Рейтинг российских BPM-систем

Когда процессы усложняются и вовлекают всё больше сотрудников, для их ведения становится недостаточно мессенджеров, таблиц Excel или почты. Возникает необходимость перевести операции в специализированные системы класса BPM. В этой статье разберемся, какие платформы представлены на российском рынке и как выбрать среди них подходящую.

Что такое система управления бизнес-процессами организации

BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) — подход, при котором работа компании рассматривается как система взаимосвязанных процессов. Эта методика помогает объединить разрозненные действия в упорядоченную цепочку по созданию ценности с конкретными сроками и ответственными.

Чтобы реализовать такой подход в организации, используются BPM-системы. У них есть набор инструментов, которые дают возможность решать большой перечень задач:

• моделирование процессов с этапами, условиями, ответственными и сроками;
• автоматизация согласований;
• отслеживание выполнения задач;
• формирование маршрута задач по настроенным правилам;
• интеграция с корпоративными системами;
• отчетность для улучшения процессов.

Большинство современных платформ дают возможность выстраивать процессы из готовых элементов в визуальном редакторе.

В чем отличие BPM от ECM, ERP и CRM

Все эти системы помогают повысить эффективность бизнеса и автоматизировать работу, но отвечают за разные направления деятельности. В чем именно заключается разница, показали в таблице.

Как выбрать систему управления бизнес-процессами

При подборе платформы следует обращать внимание на несколько ключевых критериев.

Управление документами

Бизнес-процессы тесно взаимосвязаны с созданием документации, изображений, записей. Если система класса BPM содержит модуль для работы с ними, это существенно упрощает работу и дает возможность избежать дополнительных интеграций.

No-/low-code-инструменты

Они помогают быстро и без глубокого погружения в код настроить платформу под потребности конкретного бизнеса и избежать долгой и дорогой разработки. При этом важно, чтобы визуальные инструменты были информативными и удобными, редакторы форм — проработанными.

Готовые модули

Удобно, когда в платформе уже есть набор шаблонных процессов. Как правило, готовые блоки разработаны на основе реального опыта компаний и содержат типовые сценарии и бизнес-логику. Такой подход экономит бюджет и время при внедрении системы, сокращает объем работ по настройке.

Встроенный ИИ

Искусственный интеллект упрощает работу с документами и экономит время на выполнение рутинных задач. Поэтому при выборе важно оценивать, насколько глубоко ИИ встроен в систему управления бизнес-процессами и какие операции может взять на себя.

Изображение сгенерировано ИИ

Масштабируемость

Современные бизнес-процессы обладают сложной логикой, в системе могут работать десятки тысяч человек одновременно. По этим причинам платформа должна справляться с высокими нагрузками.

Кроме того, со временем задачи усложняются, увеличивается количество сотрудников, появляются новые сценарии для автоматизации. Важно, чтобы BPM-система могла расти вместе с бизнесом и была оснащена инструментами для масштабирования и отказоустойчивости, чтобы с ростом нагрузки она не теряла в качестве.

Варианты поставки

Развернуть систему можно двумя способами:

• Локально, когда ПО устанавливается на серверах клиента. Такой вариант подходит компаниям, в которых требуется полный контроль над инфраструктурой и данными, возможность глубоко адаптировать систему или действуют повышенные требования к информационной безопасности.
• В облаке, когда система размещается в инфраструктуре провайдера или вендора. Этот вариант нужен, если важно быстро запустить систему, снизить затраты на собственную ИТ-инфраструктуру и легко масштабировать решение.

Цена

Важно учитывать совокупную стоимость владения (TCO) BPM-платформой. Она включает лицензирование, поддержку, обновления, настройку интеграций, услуги внедрения и т.д. Это поможет объективно сравнить варианты, оценить реальные затраты на использование платформы и избежать непредвиденных расходов.

Рейтинг BPM-систем: 8 популярных отечественных продуктов

На рынке представлены продукты несколько крупных вендоров. Рассмотрим, чем они отличаются, какие плюсы и минусы есть у каждой платформы.

Directum RX

Это интеллектуальная платформа для управления компанией. Набор встроенных BPM-инструментов дает возможность:

• моделировать бизнес-процессы. С помощью no-/low-code-инструментов можно адаптировать встроенные шаблоны и создавать новые, редакторы форм позволяют настраивать интерфейс системы под требования компании.
• исполнять процессы. Сотрудникам нужно только сформулировать содержание, обозначить тему, приложить необходимые документы и стартовать операции.
• вести контроль. Наглядные виджеты и отчеты, которые можно настраивать индивидуально, показывают состояние процесса и статус работ.

Интерфейс Directum RX

Интерфейс Directum RX интуитивно понятен, встроенные подсказки помогают изучить доступные функции. Изображение взято с сайта directum.ru

На платформе могут одновременно работать 50 тыс. пользователей, что подтверждает готовность к высокой нагрузке и возможность горизонтального масштабирования.

В Directum RX встроены ИИ-инструменты, они берут на себя рутинные операции и значительно упрощают обработку документов.

Интерфейс Directum RX

Встроенный ИИ заполняет поля карточки документа. Если искусственный интеллект не уверен в правильности данных, он подсвечивает их желтым. Изображение взято с сайта directum.ru

На базе платформы разработана экосистема продуктов для управления стратегией, кадровыми процессами, корпоративными услугами и сервисами, проектной деятельностью и для классических задач электронного документооборота.

Преимущества

• Много готовых решений для бизнес-задач
• Настройка происходит с помощью no-/low-code-инструментов
• Есть мобильный суперапп, который объединяет все информационные системы и коммуникации компании
• Организована большая партнерская сеть
• Возможна установка в облаке на выделенных серверах вендора или в частном облаке
• Доступен вариант с локальным развертыванием платформы

Недостатки

• Для локальной обновления и техподдержка платные со второго года
• Не поддерживает нотации EPC, IDEF

Первая форма

BPM-система для управления бизнес-процессами, проектами, документооборотом, взаимодействиями с клиентами и организации эффективных коммуникаций. Система дает возможность моделировать маршруты процессов в визуальном редакторе без использования специализированных нотаций.

Изображение взято с сайта 1forma.ru

Преимущества

• Разработано большое количество настраиваемых модулей
• Уровень стоимости средний по сравнению с конкурентами

Недостатки

• Нет демодоступа

ELMA365

BPM-система для автоматизации и роботизации бизнес-процессов и CRM. Администраторы могут создавать и настраивать процессы, запускать их выполнение, отслеживать результаты, выявлять возможности для оптимизации с помощью визуального конструктора.

Для работы с документами и корпоративным контентом встроен ECM-модуль.

Изображение взято с сайта elma365.com

Преимущества

• Есть возможность гибкой настройки с помощью low-code
• Процессы и документооборот бесшовно интегрированы
• Есть широкие возможности интеграции

Недостатки

• Минимальный заказ локальной поставки — 20 лицензий
• Стоимость локальной поставки может быть завышена

Comindware Platform

Low-code BPM-платформа, которая дает возможность управлять корпоративной ИТ-архитектурой, автоматизировать бизнес-процессы и разрабатывать приложения. Система настраивается без использования кода. Настроены коннекторы к популярным сервисам, что обеспечивает бесшовный обмен данными. Для моделирования и исполнения процессов используется визуальная схема в нотации BPMN 2.0.

Изображение взято с сайтаcomindware.ru

Премущества

• Встроен универсальный конструктор процессов
• Настройка системы происходит без использования кода
• Разработана удобная мобильная версия

Недостатки

• Сложные сценарии требуют кода
• Стоимость формируется непрозрачно

DocsVision

Low-code-платформа для управления бизнес-процессами, которая подходит для крупных компаний и организаций госсектора. Вендор предлагает большое количество визуальных конструкторов для быстрой и гибкой адаптации решений.

Преимущества

• Есть готовые решения для документооборота, кадрового ЭДО, электронных архивов и некоторые другие
• Платформа настраивается с помощью low-code-инструментов
• Веб-интерфейс персонифицирован

Недостатки

• Набор BPMS-решений ограничен
• Нет облачного варианта поставки с оплатой по модели подписки

Pyrus

Low-code-платформа для автоматизации бизнес-процессов. Маршруты согласований настраиваются по условиям и не требуют навыков программирования. В зависимости от приоритета система автоматически продвигает зависшие поручения, отправляет уведомления в мессенджерах и на электронную почту.

Преимущества

• Хранит все версии процессов
• Освоение проходит быстро благодаря простому интерфейсу
• Служба поддержки работает 24/7

Недостатки

• Стоимость корпоративной версии высокая

Visary BPM

Российская BPM-система с инструментами, которые дают возможность моделировать, контролировать и анализировать бизнес-процессы различной сложности. В визуальном конструкторе можно настраивать отправку поручений, согласования, мониторинг и подписание документов с помощью ЭП.

Преимущества

• Платформа настраивается с помощью no-/low-code
• Разработан простой в освоении интерфейс
• Удобно управлять правами доступа с помощью визуального конструктора

Недостатки

• Нет демодоступа
• Стоимость формируется по итогам встречи с менеджером

Битрикс24

Содержит встроенный BPM-модуль для моделирования процессов с помощью визуального конструктора сценариев. В системе уже есть готовые шаблоны для обработки документов, выплат, согласования заявлений и т.д.

Преимущества

• Гибкая и простая настройка процессов без написания кода
• Есть BI-возможности
• Настроенная интеграция с продуктами 1С 

Недостатки

• CRM-система со встроенным BPM-модулем
• Не подходит для крупных компаний

Как внедрить систему управления бизнес-процессами компании

Не нужно стараться охватить разом все процессы, иначе проект растянется по времени и усложнится. Кроме того, сотрудникам будет сложнее адаптироваться к работе в новой системе. Эффективнее внедрять платформу поэтапно:

1. Проанализируйте процессы. Зафиксируйте, как они работают сейчас, кто выполняет роли ответственных, где возникают задержки и т.д. Важно честно описывать текущую ситуацию. Анализ помогает получить подробное описание операций и понять, как их можно оптимизировать.
2. Выберите пилотный процесс. Для первого этапа внедрения лучше подобрать задачи, которые, например, занимают много времени или включают большое количество ручных операций. Пилот поможет протестировать возможности платформы, получить первые измеримые результаты и принять решение о дальнейшем внедрении.
3. Смоделируйте первый процесс. Настройте необходимые маршруты, роли, уведомления, интеграции, после чего запустите тестовую эксплуатацию на небольшой группе. На этом этапе важно собрать подробную обратную связь, чтобы адаптировать систему под реальные рабочие задачи.
4. Обучите сотрудников. После завершения пилотного проекта и доработок можно переходить к полноценной эксплуатации платформы. В процессе важно показать пользователям, как работать в новой системе, а также объяснить, для чего необходимо ее внедрение.
5. Масштабируйте платформу. Когда работа пилотных процессов отлажена и показывает эффект, можно переводить в цифровой формат и другие задачи по такой же схеме.

Итоги

Чтобы получить эффект от системы управления бизнес-процессами предприятия, важно комплексно подойти к проекту внедрения: определить цели, понять наиболее важные критерии при выборе платформы и учесть перспективы ее развития.

Не менее важно объективно оценить текущие бизнес-процессы. Если просто перенести неэффективные операции в цифровую среду, BPM-система не даст результата, прежние проблемы компании сохранятся.