Облачное ПО: как выбрать нужное решение

Тимур Бадретдинов

Руководитель направления инфраструктурных решений компании Syssoft

Массовый переход на удалёнку и организация гибридных офисов вызвали спрос на облачные услуги. В 2020 году российский облачный рынок вырос до 90,6 миллиарда рублей. Это на 24% больше, чем в 2019-м. 60% спроса приходится на услуги SaaS (программное обеспечение как сервис).

У компаний становятся востребованными CRM-системы, решения для совместной работы, управления проектами. Их удобно получать в облаке. Но приобретение подписки может стать непростой задачей и не оправдать ожидания. Чтобы минимизировать риски, связанные с оформлением подписки на облачное ПО, стоит придерживаться ряда правил.

Возможные ошибки при выборе облачного ПО

Первая ошибка — ориентация при выборе решения на рекламу и кажущееся соответствие возможностей продукта потребностям компании. Потенциальный клиент делает покупку на сайте вендора и выбирает тарифный план, ориентируясь на собственные представления, а не на потребности компании. Основой такого выбора становится картинка, которая складывается у специалиста.

Вторая ошибка — выбор самого дорогого тарифного плана, включающего включающего больше функций.Часто это объясняют тем, что в тарифе наверняка заложены все необходимые возможности. И промахнуться будет невозможно. Заказчика не беспокоит переплата, но через полгода оказывается, что 50% функций, доступных в рамках тарифа, остаются невостребованными.

Третья ошибка — облачное ПО не подходит для компании. Например предприятию нужно решение, нацеленное на обеспечение взаимодействия с заказчиками или подрядчиками. А сервис ориентирован на использование во внутренних коммуникациях. Для того, чтобы перенастроить решение, приходится вносить в изменения за дополнительную плату или подключать более дорогой.

Избежать этих ошибок можно выполняя несколько несложных правил.

Всегда начинайте с пробной версии облачного ПО

Прежде чем оформить подписку на облачное решение, возьмите пробную версию. Для этого достаточно зайти на сайт вендора или его партнёра в России и, если доступа к «триалу» нет в открытом доступе, запросить его у менеджера. Такая версия полнофункциональна, действует в течение двух недель или месяца и позволяет получить исчерпывающее представление о возможностях сервиса. Так же можно проверить и альтернативы.

Вовлекайте в тестирование облачного ПО нескольких сотрудников

Нельзя отдавать выбор на откуп одному человеку. Ведь работать с решением предстоит если не всем, то большинству сотрудников. Поэтому важно получить отзывы от двух-трёх других пользователей, которые познакомятся с сервисом, его возможностями, удобством, уровнем доступности.

Кроме того, когда облачное ПО потребуется масштабировать на всех пользователей у компании уже будет команда, которая понимает особенности сервиса и знает, как им пользоваться.

Оптимальным решение — привлечь для тестирования сотрудников разных отделов/департаментов, которые взаимодействуют друг с другом в рамках бизнес-процессов. Это позволит проверить ПО в боевых условиях и смоделировать переход на него всей компании. А если среди «тестировщиков» будет один из руководителей отделов, то это станет примером.

Создайте площадку для обмена мнениями

Мнения участников «пилотной» группы обязательно нужно аккумулировать. И здесь интересны не только расширенные мнения, но и эмоции, мгновенные переживания. Даже замечания по поводу интерфейса и прочие мелочи. Важной может оказаться любая деталь. Создайте общий чат , и пусть мнения видят все участники тестирования. Не лишним будут и периодические встречи.

В нашей практике случалось, что такое обсуждение помогало компании понять, что ей нужно решение с иной функциональностью. Например, не просто корпоративный мессенджер, а средство совместной работы с возможностью обмена документами. В результате компании даже пересматривали первоначальные планы и выбирали решения с иными возможностями.

Выбирайте для сотрудников разные подписки

После сбора откликов станет понятно, насколько решение удовлетворяет потребностям компании и ожиданиям сотрудников. Это позволит определиться с составом тарифных планов для разных сотрудников.

Дело в том, что чаще всего специалистам, выполняющим разные обязанности нужна разная функциональность. Для одних сотрудников будут нужны базовые тарифы, для других — расширенные. Критерием выбора должна быть минимально необходимая функциональность, соответствующая задачам.

Прелесть SaaS-решений ещё и в возможности комбинировать планы подписки. Это означает, что можно использовать в одной организации не только более и менее функциональные тарифы, но и распределять расходы между годовыми и помесячными предложениями.

Сначала приобретайте подписку на короткий срок

Оптимальным вариантом «стартовой» покупки будет подписка на месяц или квартал. Да, облачные провайдеры дают скидку при подписке сроком на год, и она будет выгоднее. Но, с учетом цикла принятия решения, который описан выше, такая покупка будет неоправданной. В силу всё той же неопределённости с необходимой функциональностью. Краткосрочная подписка даёт возможность быстро исправить неправильный выбор.

Держите копию данных в другом облаке или в собственном хранилище

Данные, которые накапливаются в любом облачном сервисе, нужно обязательно резервировать. Облачный провайдер предоставляет в рамках подписки программное обеспечение, но данные остаются зоной ответственности компании-заказчика.

Чтобы облегчить себе жизнь можно купить специализированное BaaS-решение у того же провайдера. Делать это нужно уже в момент использования пробной версии, потому что многие компании потом сразу переходят с тестовой среды на платное решение.

В качестве места хранения можно использовать как мощности SaaS-провайдера, услугами которого вы пользуетесь, так и облачное хранилище другого поставщика (это даже предпочтительнее). Стоит только обратить внимание на то, что лучше выбирать сервис резервного копирования, который позволяет восстановить данные, как все полностью, так и частично — на уровне одного сообщения или файла. Эта функция бывает очень полезна, потому что в SaaS-решениях обычно удалённая информация хранится в «корзине» не более 30 дней.

Несомненно, для резервирования можно использовать и собственные ресурсы: серверы или системы хранения данных и лицензии на программное обеспечение.