Кто такие Buddy, и почему они нужны ИТ-компаниям

Конкуренция среди работодателей на рынке разработки одна из самых высоких. И поэтому важно обращать внимание даже на мелочи при приёме на работу новых специалистов. Как сделать адаптацию в ИТ-компанию проще силами опытных сотрудников и снизить текучку на испытательном сроке, расскажет старший инженер-тестировщик Группы «Иннотех» Наталья Бакланова.

Наталья Бакланова

Старший инженер-тестировщик Группы «Иннотех»

Адаптацией персонала традиционно занимаются HR-специалисты. На них лежит бремя ознакомить нового сотрудника с кадровой документацией, показать презентацию о компании, передать книгу новичка, отправить на платформы для онбординга и так далее.

Но что делать, если в компанию нанимаются по сотне человек ежедневно, а количество HR-специалистов ограничено? Или когда количество вопросов от новичков и поиск ответов на них занимает целый день? В Группе «Иннотех» внедрили институт Buddy, который помогает успешно адаптировать новичков и оперативно решать многие вопросы без привлечения HR’ов.

Кто такой Buddy

Buddy программа (от англ. Buddy — «приятель, друг») — это система неформального наставничества для новых сотрудников компании. Buddy — коллега-помощник, который поддерживает, делится информацией о повседневной жизни в компании и помогает влиться в корпоративную культуру.

Чем отличается Buddy от обычного опытного сотрудника:

• знает историю компании и ключевые события;
• понимает, как выстроена адаптация, и может проконсультировать по её инструментам;
• знает ключевые контактные лица — функционального и административного руководителя, HR BP, техническую и HR-поддержки, руководителей ключевых функций;
• разделяет ценности и культуру компании.

Buddy — это тот, кто:

• выслушает и поддержит, если что-то не получилось;
• поможет найти ответ в случае возникновения вопросов.

А если повезёт и Buddy окажется той же специальности, что и новичок, то поможет и по профессиональным вопросам.

Как Buddy встречает нового сотрудника

Накануне выхода сотрудника Buddy получает контакт новичка. Далее его задача связаться в день выхода с сотрудником, чтобы он не чувствовал себя одиноким и мог задать вопрос.

Приведу свой пример: как только у меня появляется контакт новичка, ищу его на корпоративном портале, чтобы убедиться, что человек вышел. Пишу ему приветственное письмо от Buddy на почту и дублирую смской контакт, дабы всегда быть на связи в разных случаях.

После чего мы договариваемся о встрече в удобное время. На ней обсуждаем первые животрепещущие вопросы, которые неизменно появляются в различном виде. Поскольку сотрудники устраивают и в офис, и на удалёнку в разных городах — многообразие вопросов обеспечено: от «Куда пойти поесть в обед?» до вопросов по подключению к техническим контурам.

Ставим регулярные встречи, но остаёмся на постоянной связи в почте, Телеграме и даже пересекаемся в офисе. Таким образом, Buddy всегда в курсе, как дела у новичка, узнаёт новости, слушает и поддерживает, даёт советы, отвечает на вопросы, ищет необходимые контакты и прочее. Да, в команде есть определённые роли — руководители, лиды, но самые первые дни, когда человек ещё недостаточно погружен, как раз Buddy дают ту поддержку, чтобы не чувствовать себя чужаком.

По завершении поддержки — итоговая встреча, где рассказываю уже не только про компанию, но и бенефиты, дарю благодарности на корпоративном портале, рассылаю мини-информашки в виде подсказок-сообщений, чтобы под рукой всегда была нужная информация и источники её получения.

Обычно сопровождение длится месяц, но на усмотрение наставников или подопечных может продолжаться пока оно необходимо — используется lifelong концепция.

Кстати, участником Buddy-программы может стать сотрудник абсолютно любого отдела. И это здорово — очень расширяются горизонтальные и вертикальные связи.

Как обучают Buddy

Становление Buddy — это целая история. В компании заранее объявляют набор, желающие оценивают временные возможности, оставляют заявки. Затем с ними связываются кураторы и записывают в очередной поток учащихся.

Обучение длится 1–1,5 месяца. Даются домашние задания, выставляется рейтинг учеников — всё вполне серьёзно. Во время прохождения обучения Buddy не только слушают лекции по психологии, ораторскому искусству, навыкам общения и конструктивного ведения переговоров, но и обмениваются опытом и кейсами по работе с новичками.

К завершению обучения, как правило, уже единая команда Buddy сформирована. Каждый участник готов вести новичка в корпоративную культуру, а также знает, где и как добыть нужную информацию. При этом самого нового Buddy всегда поддержат более опытные Buddy.

После выпуска каждому Buddy определяют новичка. Первый волнительный опыт ?

Что получают Buddy от помощи новым сотрудникам

Наставники рады реализовать свой огромный потенциал в помощи и поддержке, ведь помогая они узнают что-то новое. Кроме того, возможно нематериальное и материальное стимулирование в виде бонусов.

Есть возможности для проявления себя в активностях. Например, написание поста в корпоративный блог Buddy или доступ к образовательным программам раньше других коллег. Да и варианты применить софт-скилы становятся всё многообразнее.

Почему Buddy важны, и как их надо привлекать

Давайте ненадолго окунёмся в теорию. Есть такое понятие адаптации — это ознакомление нового сотрудника с компанией, процессами, командой, текущими проектами, корпоративной культурой и ценностями.

Адаптация может быть для компании и руководителя, чтобы снизить уровень текучести кадров и в целом сформировать положительное отношение к работодателю со стороны новичков. А бывает адаптация для сотрудника — когда он получает общее представление о компании, снижение неопределённости, быстрое видение первых результатов работы, а также формирует доброжелательные отношения с командой и в целом повышается удовлетворённость от работы в компании.

Цель программы Buddy — дать новому сотруднику необходимую социальную поддержку, чтобы он быстрее почувствовал себя «своим» внутри компании и смог сосредоточиться на выполнении рабочих задач.

Как организовать институт Buddy в IT-компании

Важно понимание руководством компании и HR-департамента, что ресурсы конечны и при постоянном потоке новых людей сотрудники HR могут не всё успевать. Вопрос о поддержке адаптации должен приниматься на самом высоком уровне. Дальше уже руководитель проекта разрабатывает программу обучения и адаптации самих Buddy, а далее в тесном взаимодействии с HR готовит кадры.

Первоначально нужно собрать команду энтузиастов из опытных сотрудников. Провести обучение по софт-скилам — можно с помощью внутренних экспертов или на внешних площадках. Далее, тестово распределить новичков и посмотреть на результаты.

Как видите, наставничество Buddy весьма полезная опция в компании. Она позволяет не только быстро адаптировать новичка и все производственные процессы в работу, но и сделать это с комфортом для всех участников процессов. Новичок понимает, что он не один, его вопросы не останутся без ответа, всегда возможно решение и даже без длительного ожидания. HR-служба разгружена теми вопросами, которые больше касаются производственников.