Системы управления коммерческой недвижимостью: «цифра», которая меняет всё

Когда управление коммерческой недвижимостью остаётся вне цифрового контура, процессы быстро фрагментируются: ошибки растут, а человеческий фактор напрямую бьёт по финансам — от пропущенной индексации до просроченных SLA.

Цифровые системы позволяют снизить зависимость от ручных действий и повысить доходность. Офис на 1000 человек можно сократить до 250–400 рабочих мест, если правильно настроить бронирование. Управление климатом и светом можно автоматизировать и экономить на энергии до 30%. Доступ к объекту и отдельным помещениям тоже регулируется в цифровых системах, обеспечивая и безопасность, и сокращение рутины.

Принцип один: чем больше проблемных процессов попадает в цифру — тем устойчивее объект к росту нагрузки и масштабированию.

PRYSM

Система управления коммерческой недвижимостью, которая автоматизирует все ключевые процессы объекта и объединяет на одной платформе управляющую компанию, собственников и арендаторов. Решение предлагает брендированное приложение для резидентов, приложение для сотрудников и CRM для коммерческой недвижимости.

Интерфейс платформы. PRYSM

Основные функции и модули:

• управление арендой офисов: 3D-план и реестр помещений с площадью, статусом, привязкой к договору и историей изменений. Графики платежей с разными сценариями индексации;
• диспетчеризация и сервис: приём и маршрутизация заявок, контроль сроков и качества, SLA-контур, история работ, оформление цифровых пропусков;
• управление ресурсами: бронирование переговорных, парковки и других зон через приложение или десктоп; синхронизация с пропусками и уведомлениями;
• аналитика и отчётность: дашборды в реальном времени по заполняемости, финансам, SLA и работе подрядчиков; автоматический сбор и объединение данных из всех процессов;
• коммуникации с резидентами: новости, объявления, опросы и push-уведомления в едином информационном канале;
• маркетплейс услуг: заказ дополнительных услуг внутри приложения — от УК, арендаторов и партнеров.

Интерфейс платформы. PRYSM

PRYSM — это модульный монолит: система объединяет отдельные модули в единое приложение, при этом позволяет расширять функциональность с помощью адаптеров.

Систему можно адаптировать под конкретный объект и бренд клиента (white‑label). Настраиваются функции, роли, доступы, маршруты согласований и уведомлений.

Возможны интеграции с СКУД, парковочным оборудованием и другими внешними системами — платформа не требует «перешивать» процесс под себя. Архитектура поддерживает горизонтальное и вертикальное масштабирование, поэтому система выдерживает рост нагрузки и расширение модулей без переработки основных компонентов. Фронтенд-приложение управляет всеми модулями и их состояниями через специальную библиотеку.

Модули взаимодействуют между собой через общую архитектуру, но работают автономно, поэтому сбой одного не влияет на работу остальных.

На уровне интерфейса платформа использует React и TypeScript. Бэкенд разработан на .NET Core 8. Платформа хранит данные в PostgreSQL, а кэш — в Redis. Для передачи данных между модулями используется Kafka. Для внешних интеграций — REST API. Для обмена данными между компонентами платформы — gRPC.

Тарифы:

• «Базовый» — для объектов до 10 000 м². Облачное размещение, без интеграций с оборудованием.
• «Расширенный» — для средних и крупных бизнес-центров до 50 000 м². Поддерживаются базовые интеграции и размещение на сервере клиента.
• «Персональный» — для объектов свыше 50 000 м2 или крупных портфелей недвижимости: расширенные интеграции и глубокая кастомизация.

Компания предлагает демоверсию, чтобы протестировать систему до внедрения. Итоговая стоимость зависит от площади, числа объектов и пользователей.

Okdesk

Цифровая help-desk-платформа, которую используют для управления коммерческой недвижимостью, хотя изначально она создавалась для сервисных компаний. Поэтому часть процессов приходится подстраивать вручную: продумывать маршруты заявок, роли исполнителей, отчётность и структуру объектов.

В работе она закрывает основные операционные задачи управления недвижимостью:

• собирает все обращения арендаторов в одном окне;
• автоматически распределяет их между исполнителями с учётом загрузки, компетенций и локации;
• помогает вести плановые ППР;
• напоминает о сроках.

Цифровые двойники объектов обслуживания. Okdesk

Технические характеристики системы:

• стек SQL API предоставляет доступ к таблицам заявок, пользователей, компаний, объектов, оборудования и справочников;
• платформа использует REST API с авторизацией через api_token. Через API можно создавать и изменять заявки, компании, контакты, оборудование и договоры;
• протоколы: все данные передаются по защищённому каналу HTTPS с использованием TLS 1.2/1.3;
• хранение данных: Okdesk работает на облачной инфраструктуре с серверами в российских дата-центрах. Данные заявок, пользователей, компаний и справочники хранятся в реляционной базе. Вложения и документы сохраняются в объектном хранилище (S3-совместимом или аналогичном);
• доступно ежедневное резервное копирование и инкрементальные бэкапы с хранением копий отдельно. Данные шифруются при передаче по сети (TLS).

Внутри сохраняется цифровой след — кто и что сделал, результаты, время реакции и выполнение регламентов. Платформа стыкуется через REST API с внешними CRM, вебхуки передаются по HTTPS в формате JSON при событиях, например: создание, изменение заявки, комментирование. Для API и вебхуков применяется аутентификация через API-ключи с ограничением прав доступа.

Интеграция разных каналов в платформу при работе с заявками. Okdesk

При внедрении для объектов коммерческой недвижимости Okdesk выступает операционным центром: реестр площадок, паспорта оборудования, инженерные системы, история работ и текущий статус задач, автоматизация распределения заявок, уведомлений и SLA-таймеры.

Тарифная сетка (каждый тариф можно бесплатно протестировать на протяжении 10 дней):

• «Профи»: базовая автоматизация сервисных процессов, от 8 000 рублей в месяц за 5 лицензий.
• «Эксперт» включает также собственный домен, расширенные лимиты, вебхуки и поддержку — 8 000 рублей за 10 лицензий.
• «Эксперт 30+» рассчитан на крупные команды и большие объекты: восемь каналов регистрации заявок, мобильное приложение без доплат и набор из 30+ расширенных отчётов. Стоимость — 58 000 рублей за 30 лицензий.

ÓDIN

Инструмент управления коммерческой недвижимостью, который помогает навести порядок в технической эксплуатации офисных зданий и бизнес-центров: то, что связано с оборудованием, регламентами, ремонтами и заявками арендаторов. Включает личный кабинет арендатора и мобильное приложение.

В функции ÓDIN входят:

• хранение технических параметров и паспорта оборудования;
• формирование графиков регламентных работ и контроль их выполнения;
• прием и обработка обращений арендаторов с демонстрацией статусов задач в реальном времени;
• фиксация затрат на обслуживание и сбор статистики по простоям помещений;
• предоставление аналитики для оценки эффективности технической эксплуатации и выявления слабых мест.

Модуль «Заявки и эксплуатация». ÓDIN

Система построена по модульной архитектуре, которая включает ядро и отдельные модули:

• «Заявки и эксплуатация» — контур приёма и маршрутизации заявок с привязкой к помещению, оборудованию и исполнителю; 
• «ТО/ППР и ТОиР» — реестр оборудования на объекте с параметрами и жизненным циклом, генерация планово-предупредительных работ по заданным регламентам;
• «Счётчики» — автоматизированный сбор показаний инженерных ресурсов, валидация данных, расчёт потребления и формирование отчётности;
• «Аренда и управление недвижимостью — единый реестр помещений и договоров, расчёт аренды и услуг, выставление счетов, контроль платежей и статусов актации;
• «Обходы» — цифровые маршруты обходов, контроль выполнения, фиксация отклонений и синхронизация с эксплуатационными модулями;
• «Паркинг» — управление доступом, заявками и загрузкой парковочных мест, интеграция с пропускной системой и аналитикой использования;
• «Склад и ТМЦ — учёт материальных ценностей, движение ТМЦ, инвентаризация, списания, складские операции в едином каталоге;
• «Товарообороты» — сбор и валидация данных о выручке арендаторов, контроль корректности переданных показателей, аналитика продаж.

Интерфейс мобильного приложения. ÓDIN

Внедрение включает развёртывание сервера в Yandex Cloud, настройку процессов под конкретную компанию, интеграцию с внешними сервисами через REST API, с помощью которого в систему можно интегрировать бухгалтерские программы, BIM‑модели, системы здания, системы контроля доступа, а также переносить данные из Excel, 1С, внешних CRM и других платформ.

Технологии внутри ÓDIN, которые помогают реализовывать фукнции и услуги управления коммерческой недвижимостью: Ruby on Rails, Python, Angular, Ionic. На сайте доступен API для разработчиков.

Стоимость рассчитывается индивидуально и зависит от площади объектов, числа пользователей и выбранных модулей.

«1С:Аренда и управление недвижимостью»

Экосистема «1С» давно встроена в работу бухгалтерии и управленческого учёта. Но важно понимать, что продукт создавался не как специализированная система под управление объектами коммерческой недвижимости. Поэтому часть процессов по комплексному управлению придётся адаптировать: некоторые отчёты, сценарии работы или расчёты нередко требуют доработок силами специалистов по «1С».

Возможности системы:

• ведёт реестр договоров;
• контролирует платежи, задолженности и условия пролонгации;
• рассчитывает аренду и коммунальные платежи;
• учитывает налоги и расходы на содержание площадей;
• предоставляет 3D-визуализацию объекта;
• формирует аналитику по заполняемости.

История работы с каждым арендатором хранится централизованно, регулярные проверки, ремонты и профилактика — планируются заранее. «1С» собирает данные из договоров, платежей, заявок и счётчиков, сводит их в дашборды и показывает ключевые метрики.

Интерфейс платформы: работа со счетами. 1С:Аренда и управление недвижимостью

Система построена на платформе «1С:Предприятие». Данные могут храниться в реляционной СУБД, поддерживаемой платформой, например, Microsoft SQL Server, PostgreSQL или IBM DB2, либо в собственном файловом формате 1С при локальной версии.

Платформа поддерживает интеграцию через web‑сервисы и HTTP-интерфейсы, а также возможность работы через REST / OData (в зависимости от версии платформы и настроек). Серверная база хранится в выбранной СУБД, файловая база «1С» хранится локально, например, в формате *.1CD.

Хранение данных реестра объектов недвижимости. 1С:Аренда и управление недвижимостью

Сроки внедрения: от месяца до года. Такой разброс характерен для проектов в сфере управления коммерческой недвижимостью — Москва и другие регионы при этом показывают одинаковую зависимость времени на внедрение от размера инфраструктуры.

Для коммерческой недвижимости используется решение «1С:Предприятие 8. Аренда и управление недвижимостью» стоимостью от 61 800 рублей (без учета дополнительных лицензий).

Выбираем максимально эффективное решение

Прежде чем внедрять какую-либо систему, стоит оценить текущие процессы. Как ведутся задачи без автоматизации? Какие этапы эксплуатации или управления арендой коммерческой недвижимости вызывают основные сложности и убытки? Какие рутинные операции отнимают большую часть рабочего времени команды?

Эта диагностика — фундамент взвешенного выбора.

Проверить, насколько цифровой инструмент соответствует ожиданиям об управлении коммерческой недвижимостью, проще всего через демо. При этом важно мыслить наперёд. Если объектов станет больше, появятся новые роли, процессы усложнятся — выдержит ли платформа нагрузку, или её придётся менять уже через год?

Правильно выбранная под ваши задачи система управления коммерческой недвижимостью превратит офис в стратегический актив вашего бизнеса.