Написать пост

Как научиться переключаться между задачами — отвечают эксперты

Умение быстро переключаться между задачами может значительно повысить эффективность и скорость работы. Как обзавестись такми умением? Спросили у экспертов.

Очень часто работа айтишника подразумевает постоянное переключение между разными задачами. Как не тратить на это много времени и оставаться эффективным? Узнаем у экспертов.

Специфика развития современного бизнеса такова, что приходится работать в непрерывном потоке задач различного уровня важности, которые поступают постоянно. К тому же резко возросли требования к скорости принятия решений. В ответ на эти изменения в индустрии стали доминировать подходы к решению задач короткими циклами планирования (итерациями) от 2 до 4 недель. Вы составляете чёткий план действий на следующие четыре недели и строго его придерживаетесь. Но помимо прочего вам необходимо проанализировать ошибки прошлого этапа, оценить задачи следующего цикла, а ещё успеть отреагировать на срочные задачи с высоким приоритетом и не забыть про встречу с параллельными командами. В работе начинает царить хаос с порядком выполнения задач и актуальностью их приоритетов. Справиться с этим можно только постоянно переключаясь между ними, чередуя задачи планирования, реализации и консультирования.

Устраиваем ежедневные встречи с командой

Избавиться от многозадачности невозможно, изменить сроки принятия решения — тоже. Единственный выход — стараться структурировать свою работу. В этом мне помогают ежедневные встречи с командой. Они возвращают в реальность и помогают актуализировать контекст работы. На встречах мы определяем, насколько приоритетна задача, почему важно её сделать именно сейчас, какой у неё дедлайн, сколько людей вовлечены, оцениваем стоимость откладывания каждой задачи. Во время таких встреч вы начинаете осознавать приоритеты не только своей работы, но и всего коллектива, становится проще структурировать дальнейшую деятельность.

Сочетаем несочетаемое

В своей работе мне часто приходится переключаться между ролями. Я могу быть разработчиком, техническим консультантом, аналитиком с техническими способностями или бизнес-консультантом. Чтобы на переключение не уходило много времени, я стараюсь сочетать задачи из разных сфер: час работаю над технической, затем над аналитической — так в голове появляются чёткие рамки, и знания из одной области не смешиваются в кучу.

Составляем to-do list

Если вдруг я выпадаю из повестки, например, возвращаюсь к задаче, которая была поставлена неделю назад, то обратно влиться в рабочее русло и восстановить контекст помогает 5-минутный диалог с коллегой на повторение текущих заданий. Кроме того, у меня всегда под рукой блокнот, куда я записываю цели и мысли по той или иной задаче. Вернулся с переговоров, пробежался по своим заметкам к задаче, и снова в голове восстановился порядок.

Переключиться нельзя зацикливаться

У каждого человека свой стиль работы. Кто-то способен работать в быстром потоке однотипных задач, сидя целый день в наушниках в полной изоляции от общества. Для меня такой формат работы совершенно не подходит. Пара дней работы над задачей в изоляции вызывает опустошенность и эмоциональное истощение. Чтобы не допустить этого, я стараюсь чередовать задачи, требующие изоляции, с теми, где необходимо общаться с людьми. Так работа идёт динамичнее и продуктивнее.

Находим укромный уголок

Однако существуют задачи, которые требуют усиленного внимания. Их прерывание только сбивает с толку и сильно тормозит процесс. В таких случаях я стараюсь оставлять задачу на то время, когда меня никто не отвлекает. Для лучшей концентрации можно сменить привычное рабочее место на новую обстановку — поработать удалённо, например дома или в кафе, уйти работать в другой отдел, засесть на пуфах или взять строительные наушники, через которые не проходит ни малейший звук.

Вы можете быстро переключаться между задачами, только если их решение не требует большого контекста. Поэтому сначала научитесь декомпозировать сложные задачи в атомарные. Тогда решение одной задачи будет мало зависеть от другой и переключение займёт минимум времени.

Также, когда откладываете задачу, оставляйте себе комментарий о том, что требуется доделать. Часто это 3–4 слова, которые потом помогут быстро восстановить контекст.

И последнее. Попробуйте вести список задач там, где вам действительно удобно, например карандашом в привычном блокноте. Помимо текста делайте схематические прототипы, чтобы понять, будет ли задуманное работать. Карандаш даёт преимущество для исправления. После такой работы можно выносить задачи в онлайновый to-do-лист. Так вы научитесь чётко планировать проект, понимать задачи внутри него и быстро переключаться между ними.

Конечно, лучшим вариантом было бы избежать многозадачности вообще, т. к. при кажущейся эффективности потери времени, которое мы тратим на «переключение», тоже весьма велики. Но тем не менее эти потери тоже можно сократить.

Можно выделить две основные фазы, которые происходят в момент переключения:

  1. Подготовка к завершению текущей задачи.
  2. Запуск новой задачи.

Во второй фазе мы, условно говоря, «вспоминаем», на чём мы остановились в прошлый раз, когда работали над этой задачей, какие намечали дальнейшие шаги в контексте её решения и так далее. И эту фазу можно действительно очень серьёзно сократить, если провести некоторую подготовительную работу, т. е. выполнить первую фазу в полном объёме. Причём чем качественнее мы «законсервируем» задачу перед переключением, тем проще нам будет её возобновить даже спустя значительное время. А если операции, связанные с фиксацией результатов работ по задачам, сделать неотъемлемыми от самого процесса программирования, то и подготовка к завершению, т. е. время первой фазы, тоже сократится!

Что же это за такие «волшебные» операции? Никакого секрета здесь нет, их и так все знают:

  1. Документирование (кода, мыслей, идей и т. д.) — не держите всё в голове. Обязательно, приостанавливая работу над задачей, фиксируйте следующие шаги, с которых возобновите работу (так называемый to-do list). Помните, что говорил Антон Павлович Чехов: «Незаписанная мысль — потерянная мысль».
  2. Планирование — избегайте «бессистемного» переключения между задачами. Учитесь доделывать задачу до какой-то фиксированной промежуточной точки, в которой возможна «консервация». План в этом случае помогает более-менее точно представлять, когда вы сможете переключиться на другую задачу. Фрилансеру это особенно важно.
  3. Приоритизация — всегда есть большой соблазн начать с лёгких и понятных задач, оставив более сложные на потом. Не стоит этим сильно увлекаться: лучше чередовать сложные и лёгкие задачи. Таким образом и нагрузка будет более равномерная, и планирование времени более гибким.

Лучше всего стараться переключаться на новую задачу только после того, как вы закончите текущую работу. Вы не задумываетесь, но большинство дел, на которые вас хотят отвлечь, могут спокойно подождать час и даже день. Если так не получается и дело действительно важное, то обязательно зафиксируйте текущий статус. Это можно сделать на листе бумаги, в заметке на компьютере, голосовой записи в телефоне и т. д. Но главное, сохраните не только статус, но и мысли. Труднее всего вспомнить не то, чем вы занимались, а то, что вы хотели делать.

Переключение между задачами — дорогостоящая в плане времени операция для человека.

Сотрудник, способный одновременно заниматься несколькими проектами, работать за двоих, а то и за троих — это утопия. Три специалиста, каждому из которых дано по одному проекту, всегда будут выполнять их быстрее, чем один человек за утроенное количество времени.

При многозадачности всегда какая-то часть времени будет уходить на переключение между задачами, а иногда такое переключение может приводить к зависанию внимания, когда мозг хаотически вспоминает всё, что связано с другой задачей, а то и вовсе переключается на постороннюю информацию (прокрастинация).

Но если всё же от многозадачности никак не уйти, нужно тренировать способности мозга к такому переключению, то есть всё-таки ставить несколько задач и делать их «параллельно». Настоящей параллельности, конечно, не бывает — задачи всегда выполняются последовательно, то есть с переключениями то на одну, то на другую задачу.

Помимо этого, обязательно нужно вести список промежуточных этапов каждого проекта, чтобы те задачи, которые уже выполнены или будут выполняться в другое время, не занимали «оперативную память» мозга (в психологии её ещё называют кратковременной памятью).

У многозадачности есть небольшой плюс — человек избегает того, чтобы стать специалистом узкого профиля, и в какой-то мере становится универсалом. Это хорошо в тех случаях, когда требуется сменить работу (например по причине её неактуальности) — тогда специалист может, занимаясь основным делом, параллельно осваивать что-то новое.

Прокачать переключение внимания можно с помощью приложения Викиум. Нужно также понимать, что для лучшей работы мозга важен оптимистичный настрой, вера в то, что всё получится, несмотря на все минусы многозадачности.

На переключение между задачами всегда тратится время: 15 минут, 30 минут, 1 час или больше. На мой взгляд, это в любом случае много времени. Поэтому первое, с чего я советую начать, чтобы перестать тратить время на переключение между задачами, — сосредоточиться на одной задаче и минимизировать переключения. В нашей компании мы всегда стремимся к тому, чтобы программист работал над одним или максимум двумя проектами параллельно, но не больше. Если вы фрилансер, совет такой же: попробуйте вместо большого количества мелких задач сосредоточиться на одном большом проекте.

Если же число задач сократить не получается, я советую максимально формализовать процесс. Во-первых, вести список задач, расставленных по приоритетам. Это можно делать в каком-либо трекере, например Jira, Planner, MS TFS, MS Project или просто на листке бумаги. Во-вторых, составить список того, что нужно проверить после завершения задачи и до перехода к следующей (выполнить компиляцию кода, запустить автотесты, сделать коммит в систему хранения кода и т. п.). В-третьих, организовать поступление новых задач в ваш бэклог таким образом, чтобы лишний раз не отвлекаться. Попросите передавать информацию о новых задачах по почте или мессенджеру, а не звонком по телефону. Отключите звуковые уведомления из почты и мессенджеров на телефоне и проверяйте их, когда закончили работу над одной задачей и ещё не взяли в работу следующую. Это позволит лишний раз не отвлекаться и не тратить время на обдумывание того, что делать дальше и ничего ли вы не забыли.

Мой совет: научиться планировать своё время так, чтобы переключения происходили не внезапно, а в запланированные моменты времени. Например, с использованием классического «метода помидора». В этом случае вы управляете своим рабочим временем, разбивая его на отрезки по 25 минут, в период которых работаете, ни на что не отвлекаясь. Между отрезками нужно делать небольшие перерывы.

Обязательно при этом постройте работу так, чтобы в рамках одного непрерывного интервала полностью завершался небольшой, но логически изолированный фрагмент работы. Тогда при переключениях не придётся удерживать в голове большой текущий контекст.

Было бы здорово, если бы существовала суперэффективная универсальная методика, которая позволяла бы без потерь в качестве работы и скорости переключаться с одного вида работ на другой и обратно. Но, увы, её не существует: любая смена контекста всегда будет снижать скорость работы и порождать большое количество ошибок.

Вот несколько советов из личного опыта, которые помогут снизить процент ошибок или хотя бы не прийти к катастрофической потере скорости работы при переключении между задачами:

  1. Составляйте to-do-списки, при этом не смешивайте рабочие задачи и домашние дела в одном списке.
  2. Перед тем, как переключаться между разными задачами, научитесь хорошо очерчивать и выполнять отдельно взятую задачу: ставить для неё сроки, определять вводные и намечать цели. Без этого будет очень сложно фиксировать завершение какой-либо задачи в принципе. Задача должна иметь чёткую и измеримую цель, которую можно поместить в свой список to-do. Важно также понимать, какую часть процесса можно включить в задачу, а какую — не стоит. Например, любые этапы, связанные с ожиданием (компиляции, загрузки системы, вычиткой и ревью вашими коллегами, поездкой на работу и т. д.), не являются частью задачи, а вот написание документации, кода, статей — это как раз то, что нужно.
  3. Определите для себя минимально достаточное время для погружения в задачу и её исполнение. Большинство людей не могут эффективно работать с задачами меньше 10–15 минут. Найденное вами значение и будет желаемым временем для любой новой задачи. Для себя я сейчас определил оптимальным значение в 45 минут на задачу: если задача требует больше времени, я её стараюсь разделить на логически независимые части.
  4. Нужно свой день построить таким образом, чтобы он был наполнен такими задачами и промежутками между ними. Для промежутка лучше всего подойдёт какая-нибудь совершенно не относящаяся к работе активность: выйти подышать воздухом, перекинуться парой слов с коллегами за чашкой кофе, собрать два слоя на кубике рубика, посмотреть ролик на YouTube и т. д. Главное — очистить голову в перерыве. Увлекаться с длительностью перерыва, конечно, не стоит. Мне, например, хватает 10–15 минут.
  5. Нужно избегать группирования в списке дел однотипных задач, исполняемых одна за другой. Человек не конвейер, не стоит пытаться изображать машину, это сначала даёт увеличение скорости работы, но затем обязательно приведёт к росту количества ошибок.

В итоге, выполняя эти советы, мы получим день, собранный из «кирпичиков», которые могут быть не связаны друг с другом, и вы всегда будете иметь возможность пожертвовать одним «кирпичиком» в пользу срочной задачи без особого вреда для своей производительности и качества исполнения.

Для моментов, когда дел ещё много, а мозг уже устал скакать «кузнечиком», я применяю следующие способы концентрации внимания:

  • Включаю специально созданный плейлист музыки, который состоит из небольшого числа композиций. Музыка начинает повторяться по кругу и вводит мозг в своего рода транс, когда отсекаются лишние каналы восприятия информации и остаются только нужные.
  • Делаю небольшой перерыв от работы и просто сплю. 10–15 минут сна в этом случае полностью перегружают голову, и ты опять заряжен и готов трудиться.
  • Бросаю работу и начинаю что-то делать физически. Например, рисовать или кидать мяч в стену. Этот способ тоже очень помогает переключиться.

Для фрилансера эта проблема стоит наиболее остро, потому что их работа полностью основана на самоконтроле и, увлекшись другим видом деятельности, не всегда можно вернуться к основной работе.

Насколько мне известно, многозадачность часто ухудшает производительность, поэтому для себя я выстраиваю такой распорядок дня, при котором параллельные задачи и переключение между ними сведены к минимуму.

Многозадачность – пожалуй, один из ключевых скилов любого современного развивающегося специалиста. Срочно отправить запрос коллеге, ответить на вопросы тимлида, да еще и маме помочь разобраться с новым телевизором по телефону — ни один день программиста не проходит без множественных переключений между задачами. Как делать это легко и безболезненно, не теряя эффективности? Вот несколько советов, которые могут помочь.

  • Перед отвлечением на новую задачу, проверьте – действительно ли это дело сейчас важно? Ученые называют цифру 40% — именно на столько падает производительность человека, прерывающего выполнение одного дела парой-тройкой других. Если к вам прилетела задача\вопрос от коллег – уточните, так ли это срочно в рамках ближайших пары часов или же у вас есть время завершить текущее дело?
  • В момент переключения с задачи на задачу, зафиксируйте в блокноте важные моменты, идеи, на которых вы остановились. Эти заметки помогут вам быстрее войти в суть дел по возвращении.
  • Обезопасьте себя от поглотителей времени – оповещения в личных чатах, новости за последний час, новая фотка одноклассницы в социальной сети… Кажется, все это может подождать? Однако по статистике довольно часто мы отвлекаемся именно на эти вещи ?
  • Далеко не всегда мы переключаемся на другие задачи из-за внешних обстоятельств: зачастую наш мозг сам предлагает нам различные опции. Чтобы обезопасить себя от беспорядочного курсирования между делами, начните с составления плана. Заложите на каждое дело время и постарайтесь 40 % рабочего времени оставить незапланированным – задачи сами вас найдут ?
  • Тренируйте свой мозг. Чаще всего мы бросаем скучные задачи, т.к. на них сложно сконцентрироваться и при первой же мысли о другой задаче первая откладывается на завтра. Лучшая тренировка многозадачности – отработка однозадачности. Тренируйте свою усидчивость развитием навыка «доводить скучные задачи до конца» — садитесь за неинтересное дело и усердно делайте его по частям. Для этого вам может помочь метод Помидорро.
  • Не забывайте отдыхать! Перерывы в работе помогут вам расслабить мозг и, возможно, даже вернуться с новыми идеями решения задачи. Налейте чаю, наградите себя 10 минутами на ютубе, пообщайтесь неформально с коллегами. Старайтесь отводить на отдых хотя бы 15 минут каждые 2 часа непрерывной работы (даже если не чувствуете себя уставшим – здесь работает накопительный эффект).

Итак, как правильно переключаться между задачами?

  • Постарайтесь избегать многозадачности, так как при переключении с одной задачи на другую требуется много ресурсов.
  • Подумайте, так ли необходимо перейти к другой задаче. Многие из них вполне могут подождать час-другой или даже день.
  • Если вы хотите переключиться на другую задачу, не закончив текущую, сохраните контекст — зафиксируйте следующие шаги её выполнения. Не надо пытаться всё запомнить, лучше запишите.
  • Декомпозируйте сложные задачи, чтобы между ними было проще переключаться.
  • Старайтесь не переключаться на новую задачу внезапно. Лучше доведите прошлую до логической точки, в которой можно сохранить её контекст. Помочь в этом может список задач, а также «метод помидора».
  • Не нужно пытаться выполнить сначала все лёгкие задачи, а потом переходить к сложным. Лучше распределите нагрузку, перемешав оба типа задач.

Напоминаем, что вы можете задать свой вопрос экспертам, а мы соберём на него ответы, если он окажется интересным. Вопросы, которые уже задавались, можно найти в списке выпусков рубрики. Если вы хотите присоединиться к числу экспертов и прислать ответ от вашей компании или лично от вас, то пишите на experts@tproger.ru, мы расскажем, как это сделать.

Следите за новыми постами
Следите за новыми постами по любимым темам
12К открытий13К показов