр бизнес-процессов

Один из действенных методов поддержания производительности ИТ-отдела — пересмотр и корректировка бизнес-процессов. Несмотря на неочевидность такого подхода, это решение может существенно оптимизировать работу.

Процесс может включать оценку загруженности и переобучение специалистов, автоматизацию работы и так далее. Разберём подробно.

Оценка загруженности специалистов и их эффективности

Сделать это можно автоматически (с помощью софта для контроля за рабочими процессами) или с помощью сбора отчётов о проделанной работе. Необходимость такого анализа связана с тем, что часто процессы тормозятся по вине отдельных сотрудников.

Если задержки связаны с загруженностью специалиста, его задачи лучше перераспределить. Если причина в низкой эффективности — можно сократить штат.

Автоматизация процессов

Часто работа ИТ-специалистов связана с рутинными задачами: обновлением ПО, мониторингом систем, анализом данных и другими. Их можно автоматизировать с помощью стороннего ПО или самостоятельно написанных скриптов — в зависимости от компетенций штатных сотрудников.

В результате автоматизация снимет значительную часть нагрузки с ИТ-специалистов. И поможет привлекать их к решению более важных бизнес-задач.

Переобучение специалистов

Один из вариантов оптимизации работы ИТ-специалистов — переобучение с целью последующего расширения перечня обязанностей. Особенно такая практика актуальна в отношении сотрудников с низкой текущей загрузкой.

Подойдут даже онлайн-курсы — это быстрее и дешевле классического академического обучения. При этом, затраты компании будут оправданы получением новых компетенций. Например, заплатив 20-30 тысяч рублей за обучение сотрудника, компания может получить нужные компетенции без найма дополнительного специалиста.

Внешний аудит

Проведение аудиторской проверки — один из действенных способов оценки текущего положения бизнеса и эффективности работы ИТ-департамента. В ходе проверки аудитор может оценить корректность действий штатных работников ИТ-отдела и предложить способы оптимизации.

Часто таких отчётов достаточно для принятия взвешенных решений об изменении работы ИТ-отдела. При этом разовые траты на внешний аудит окупятся последующим снижением операционных расходов.

В итоге пересмотр бизнес-процессов позволит:

• обеспечить равномерную загрузку специалистов и повысить их производительность;
• автоматизировать выполнение рутинных задач с одновременным снижением количества ошибок;
• сократить операционные расходы.

Вместо заключения

Новые реалии, несомненно, влияют на работу всех бизнес-структур и ИТ-департаментов в частности. Но это не значит, что нужно жертвовать ИТ-отделом: сокращать расходы, отменять запланированные мероприятия или останавливать развитие. Избежать негативных последствий можно, оптимизировав работу ИТ-отдела с помощью облачных сервисов, ИТ-аутсорсинга и частичного изменения бизнес-стратегии.

Следование упомянутым рекомендациям поможет извлечь выгоду из сложившихся обстоятельств и получить значительное конкурентное преимущество.