Что использует эффективный руководитель проекта в IT — рассказывают эксперты

Для эффективной работы руководителю проекта могут пригодиться различные инструменты, которые позволят не тратить время на бесполезную работу. О том, что может пригодиться руководителю, мы решили спросить у экспертов.

Что использует эффективный руководитель проекта в IT?”

Максим Озеров

директор проектов FMCG&Pharma в компании Navicon

Все методологии управления проектами говорят о том, какие действия нужно предпринимать, чтобы этот процесс был эффективным. PMP, Prince2 или другие раскладывают перед РП весь комплекс накопленных другими руководителями сведений и инструментов, однако не все из них будут одинаково полезны. Именно в выборе тех практик, которые принесут наибольшую пользу, кроется вариативность проектной деятельности. Если вы молодой РП, который только думает о том, в какую сторону развиваться, я бы посоветовал обратить внимание на Prince2: его компоненты больше походят на конкретные инструменты и руководства к действию, которые можно брать и применять прямо сейчас.

В нашей компании, даже ведя проекты по стандартным методологиям, мы все чаще применяем инструменты из мира Agile. Это Kanban-доски для управления задачами, ежедневные митапы с командой для планирования работ на день, промежуточные демо для заказчиков. Для организации командного взаимодействия мы используем Microsoft Teams вместе с Trello.

Самому руководителю проектов тоже нужно поддерживать собственную эффективность и подавать пример своей команде. Эффективно управлять задачами помогут таск-менеджеры. Я, например, использую Things на всех своих устройствах. Вместе с популярной методологией Get Things Done (GTD) это позволяет не терять из виду ничего важного и быстро подстраиваться под изменяющиеся приоритеты.

Дмитрий Семенов

руководитель проектов в ИТ-компании «ТехЛАБ»

Многие популярные сегодня практики управления проектами ориентированы на гибкость. Но прежде чем внедрять любую из них в своей команде, руководителю проекта стоит изучить Agile-манифест – основу основ всех «гибких» подходов. А в нем говорится не только о сотрудничестве с заказчиками и преимуществе итогового продукта перед документацией, но и о том, что работать по такому подходу сможет только мотивированная команда профессионалов, готовых к изменениям. Крутые проекты реализуют люди, поэтому умение собрать нужную команду – это один из ключевых навыков для любого руководителя независимо от того, какой подход к управлению он предпочитает. Я бы порекомендовал использовать не только свой опыт в работе с людьми, но и выстроить эффективную работу с HR-партнером, который поможет найти специалистов с нужными навыками и качествами.

Впрочем, с «идеальной» командой может работать, пожалуй, каждый. На практике же дело обстоит так: все люди разные, и у каждого есть свой темп работы, свои особенности характера. Поэтому второй важный для РП навык – умение выстроить в команде продуктивную работу и найти подход к каждому, кто в нее входит. Сюда относятся: мотивация сотрудников, расстановка приоритетов, распределение ресурсов и задач, контроль их выполнения – причем так, чтобы у команды не было ощущения давления. Мы, например, используем Jira для работы с задачами и диаграмму Ганта: этот инструмент помогает найти возможные точки пересечения между несколькими проектами и в результате соблюсти между ними баланс, грамотно распределив время специалистов.

Отдельно скажу об умении «взрастить» в сотрудниках гибкость и готовность к изменениям. Неважно, работаете вы по Agile-подходу или нет – многие ИТ-проекты на старте не имеют конечной точки. То есть задачи могут меняться и дополняться, сроки сдвигаться – это работа в условиях неопределенности, что пугает некоторых специалистов. Поэтому задача РП – создавать в команде нужный психологический настрой. Проводите ежедневные «летучки», сообщайте все новости от клиента – чем больше апдейтов получает команда, тем больше у нее понимания, куда все движется, и уверенности в отличном результате.

Семен Барер

руководитель отдела управления проектами компании «Инфосистемы Джет»

Стоит разделить инструменты на те, что используются для самоорганизации руководителя проекта и те, что помогают управлять работой команды. Для собственной самоорганизации рекомендую посмотреть Todoist (платную версию) и Notion.

Для управления командой советую использовать JIRA с дашбордами или Redmine. Обязательно нужно вести базу знаний: для этого подойдет Confluence. Также рекомендую посмотреть на прекрасный сервис notion.so, это очень удобный инструмент, особенно для небольших проектов. Не забываем и про MS Project.

Для распределенной работы нужны дополнительные инструменты. MS Teams, Zoom отлично справятся с видеосвязью. Платный Slack, MS Teams или бесплатный Telegram подойдут для быстрого общения. Для хранения документов рекомендую MS Sharepoint или SVN, если вы ограничены в финансах.

Главный совет: найдите сильную команду, выберите вместе с ней правильный подход к работе, а дальше не мешайте ей работать ? Выбирайте процессы, исходя из особенностей проекта. Где-то, как ни странно, Waterfall работает намного лучше Scrum.

Михаил Цыкарев

старший руководитель группы администрирования и управления проектами в ICL Services

В нашей компании специалисты проектного офиса управляют инфраструктурными ИТ-проектами для крупных международных компаний. Размеры проектов могут варьироваться от небольшого расширения сетевой инфраструктуры до полной миграции дата-центров и обновления программного обеспечения для нескольких десятков тысяч рабочих мест. Также у нас есть проекты, где часть поставок может быть связана с разработкой либо доработкой программного обеспечения заказчика.

Так как в значительной части проектов требования жестко зафиксированы, мы используем методологию управления проектами, основанную на Prince 2. Это классическая «водопадная» методология. В проектах разработки, либо гибридных проектах, где для достижения требуемых результатов нужно двигаться итеративно, мы используем «гибкие» методологии: чаще всего SCRUM, также применяем элементы DSDM и SAFe.

Инструменты могут варьироваться в зависимости от проектов и заказчика. Исторически так сложилось, что мы активно используем стек продуктов от Microsoft – MS Project, Power BI, Teams Foundation Server, Teams, Sharepoint. Не так давно запустили пилотный проект по созданию единой базы знаний на базе Atlassian Confluence, в части проектов разработки используется Atlassian Jira.

При выборе инструментов важно, чтобы команда могла оперативно обмениваться информацией в единой среде и тратить минимум времени на перенос данных между источниками и инструментами. Там, где это возможно, мы стараемся обеспечить максимальную интеграцию продуктов и сред. Например, в серии проектов с одним из заказчиков мы выполнили автоматизацию переноса информации между разными информационными системами с применением RPA.

Эффективное управление проектом складывается из ясного понимания требований заказчика, корректной оценки трудоемкости и качественных коммуникаций с командой проекта. Соответственно, ключевые задачи будут связаны с согласованием сроков и бюджета проекта, обеспечением команды проекта требуемыми специалистами и предоставлением необходимой им информации. Ключевые навыки руководителя проектов у нас — это способность на старте определить ключевые коммуникации и обеспечить заинтересованные стороны требуемой информацией в заданные сроки.

Василий Моисеев

старший руководитель проектов компании Usetech

С годами у каждого руководителя проектов вырабатывается свой список любимых и необходимых инструментов, с которыми он переходит из проекта в проект и считает именно их самыми эффективными. Ниже представлен мой набор основных подходов и инструментов, который не претендует на полноту, но, я надеюсь, поможет вам в ваших проектах.
Хочу обратить ваше внимание, что при использовании того или иного инструмента, необходимо четко понимать его смысл, а также задачи, которые вы хотите решить с его помощью. Так как непонимание в конечном итоге может нанести вред проекту.

Набор инструментов и подходов «MUST HAVE»

По моему мнению, любой проект по разработке программного обеспечения длительностью более месяца должен иметь:

Репозиторий кода (при любой длительности проекта) — тут все элементарно, если вы утратите разработанные материалы (спецификации, код, инструкции, дизайн и т.д.), то проект придется начинать сначала. Также отсутствие репозитория неимоверно усложнит работу команде разработчиков. Следовательно он должен быть на всех проектах, а его отсутствие — это неоправданный риск.

Багтрекинговая система — или как она по-русски называется «Система отслеживания ошибок». Система выступает своего рода кровеносной системой проекта, она позволяет ставить задачи, отслеживать их выполнение и ход проекта в целом, собирать различную статистику, управлять приоритетами и множество других вещей.

Wiki — хранение всей часто используемой информации по проекту (инструкции, список команды, отпуска членов команды, адреса стендов, реквизиты тестовых учёток и много чего ещё). Все хранится в одном месте, структурировано и не требует много времени на поиск.

Continuous Integration (CI) — практика разработки программного обеспечения, которая заключается в слиянии рабочих копий в общую основную ветвь разработки несколько раз в день и выполнении частых автоматизированных сборок проекта для скорейшего выявления потенциальных дефектов и решения интеграционных проблем.

Некоторые команды не спешат внедрять CI, ссылаясь на отсутствие времени, но, на самом деле, они съедают в разы больше времени не используя этот инструмент.

Статус митинги — в разных компаниях их часто называют по разному, но суть от этого не меняется. Такие митинги проводят с определенной периодичностью, желательно каждый день в первой половине дня и в определенное время, на них каждый член команды коротко рассказывает чем занимался, что планирует делать и есть ли у него какие проблемы. Эти митинги можно проводить как очно, так и удаленно посредством современных сервисов групповых звонков. Основная суть — оперативно получать информацию о ходе проекта и также оперативно вносить коррективы, а также повышение уровня информированности членов команды о ходе проекта (повышает их мотивацию). Эти митинги не должны занимать много времени, максимум 15 минут, на митингах не обсуждаются детали и проблемы, а только фиксируется их наличие, чтобы вы после могли собраться только с теми людьми, кто необходим и не тратили время остальных. Если команда большая, то дробите митинги: менеджер проводит статусы с руководителями направлений, а они со своими людьми.

Достаточно часто я наблюдаю, как руководители проектов:

• проводят статусы долго — это очень выматывает даже тех, кто не участвует в обсуждении и их производительность в этот день падает, не говоря уже о том, что пока они на статусе, они не делают свою работу;
• часто отменяют\переносят\опаздывают с началом — это все убивает смысл этих собраний. Такие ситуации должны быть исключением.

Набор инструментов и подходов «Personal»

Также хочу перечислить несколько подходов, которые облегчают жизнь руководителя IT проекта и которыми мы в компании пользуемся по необходимости:

• Если планируете fix-price проект, то не ленитесь и планируйте его сразу в MS Project. Только этот продукт позволяет всесторонне оценить сроки, стоимость, какие ресурсы на какой стадии вводить и множество других аспектов. О полноценном аналоге этого продукта я не слышал.
• Онлайн калькуляторы дат. Такие сервисы позволяют оперативно высчитывать рабочие дни относительно производственного календаря, что часто экономит много времени (сколько осталось рабочих дней до определенной дата, сколько рабочих дней между двумя конкретными датами и т.п.).
• Облачные сервисы заметок. Совершенно точно найдётся информация, которую вы не сможете хранить на Wiki проекта, в этом случае эти сервисы придут вам на помощь и обеспечат её доступность даже вне офиса.
• Фиксация статусов. На статусах с командой или заказчиком постоянно возникают задачи, которые нужно выполнить или проконтролировать. Весь статус не имеет смысла протоколировать, а вот записать кто, что вам обещал и к какому числу — необходимо. Из-за обилия постоянно поступающей информации, если её не записывать, в голове достаточно легко возникает мешанина. Для каждого типа статуса можно вести свою табличку, где в первом столбце фиксируется дата статуса, во втором вопросы, которые вы хотите поднять на совещании, а в третьем до чего договорились, в нём же фиксируются и задачи. Опять же лучше вести эту табличку в облачном сервисе заметок.
• Удаленный доступ к рабочему компьютеру. Руководитель проекта является одним из критических членов проектной команды, если он заболеет или уволится, это может привнести много проблем на проекте. От второго сложно защититься, а от первого надо защищаться в первую очередь самому менеджеру. Если он заболеет, он должен быть уверен, что сможет хотя бы в ограниченном объеме обеспечить управление проектом удаленно из дома и для этого лучше озаботиться заранее и настроить удаленный доступ к рабочему компьютеру.
• Команда поможет. Много раз наблюдал ситуации, когда на проекте возникает проблема и менеджер бежит к руководству или начинает поиск внешнего эксперта для её решения, но при этом не удосуживается донести до команды все детали и спросить их есть ли у них идеи по этому поводу. Команда это уже погруженные в контекст и детали люди. Вынося проблему на общее обсуждение с командой, вы часто получаете вариант элегантного решения от профессионалов своего дела. Не упускайте этот шанс.

Постарался поделиться теми инструментами и практиками, которыми пользуюсь сам , снижая проектные риски и облегчая свою деятельность и команды.

Если вы хотите разобраться в этом вопросе глубоко, то вам повезло, руководители проектов прошлого озаботились и создали институт управления проектами (PMI — Project Management Institute), который в свою очередь разработал свод знаний по управлению проектами (PMBOK — Project Management Body Of Knowledge). На данный момент уже доступно его шестое издание 2017 года. Этот свод знаний универсальный и подходит не только IT проектам.

Дарья Фоломушкина

руководитель проектов практики Oracle «Техносерв Консалтинг»

Любой проект состоит из большого количества задач. Для того чтобы их структурировать и сохранить смысл, перед началом проекта важно составить Mind map. Это незаменимый инструмент для генерации идей и выделения общего и частного. Mind map помогает подготовиться к переговорам, определить желаемые и альтернативные результаты встреч. Он бывает в формате карты решений, проекта или карты пресейла. Сервисы и программы можно найти на сайте Mindjet.

Во время работы над проектом, чтобы ничего не забыть, целесообразно использовать программы-напоминания: приложение ToDoIst, голосовые заметки с возможностью установки задач на день/неделю с датой напоминания.

На втором этапе, после формулирования плана, необходимо оценить возможные риски с помощью матрицы рисков или матрицы вероятности и воздействия при планировании каждого релиза, который состоит из двух осей − вероятности и степени риска. В основном риски оцениваются по срокам, бюджету, качеству релиза. Очень важно обсуждать с заказчиком все потенциальные проблемы − как только появляется новый риск, он вносится в таблицу, определяется их принятие/непринятие участниками проекта.

Еще один способ − анализ дерева решений, который позволяет рассмотреть несколько вариантов развития ситуации и помогает выбрать наиболее подходящий. Существует много онлайн-сервисов для составления подобных графиков, например, привычный MS Visio. Также можно воспользоваться универсальным методом для периодического общего анализа факторов – SWOT-анализом или классической иерархической структурой рисков, распределенных на категории, общие для каждого проекта (Risk Breakdown Structure).

На следующем этапе важно уметь управлять сроками и ресурсами проекта. Большинство руководителей используют диаграмму Ганта, MS Project и GanttProject. Диаграмма Ганта незаменима для визуализации временного хода проекта, планирования сроков проекта для всей проектной команды, визуализации загрузки команды – каждый член команды видит свои задачи.

Для упрощения работы команды полезно использовать Trello – бесплатную программу по управлению бэклогом и планированию релизов. На единой доске можно добавлять задачи, отслеживать сроки их выполнения, назначать ответственных. Trello отлично подходит для проектов Agile, но не совсем адаптирован под «водопадную» модель разработки. Также отличным дополнением к Trello может служить Jira как инструмент для более глубокой детализации задач. В ней можно отслеживать историчность изменений, а также строить графики и следить за ходом выполнения задач.

Для ускорения и упрощения процессов согласований/утверждений заключений и подходов используется матрица согласующих, в которой указаны задачи клиента и подрядчика.

Сания Галимова

Head of Marketing в RUVDS

В нашей компании я управляю маркетингом и очень часто каждый проект запускается командой от 3 до 10 человек. Мои любимые сервисы для управления проектами, чтобы ни в чем не запутаться:

• Notion — для моего собственного списка задач, написания ТЗ, подготовки смет — в ноушене есть возможность сортировать все по папкам с любым уровнем вложенности. Это значит, что у меня есть одна папка проекта и в ней буквально все: таблицы со сметами, список задач, ТЗ для разных специалистов. При желании можно даже делать списки, как в трелло
• Trello — для ведения работы над статьями на Хабр и остальным контентом. Очень важно понимать, на каком этапе каждая статья, кто над ней работает, где подключается редактор или верстальщик, кто конкретно работает над статьей сейчас
• Google docs — для работы с людьми, которые не переваривают Notion. Часть команды предпочитает работать там, я стараюсь, чтобы всем было удобно
• Таймер Pomidorko, для эффективности. Когда я не могу сосредоточиться на задаче, то включаю таймер, который отсчитывает ровно 25 минут. В эти 25 минут надо заниматься только одной задачей, не отвлекаясь вообще ни на что — пусть там хоть пожар начнется, отвлекаться нельзя. Очень помогает сдвинуть работу с мертвой точки,
• Slack — наш корпоративный мессенджер
• Miro — сервис для рисования диаграмм, иллюстраций, планов, чего угодно. Это очень крутой и мощный инструмент, которым пользуются во всем мире, а делает его команда русских ребят из Перми. Недавно мне пришлось рисовать схему комнаты и расположение в ней элементов для квеста, который мы готовим для клиентов — в Miro это заняло буквально 20 минут
• Canvas — чтобы делать обложки видео для YouTube, сторизы в Instagram, баннеры. Иногда в Canvas можно нарисовать стильный баннер самому, просто перетягивая элементы и не тратить время на написание ТЗ для дизайнера, круги правок и ожидание, когда все нарисует в Фотошопе.

Олег Кивокурцев

директор по развитию компании «Промобот»

В первую очередь, стоит отметить Task-менеджер Jira. С его помощью производятся все постановки задач в большинстве отделов. Это очень удобный сервис, в нем видно постановщика задач и их срок. Jira зарекомендовал себя довольно эффективно.

Помимо него используется сервис Miro, который работает на этапе проектирования продукта. Им пользуются product-менеджеры. После создания описания продукта в Miro задачи перетекают в сервис Figma, с его помощью проектируются интерфейсы. После того, как интерфейсы спроектированы, сотрудники переходят в вышеупомянутый сервис Jira, где устанавливаются сроки, исполнители и этапы задачи.

Затем задача проекта передается в Confluence. Это узкоспециализированный софт для программистов — там абстрактные задачи переходят в конкретные задания, написанные на языке программистов. После этого задача фактически считается выполненной.

Помимо этого, в продуктовых отделах, в отделах технической поддержки, в отделах продаж используются различные Task-менеджеры, например, Trello. В отделе продаж используется CRM-система Amo или Bitrix, или любые другие.

В любом случае нужно понимать, что без автоматизации большинства процессов IT-компании работать тяжело.

Тамара Зуйкова

технический директор «Манго Страхование»

Есть две группы подходов к управлению разработкой: проектный и гибкий. Например, scrum, по которому мы работаем. Scrum наиболее эффективен в условиях неопределенности и на уделенке. С ним не нужно изобретать велосипед, достаточно лишь адаптировать под свои задачи.

Для этой методологии требуется минимальное количество инструментов:

• командные чаты с возможностью видео-звонков: у нас Slack/Telegram, для звонков чаще Zoom;
• task tracker — у нас jira;
• пространство для совместной работы — miro, notion/confluence, Google Docs.

Что касается постановки целей, то нам подошла методология Objectives and Key Results, согласно которой цели формулируются максимально ярко и таким образом сильнее мотивируют, а ключевые результаты этих целей прописываются в виде конкретных метрик.

Если проектная команда хорошо понимает свою цель (OKR) и регулярно себя корректирует на пути к ней (Scrum), то все должно получиться!

Юлия Деньгина

директор по продукту «Выберу.ру» в DD Planet

Если говорить об основных инструментах, управление любым проектом начинается с таск-трекера. Мы используем Azure, весь учет времени разработчиков, дизайнеров, верстальщиков и тестировщиков происходит именно там. На самом деле, инструмент как таковой не важен – они все умеют примерно одно и то же. Самое главное – настроить доску спринта и распределение задач по статусам так, чтобы сразу было понятно, на каком этапе разработки находится та или иная фича.

Каждая команда сама для себя определяет необходимое количество и качество используемых инструментов в зависимости от задач и специфики проекта. Например, мы пользуемся Trello для регулирования занятости тестовых стендов (у нас их 6). Это наглядно и удобно: сразу видно, какие задачи в тот или иной момент находятся в стадии тестирования (это для менеджера), какие стенды свободны, и куда можно выложиться (это уже для разработчика).

На самом деле, нет никакой универсальной чудо-технологии или инструмента, которые помогли бы всем и всегда. Самое важное – грамотный people-менеджмент: ежедневные стендапы с коллективным разбором проблем каждого члена команды, one-to-one c каждым разработчиком в части обсуждений конкретных задач и путей их решения. Индивидуальная психотерапия для каждого и групповые сессии в случае конфликта внутри команды – тоже одна из ключевых задач эффективного руководителя.

Иван Панченко

сооснователь компании Postgres Professional, российского разработчика ПО

Как утверждают HR-специалисты, есть люди – процессники, а есть – результатники. Конечно это не означает, что одни более эффективны, а другие менее. Но от того, что держит в фокусе руководитель команды разработчиков, зависит IT-команды. И, конечно, существуют инструменты, которые позволяют влиять на эффективность процесса разработки.

Сразу подчеркну: универсального решения в этом вопросе не существует, и готовые инструменты могут вам не подойти (а, например, потребуется разработка собственных, и для крупной компании эта мера может быть оправданной).

Я советую обратить внимание на два продукта: Jira и Confluence. Это многофункциональные сервисы, которые существенно упрощают командную работу, позволяют отслеживать ошибки ,проводить тестирование и т.д.

Возможно, они вам подойдут, но даже если нет, они дадут вам много полезного и вы сможете проще понять, какой инструмент вам нужен. Но самый главный инструмент – это ваше сердце.

Владимир Селянкин

руководитель инновационной команды Технологического центра Accenture в России

1. Для удобного планирования, начиная с верхнего уровня, и постепенного погружения в детали подойдут любые тулы (в том числе платные) для рисования CJM, HLD, Mindmaps.
2. Детальные задачи, распределенные по зонам ответственности, удобно централизованно отслеживать через трекеры (JIRA) или Kanban-доски (Trello).
3. Сейчас одна из сложностей в том, что каждый предпочитает свой мессенджер. Но в рамках проекта лучше использовать что-то одно. Например, единый коммуникационный сервис Teams.
4. Старый добрый Excel, как бы смешно это не звучало, часто приходит на помощь, когда нужно оперативно что-то спланировать, посчитать, задокументировать и т.п.
5. Любые процессы, планы, решения целесообразно доводить до команды. Мы за полную прозрачность. Удобно использовать Power Point для наглядности.

Главное, помните, что какие бы продвинутые системы и приложения не использовались, сами по себе они не помогут выполнить работу в срок.

Эффективность проектного менеджмента напрямую зависит от грамотной мобилизации проекта, планирования, контроля и взаимодействия с командой. Уделите большое внимание качественному старту, это заложит фундамент для будущей эффективности и управляемости. Качественное планирование, внимательный контроль статуса, управление людьми – основные инструменты менеджера проекта, приводящие его к эффективности. Важен также единый механизм взаимодействия внутри команды, между группами команд и внешними командами. Когда процессы едины, ими проще управлять. Кроме того, важна мотивация, в основу которой необходимо закладывать улучшение внутреннего микроклимата, умение идти навстречу, тим-билдинги и т.п.

Сергей Седых

Head of Product в SpatialChat

В современном мире аутсорса эффективность работы — один из ключевых показателей как для бизнеса, так и для конкретного проекта. Эффективность, в общем смысле, — это отношение полученных дивидендов к затраченным усилиям. Один из ключевых атрибутов результативности команды и проекта — это эффективность его проектного менеджера или РМ’a. Мы в компании используем некоторые из общеизвестных практик, а также активно продвигаем «блюда» собственного приготовления. Поэтому сегодня я хочу рассказать о некоторых методах и инструментах, которые помогут повысить эффективность или же просто быть полезными для РМ’a любого уровня

Сразу оговорюсь, скорее всего я не открою Америку большинству из вас, но возможно смогу рассказать о чем-то, чего вы не знали

Методы

Мы не будем говорить о методологиях ведения проектов, так как эта тема достаточно освещена в специальных изданиях, а поговорим о методах повышения эффективности конкретного человека и первый пункт у нас, это конечно:

Pomodoro

Pomodoro — это широко известная техника управления рабочим временем и повсеместно используемая разработчиками абсолютно разного уровня. Но кто сказал, что это не может использовать РМ? Суть техники заключается в делении рабочего времени на промежутки, традиционно 30 минут, где 30 минут — беспрерывной работы и обязательные 5 минут — для отдыха\переключения контекста\ отрыва от реальности\крика души. Для чего это нужно? Есть исследования психологов, которые говорят о ментальном утомлении и сужении взгляда в моментах, когда мы сосредотачиваемся на определенной точке. Если мы долго работаем над одной задачей, то наш взгляд «замыливается» и мы перестаем понимать всю картину, и, как следствие, наша эффективность снижается.

Бесспорно, каждый человек индивидуален и кому-то 25 минут мало или наоборот много. Здесь нужен метод проб и ошибок. Но если вы чувствуете, что фокус теряется, приходите на работу и не знаете за какую задачу хвататься и куда бежать — попробуйте использовать эту технику и подогнать под себя. Как минимум ваш взгляд станет «сфокусированным»и получится собрать мозаику.

Ремайндеры

Очень простая вещь. Настолько простая вещь, что о ней все постоянно забывают. Очень важное качество РМ’a держать много информации и дел в голове, но еще важнее — держать это все на «бумаге». Каждый начинающий (и не очень) РМ должен взять эту технику на вооружение. Она заключается в распределении дел, даже очень мелких, по временной прямой (напр. календарю) оставляя при этом ремайндеры, которые будут неустанно напоминать об этом. Например: договорились с клиентом поставить задачу на установку метрики ровно через месяц. Ударили по рукам и все. Через два месяца никто не вспомнит о том, что что-то было нужно, если это не будет явно аффектить. Конечно в таких ситуациях нужен ремайндер. Любая встреча, постановка задачи, ресерч конкурентов, да даже чтение статей на VC — должны иметь свое отражение на временной прямой. Только так хороший РМ может контролировать свое время и время своих коллег, а также эффективно, а главное — своевременно выполнять задачи, что в свою очередь, напрямую, влияет на результаты всей команды.

Обратная связь

Совсем немного про обратную связь. Обратная связь — это особая коммуникация, которая либо меняет устоявшиеся условия, либо закрепляет. Очень важно не забывать транслировать договоренности или закреплять их. Только таким методом, все участники процесса будут видеть его максимально прозрачно, а также в любой момент времени ожидания и реальность — будут совпадать

Инструменты

Здесь небольшой перечень инструментов, которые помогут использовать вышеописанные методы увеличения\сохранения эффективности:

• Tomato Timer — очень простой в использовании сервис с десктопными нотификациями и даже адаптивной веб-версией.
• Pomodoro Tracker — также простой трекер с возможностью просмотра статистики и десктопной версией.
• Google Calendar — идеальное приспособление для того, чтобы распланировать не только свою работу, работу коллег, но и даже личную жизнь. Имеет мобильные и десктопные версии. Имеет очень гибкую настройку всего, что можно настроить, а также встроенный инструмент для видео\голосовых звонков Google Meet, которые доступны просто по ссылке.
• Slack — так как мы используем Slack в виде корпоративного мессенджера, то никак не обходимся без его встроенного ремайндера, который будет напоминать о делах и других вещах когда нужно и даже напомнит о них кому-то еще. Также имеет интеграцию с Google Calendar, что делает их очень полезной связкой

Это всего лишь малая часть из того, что можно и нужно использовать, но даже пары этих инструментов\методов достаточно, чтобы улучшить свою эффективность в частности и эффективность всей команды в целом.

Евгений Ширинкин

директор по клиентскому опыту Ozon.ru

На самом деле магии и волшебной пыли, по крайней мере для меня, в управлении проектами нет. Есть проверенные методы и инструменты, использование которых помогает экономить не только собственное время, но и ресурсы команды. Метод Getting things done (о нем наверняка хоть раз слышал каждый, поэтому пересказывать не буду) плюс софт, которым пользуются в большинстве IT-команд — Jira для задач разработки и планирования спринтов, Confluence для документации, диаграммы Ганта для визуализации этапов проекта, а также всевозможные таск-трекеры. Поскольку я руковожу сразу несколькими большими командами в IT-лаборатории компании, а это больше 50 проектов одновременно, причем новые сервисы мы запускаем каждый месяц, сроки и задачи по основным направлениям я записываю в заметки Notes на Macbook и iPhone (здесь здорово помогает синхронизация) — звучит просто, но помогает не забыть о главном в потоке задач.

Какие инструменты использует эффективный руководитель проекта в IT?

• для отслеживания задач и планирования — таск-трекеры вроде Jira или Kanban-доски вроде Trello, а также календари;
• для ведения документации и совместной работы — Confluence, Notion и прочие Wiki-движки;
• Для визуализаций, если нужно нарисовать какие-нибудь диаграммы, планы, баннеры и т. д. — Miro, Canvas и Microsoft Visio;
• для управления временем — pomodoro-таймеры, ремайндеры, календари.

Напоминаем, что вы можете задать свой вопрос экспертам, а мы соберём на него ответы, если он окажется интересным. Вопросы, которые уже задавались, можно найти в списке выпусков рубрики. Если вы хотите присоединиться к числу экспертов и прислать ответ от вашей компании или лично от вас, то пишите на experts@tproger.ru, мы расскажем, как это сделать.