Чем заменить Confluence? Разбираем 4 российские базы знаний

Tproger, привет!

Я Оля, продакт в IT-компании. В нашей команде более 60 человек, и мы стараемся автоматизировать все процессы, чтобы в итоге сосредоточиться на разработке.

До 2022 года активно использовали Confluence от Atlassian — создавали базы знаний, вели документацию, отслеживали процессы. Но в 2022 году Atlassian ушел из России.

Мы не стали резко искать замену: всё-таки Confluence был глубоко встроен в процессы, а рисковать было нельзя. Где-то обошлись выгрузками, где-то — временными решениями и кучей других «костылей». Так и дожили до 2025 года.

Почему только сейчас решили искать альтернативу? Потому что наконец появилось время подумать не о «как бы не развалилось», а о «как сделать лучше».

В этот раз решили пересмотреть подход к работе с базой знаний и выбрать российский аналог, чтобы в итоге не зависеть от санкционной политики и, конечно же, чтобы платформа соответствовала нашим задачам и масштабу команды.

В итоге протестировали четыре сервиса:

• Eva Wiki,
• Minerva Knowledge,
• «Битрикс24»,
• «ПланФикс».

Делюсь нашим опытом: что зашло, что не понравилось и на чём в итоге остановились.

Какие у нас требования к базе знаний

1. Понятный интерфейс. Чтобы было удобно всем: разработчикам, эйчарам, отделу продаж, бухгалтерии. Без перегруженных меню и сложных настроек.
2. Удобная структура. Возможность создавать иерархии страниц, раздавать права доступа и легко перенести данные из Confluence.
3. Поиск. Желательно с возможностью находить статьи даже при неточных запросах, но в первую очередь — быстрый и удобный поиск.
4. Интеграция с другими сервисами. Важно, чтобы база знаний поддерживала работу с внешними системами, например, через API. Если нет готовых модулей интеграции, хотелось бы, чтобы можно было самостоятельно настроить связку с CRM, таск-трекерами или Service Desk.

1. Eva Wiki — достойный вариант для документации

Eva Wiki — простой сервис для создания корпоративных баз знаний и вики. На сайте заявлено, что это российская замена Confluence.

Что понравилось

Простота и минимализм. Eva Wiki позиционируется как лёгкий и интуитивно понятный сервис для замены Confluence. Интерфейс действительно простой: нет лишних кнопок и сложных настроек.

Так выглядит интерфейс рабочей области и инструменты для работы с текстом:

Гибкая структура. В Eva Wiki можно создавать иерархии страниц и разделов. Например, в рамках теста мы организовали документацию по отделам: разработка, поддержка, HR-отдел. Удобно, что доступы к конфиденциальным документам отделов можно разграничить — например, чтобы сотрудники не копались в приказах HR-отдела и не искали размер годовой премии начальника.

Так выглядит структура:

Поддержка разметки Markdown. Удобно, что можно сразу посмотреть, как будет выглядеть текст. Достаточно нажать на значок глаза в правом верхнем углу.

Работает на отечественных ОС. Например, на Astra Linux, РОСА «КОБАЛЬТ», РЕД ОС, «Альт СП». Актуально, если на проекте всё ПО должно быть российским.

Что не понравилось

Слабый контекстный поиск. Работает только по ключевым словам, не учитывает контекст запросов.

Базовый уровень интеграции. Eva Wiki поддерживает API, но встроенных модулей интеграции с CRM, таск-трекерами и Service Desk нет — их нужно настраивать отдельно, а это занимает какое-то время.

Minerva Knowledge — российский аналог Confluence

Minerva Knowledge — система управления знаниями для создания корпоративной базы знаний и вики. На сайте компании пишут, что программа рассчитана на средний и крупный бизнес.

Что понравилось

Гибкая структура базы знаний — похожа на Confluence. Можно строить иерархии страниц, настроить поиск по тегам между статьями, раздавать права доступа, легко переносить информацию из других систем.

Сотрудники оценили систему иерархии страниц — можно в одном месте найти все нужные ссылки, а не искать гуглдоки, разбросанные по чатам

Умный поиск. Не просто ищет по ключевым словам, но и анализирует контекст. Например, если ввести «завершение релиза 1.2», система найдёт материалы, где говорится о финальных этапах этого релиза, даже если в тексте используются другие формулировки.

ИИ-ассистент Minerva Copilot. Это умный помощник для автоматизации рутины. Например, приходит тикет: клиент не может войти в корпоративную почту. Вместо того, чтобы искать инструкцию вручную, менеджер делает запрос через виджет, который сам находит нужный ответ в базе знаний. Остаётся только проверить и отправить клиенту.

Copilot можно интегрировать с любой системой компании.

Инструменты для совместной работы. Можно комментировать статьи, обсуждать правки, отслеживать изменения и даже видеть, кто прочитал уведомление о действии. Несколько авторов могут работать над одним документом и видеть, кто какие изменения внёс.

Новые комментарии к статьям не теряются в почте или мессенджерах 

Интеграция с другими сервисами: CRM, таск-трекерами, Service Desk, ERP, системами управления проектами. Удобно для разных отделов — например, HR-отдел заполняет карточку с данными нового сотрудника, а система сразу подтягивает из базы знаний шаблон трудового договора и велком-сообщение со ссылками и доступами в системы.

Работает без лагов. В Confluence, когда база разрастается, странички начинают подгружаться с задержками. Здесь такого нет: грузанули кучу старых документов, а система продолжала работать шустро.

Что не понравилось

Хотелось бы больше уникальных макросов. В Minerva Knowledge не так много плагинов для визуального и текстового контента — всего 25. Да, если вы напишете в техподдержку сервиса, они добавят нужный макрос, но, если не хватает большого количества плагинов, это затруднит работу вашей команды.

Технические характеристики Minerva Knowledge

По структуре и возможностям функционал базы знаний Minerva Knowledge оказался максимально похож на Confluence. Включает продвинутые функции, которые закроют потребности крупных и средних команд, в том числе IT.

«Битрикс24» — подойдёт командам, которые уже работают в экосистеме

«Битрикс24» — многофункциональная платформа для управления бизнесом. В ней есть инструменты для CRM, коммуникаций (чат, видеозвонки), документооборота, управления задачами, проектами, автоматизации бизнес-процессов, аналитики, а также база знаний.

Что понравилось

База знаний встроена в «Битрикс24» —удобно, если уже работаете в ней. Можно сразу привязывать документы и статьи к задачам, CRM и другим модулям. Например, можно фиксировать в карточках данные о каждом клиенте отдела продаж: контакты, даты и результат последней коммуникации, переписки.

Поддержка совместной работы — можно оставлять комментарии, редактировать страницы, вести историю изменений.

Что не понравилось

Нет самостоятельной базы знаний. Это дополнительный модуль внутри системы «Битрикс24». То есть нам нужно всей компанией сначала переехать в «Битрикс24», чтобы иметь возможность пользоваться базой.

Перегруженный интерфейс. Нам показалось, что много ненужных кнопок — пока найдёшь нужную функцию, успеешь передумать или забыть, зачем ты сюда залез.

Права доступа можно настроить не на всех тарифах — только начиная со «Стандартного». Кажется мелочью, но это странное ограничение. Контроль прав — базовая штука, без него в командной работе быстро начнётся хаос: кто угодно сможет менять статьи, и в документах будет бардак.

Технические характеристики «Битрикс24»

Переезжать всей компанией в экосистему «Битрикс24», чтобы использовать базу знаний, — нам такой вариант не подошёл. Мотивацию «Битрикс24» понимаю, но у нас многие процессы завязаны на конкретном софте — например, мы работаем в amoCRM. Поэтому это стало бы слишком глобальной задачей для компании.

«ПланФикс» — больше таскменеджер, чем база знаний

«ПланФикс» — система управления задачами и проектами, в которую встроен модуль базы знаний. От коллег слышала хорошие отзывы о «ПланФиксе» как о CRM. Про базу знаний информации было мало, поэтому пошли проверять.

Что понравилось

Понятный интерфейс. Есть основные возможности форматирования текста: заголовки, списки, таблицы, вставка изображений и ссылок. У нашей тестовой группы проблем не возникло.

«ПланФикс» поддерживает стандартный набор инструментов для работы с текстом и редактор кода

Поиск по ключевым словам. Работает достаточно быстро, особенно если база знаний не слишком большая. Мы протестировали на 50 страницах — система находила нужные статьи по словам не в прямом вхождении за пару секунд.

Что не понравилось

Нет самостоятельного модуля. Как и в случае с «Битрикс24», база знаний «ПланФикса» — часть системы. Купить отдельно базу знаний нельзя — нужно переезжать полностью на «ПланФикс».

Ограниченная структура. База знаний в «ПланФиксе» — это скорее набор статей, чем полноценная вики-система. Нет возможности создавать сложные иерархии страниц или разделы с вложенными подразделами. Например, если вы хотите организовать документацию по разным отделам, придётся вручную проставлять теги в статьях.

Мы протестировали базу знаний в «ПланФиксе» для хранения технической документации и инструкций для техподдержки. Это сработало хорошо для небольших задач. Например, разработчики быстро находили гайды, а поддержка — ответы на частые вопросы клиентов. Но когда попробовали перенести туда часть документации, столкнулись с проблемами: без иерархии страниц и контекстного поиска работать было неудобно.

Сравнительная таблица аналогов Confluence

***

Посовещавшись и взвесив все плюсы и минусы, мы выбрали Minerva Knowledge — систему, больше всего похожую на Confluence. Нашей команде в первую очередь были важны гибкость сервиса, кастомизация, продвинутые AI-инструменты и глубокие интеграции.

Мы протестировали всего четыре сервиса, опираясь на задачи нашей компании. Возможно, вы пользуетесь чем-то другим или я упустила что-то важное. Если это так, делитесь своим мнением в комментариях.

Какие базы знаний вы пробовали и чем пользуетесь сейчас?