Как Asana помогает увеличить эффективность управления проектами

Дмитрий Жуков

Управляющий директор IT Center холдинга AKFA Group

Два года назад наша компания столкнулась с неожиданной проблемой. Мы обнаружили, что эффективность управления проектами упала.

На сегодняшний день в AKFA Group насчитывается более 9000 сотрудников, поэтому было крайне важно организовать систему, управляющую задачами и планами, и не утратить контроль над деятельностью отделов.

До внедрения Asana у каждого нашего департамента был собственный софт, помогающий упорядочить бизнес- процессы внутри отдела. Но сложность была в том, что отделы затруднялись коммуницировать между собой, а выполнение поставленных задач было практически невозможно отследить.

Сегодня Asana — лучший, по нашему мнению, инструмент для совместной работы команд и отличный поставщик софта для успешного внедрения проектов. У него обширный технический функционал, несложный в использовании. За два года в Asana «переехали» практически все сотрудники компании AKFA Group.

Почему Asana

1. Это облачная платформа. Доступ есть только у тех, кто имеет учетную запись и приглашён в проект.
2. Возможность быстрого внедрения.
3. Контроль работы подрядчиков с оценкой проектов по часам.
4. Система доступна как на мобильных устройствах, так и на десктопах.
5. Интуитивно понятный и интерактивный интерфейс.

Что мы сделали

Перед нашей командой стояла задача найти платформу, в которой было бы удобно прописывать задачи в проекты и секции. Без нужной системы сложно было контролировать этот процесс. Мы долго искали подходящий нам инструмент с вероятностью быстрого внедрения, и, в конечном счёте, остановились на Asana.

Первым этапом была презентация платформы, затем мы закупили лицензии и протестировали систему. Интеграция проходила поэтапно. Генеральный директор, RnD, отдел стратегии и планирования начали использовать платформу первыми. Руководители департаментов самостоятельно выставили настройки и запустили процесс работы своих подразделений в Asana.

Отделам, испытывающим трудности, помогла индивидуальная консультация. Чтобы сотрудники имели возможность взаимодействовать и обмениваться идеями, мы добавили в систему формы обратной связи. Углубленное освоение возможностей платформы на готовых проектах компании было вторым этапом.

Влияние Asana на работу холдинга

В первую очередь, коммуникация между сотрудниками стала элементарнее и эффективнее. Основная часть наших планов начала преобразовываться в задачи, а затем доводиться до результата. Это было главной нашей целью, и мы ее добились.

Менеджмент компании стал грамотнее управлять нагрузкой наших сотрудников, отслеживая и регулируя текущие поручения в работе. В общем, главное преимущество Asana — это простота использования. Благодаря гибкой системе подзадач платформа преобразовывается в мощнейший инструмент сотрудничества, который при корректной эксплуатации подойдёт любой компании.