Вытягиваем максимум из low-code и no-code платформ: как автоматизировать процессы без разработчиков

К программистам постоянно приходят с мелкими задачками на автоматизацию: сделать выгрузку тасков с заданными параметрами, базу заявок на вакансии, красивый дашборд и так далее. Сама по себе разработка в этих кейсах легкая и не занимает много времени — в отличие от попыток понять ТЗ и многочисленных доработок, потому что заказчики «видели по-другому». К тому же каждая мелкая сторонняя задача, которую бизнес-пользователь может сделать и сам, используя макросы и встроенные возможности табличных редакторов, отвлекает от основных проектов.

Мы сделали платформу, которая позволяет выполнять простые задачи без разработчика. С ней рекрутеры, маркетологи, сотрудники Service Desk и многие другие специалисты могут сделать все необходимые инструменты «под себя», а сами программисты — освободить ресурсы для чего-то более сложного и интересного.

Александр Антипов

product-owner True Tabs

Что мы сделали

Примерно полтора года назад мы увидели, что компаниям вместо сторонних сервисов вроде Google Forms и Google Sheets нужен собственный low-code или no-code инструмент для работы с данными и решения прикладных задач. Бизнес-пользователи часто оптимизируют свои рабочие процессы сами с помощью существующих на рынке инструментов, не обращаясь за помощью к разработчикам.

Мы провели кастдевы и узнали, что наши коллеги уже делают самостоятельно и чего им не хватает для работы. Так сделали инструмент, который позволил сотрудникам МТС автоматизировать большинство рабочих задач даже без технических навыков.

За основу интерфейса мы взяли таблицы. Во-первых, это удобный способ отображения данных, а во-вторых, Excel или Google Sheets хоть раз открывал каждый из нас.

Как работают табличные редакторы:

• Открываем таблицу и заполняем данными: текстом, числами, процентами, формулами и много чем еще. Можно записать их вручную или импортировать из уже существующих документов.
• Преобразуем в нужную форму, например, канбан-доску, таск-трекер, календарь или диаграмму Ганта.
• Добавляем уведомления, триггеры и напоминания.
• Настраиваем права доступа. Кому-то, возможно, требуется дать полный доступ к редактированию рабочего пространства, а кому-то — только показывать дашборд.

На выходе у нас получается полноценный рабочий инструмент. В зависимости от задач это могут быть и мини-Jira, и целая CRM-система, и простое расписание митапов.

Добавили возможность интеграции по API, чтобы выжать из Tabs максимум

У True Tabs есть low-code составляющая — интеграция сторонних сервисов по API через REST-запросы.

Так, можно настроить взаимодействие с любой системой, будь то сторонние CRM, 1С и так далее. Или обратиться из любой системы к Tabs (у табличек есть автогенерируемые API), но это уже требует базовых технических навыков.

Само собой, далеко не все, для кого мы делали Tabs, могут работать с кодом (иначе не потребовался бы no-code инструмент). Поэтому нас часто просят реализовать интеграцию через обычную кнопку: нажал, залогинился, забрал/внес данные.

А вот что может Tabs на практике

Нашим продуктом пользуются уже около 15 тысяч пользователей внутри экосистемы МТС. С его помощью ведут операционное планирование, собирают отчетность, удалось даже сделать свою небольшую CRM-систему. Покажу на кейсах наших команд.

Сделали мини-CRM

Команда из департамента по работе с корпоративными клиентами за счет функций Tabs сделала систему, которая мониторит работу пресейла, а также собирает всю историю взаимодействия с клиентами.

Раньше пресейлы работали так:

• берем лид;
• заносим в Excel-таблицу;
• отправляем таблицу по почте ответственному менеджеру;
• менеджер как-то обрабатывает лид и заносит информацию уже в свой файл;
• пресейл ищет итог отработки в этом многообразии таблиц и заносит его в первый документ.

Как видим, не было единого пространства со всей информацией по клиентам, сложно понять кто на какой стадии. И еще сложнее — искать всю информацию по разным документам, чтобы занести ее в свою базу.

Команда решила перенести таблицы всех ответственных отделов в Tabs.

• Создали таблицы с информацией о клиентах.

• Разбили всех по уникальным кампаниям.

• Добавили фильтры, статусы и сотрудников.

• Также добавили систему уведомлений. Менеджера назначают на работу с конкретным лидом — сразу приходит оповещение и ссылка на Tabs.

• Уже в карточке менеджер фиксирует, как идет взаимодействие с клиентом. В нее всегда можно зайти, чтобы понять, отработан ли лид.

• Еще были сделаны дашборды. В них видно, сколько лидов завели и отработали менеджеры, сколько получили продаж. То же можно посмотреть и в формате воронки.

Перевезли всю операционку

Команда из департамента комплаенса перевезла все операционное планирование в таск-трекер, сделанный в Tabs.

• Создали две связанные таблицы: одну — с проектами, вторую — с задачами (которых вышло 522!).

• Выделили в этих задачах ответственных. И создали каждому из них простой личный кабинет: доска с задачами, разбивка по проектам, форма для составления новых и ничего лишнего. 
• Добавили внутри каждой задачи статусы и отслеживание дедлайнов (еще одну мини-автоматизацию).

Так, вместо одной большой таблицы, в которой 100 человек одновременно решают 500 задач, появились личные таск-трекеры, данные из которых связаны с проектами.

В них руководители всегда могут посмотреть аналитику по проекту и узнать, на какой стадии работа и какие именно задачи решаются.

И, наконец, вся информация по проектам собирается в один большой отчет, где можно увидеть прогресс по отделам и проектам и понять, как команды и руководители справляются с задачами.

Итог: операционное планирование без особой систематизации и множеством Excel-таблиц на каждый отдел переехало в одно место и ведется в едином формате. И бонусом появилось много понятных отчетов для менеджеров разного уровня.

Автоматизировали адаптацию и подбор персонала

Многие из наших рекрутеров сидят в Tabs и уже автоматизировали большое количество процессов:

• Перевезли всю отчетность по рекрутерам, которая велась в Excel. В ней можно увидеть загруженность HR и распределение вакансий. Если раньше на заполнение этого отчета уходили дни, то теперь — пара часов.
• Полностью отрабатывают некоторые вакансии: от оформления самой вакансии до вывода кандидата. Команда запустила в Tabs MVP некий аналог Хантфлоу и теперь думает над тем, идти к разработчикам за отдельным продуктом или остаться в нашем.
• Ведут треки адаптации: собирают информацию по сотруднику, проводят опросы, анализируют, подошел ли человек кампании.

Как мы планируем развивать Tabs

За полтора года у нас есть уже более 15000 активных пользователей Tabs, а удовлетворенность продуктом составляет 87%. Есть и то, что стоит доработать. Например, процесс интеграции с внешними системами, о котором рассказывали выше.

Еще мы планируем добавить поддержку on-premise решений, которая позволит запускать Tabs на собственных серверах. И собственного AI-ассистента: не просто бота, который подскажет, где лежит какой шаблон или инструмент, а полноценного помощника.

Например, он мог бы написать план вывода продукта на рынок: собрал данные, добавил в таблицу, построил диаграмму Ганта, декомпозирован проект на отдельные задачи, перенес их в Канбан-доску и так далее. Или, например, проанализировал резюме всех, кто откликнулся на вакансии, проверил на соответствие требованиям и дал рекрутеру лучших кандидатов.

Если у вас есть вопросы по продукту, пишите в комментариях — постараемся ответить всем. Попробовать Tabs в раннем доступе можно по запросу.