Как построить RPA CoE, и чем это поможет компании

Вступление

Компании задумываются о внедрении RPA и зачастую видят данный продукт, только как возможность автоматизации отдельных, самых болезненных процессов. Однако современные поставщики RPA-платформ идут дальше и предлагают развить в компании собственную квалификацию RPA, для того чтобы в перспективе создать подразделение, которое самостоятельно сможет создавать процессы для автоматизации, определяя самые «болезненные» места бизнеса. Это подразделение для плавного и системного внедрения новой технологии называется Center of Excellence.

Центр компетенции RPA (Center of Excellence) — это подразделение внутри компании, которое занимается разработкой, развитием и внедрением RPA в повседневную жизнь организации и её сотрудников. На данный момент, CoE является самым действенным способом нативного внедрения технологии и получения объективного, оцениваемого результата.

Существует несколько видов центров компетенции

Централизованный

Как правило, с него всё начинается, когда компания решает централизовать квалификацию и создать «компанию в компании». При такой модели все возможные функции будут обрабатываться однопоточно единой командой CoE.

Федеративный

Данная модель заключается в том, что каждый отдел имеет свой собственный RPA CoE в рамках бизнес-функций, или же свой RPA CoE имеет каждый филиал.

Гибрид

Большинство организаций используют гибрид двух указанных выше вариантов. Например, центральный CoE должен быть достаточно экспертным, чтобы справляться с локальными потребностями бизнес-единиц, но при этом иметь централизованный подход к разработке, тестированию, и развёртыванию решений.

Какие задачи решает CoE?

Пожалуй, одной из главных задач CoE является централизованное отслеживание окупаемости инвестиций в данную технологию и повышение осознанности и квалификации у целевых пользователей. Также CoE:

• помогает стандартизировать структуру развёртывания для компании — для дальнейшего тиражирования решения внутри предприятия;
• обеспечивает опознание и централизацию наиболее ценных процессов для автоматизации внутри предприятия, поскольку информация о процессах собирается непосредственно от целевых пользователей;
• позволяет разрозненным техническим и бизнес-группам быстро согласовать инициативу и открыто сотрудничать;
• помогает заручиться поддержкой членов руководства компании, определить, кто будет следить за проектами и бюджетами и в случае чего – защищать их;
• создаёт руководящий орган RPA, чьи полномочия распространяются на всю компанию, для стимулирования внедрения RPA в бизнес-подразделениях;
• предоставляет руководство и поддержку командам RPA, чтобы помочь во внедрении передового опыта;

Фазы создания CoE

Создание CoE — это достаточно нетривиальный процесс, который требует основательного знания необходимых используемых инструментов организации команд такого типа, а также техническую подготовку. Зачастую предприятия, решившие внедрить у себя RPA CoE, обращаются к возможностям подрядной организации, у которой есть основательная квалификация в данной сфере, что лично я считаю максимально верной стратегией при внедрении подобного рода решени. Однако набивание собственных шишек тоже является полезным, в зависимости от того, какая финальная цель у предприятия при развитии квалификации.

Создание эффективного и хорошо организованного CoE происходит в несколько этапов, источники разнятся в их количестве, однако на практике выделяются 4 фазы начального развёртывания:

1. Создание команды специалистов-реализаторов, имеющих квалификацию и опыт создания проектов RPA с чётко поставленными задачами, ролями и обязанностями.
2. Обсуждение инициатив RPA с руководящим комитетом.
3. Создание эффективной модели управления ресурсами и задачами.
4. Контакт и сотрудничество с IT департаментом.

После выполнения инициации такого органа, можно переходить к подготовке к тиражированию решения на остальные подразделения предприятия.

Выделяются следующие шаги для подготовки решения к тиражированию:

1. Проведение пилотного периода использования

Выделятся фиксированный отрезок времени и целевые KPI, которые хочет достичь департамент, открывший у себя RPA квалификацию. Отслеживание достижения KPI и других полезных метрик зачастую выделяется в отдельный инструмент, что будет описано ниже.

2. Утверждения финансирования

На основании метрик, полученных в определённый период, ответственная группа инициализации проекта или — при использовании экспертизы подрядчика — руководитель развёртывания CoE, презентуют решение, его влияние на сотрудников и бизнес-метрики

3. Создание best-practice

При успешном утверждении бюджета команда CoE должна подготовить документацию по тем best-practice, которые выявились за время работы CoE на фазе начального развёртывания. Это ещё одна причина к аргументации того, почему для организации CoE внутри предприятия стоит использовать возможности подрядной организации, нежели свои силы, только в связи с отсутствием практического опыта внедрения такой квалификации.

4. Локальное масштабирование решения

Добавление большего количества пользователей в использование CoE внутри компании. Расширение данной квалификации у нескольких сфер бизнеса для понимания реакции целевых пользователей каждой из сфер и особенностей преподнесения информации. Это поможет при дальнейшем тиражировании решения.

Команда для построения RPA CoE

Для успешного построения подразделения CoE внутри компании необходимы некоторые следующие роли:

• Руководитель CoE — это руководитель всего созданного подразделения, который занимается распределением ролей и вернеуровневых обязанностей внутри CoE, согласовывает дальнейшие действия для развития с супервизором и контролирует соблюдение ранее обозначенных ROI (return on investment) метрик.
• Менеджер проекта(ов) RPA — производит контроль выполняемости сроков программистами, отвечает за бюджет внедряемых инициатив и предоставляет детальную оценку влияния каждого проекта на развитие квалификации внутри компании.
• Сторонники — это рядовые бизнес-пользователи, изначально не связанные с RPA, которых привлекает компания для предоставления целевых и самых трудозатратных процессов для автоматизации и получения обратной связи по внедряемой технологии.
• Бизнес-аналитики — эти специалисты занимаются формированием технических заданий, на основании бизнес-требований и постановок от бизнес-пользователей, которые задействованы в развитии RPA CoE. У них должна быть осознанность в сфере RPA для возможности дифференциации работоспособных и окупаемых возможностей автоматизации, от процессов, которые при автоматизации не принесут значительной пользы бизнесу, а лишь затратят время и деньги на их создание.
• Архитектор решений RPA — данная роль подразумевает создание архитектуры процесса, на основании бизнес ТЗ, созданного аналитиком, а также принятых и настроенных системах внутри организации, таких как CI/CD, практики доставки автоматизированного решения, особенностей целевой системы, в которую интегрируется RPA решение.
• Разработчики — эти члены команды отвечают за непосредственно, разработку и тестирование RPA-проектов автоматизации CoE.
• Инженеры по инфраструктуре — они занимаются настройкой внутренних инструментов, необходимых для оптимизации работы проектных специалистов: занимаются настройкой функционала доставки и автоматического тестирования процессов, обеспечение поставок необходимых лицензий студии разработки.
• Контроллер и супервизор — это высококвалифицированный специалист, который отвечает за мониторинг, планирование и поддержку внедрения CoE, осуществляет консультации специалистов RPA и направляет движение всего направления, производит отчётность перед высшим руководством компании.
• Сервис и поддержка — эта команда является первой линией поддержки в случае любых запросов или проблем во время внедрения CoE у целувых бизнес-пользователей. В функции данной команды так же входит произведение тренингов для бизнес-пользователей, по возможностям использования платформы.

Инструменты внедрения CoE

Создание успешного CoE невозможно без использования правильных инструментов организации работы, сбора информации от целевых пользователей, а также фиксирование метрик ROI, получаемых от внедрения у себя данной квалификации.

Каждая современная платформа создания RPA решений с переменным успехом предлагает рынку свои решения для организации на их основании CoE.

Ниже самые популярные из них:

• решение от UiPath – Automation HUB;
• решение от BluePrint – Collaboration Hub;
• решение от HelpSystems – Automate Plus.

Наиболее распространённым решением при выборе вендора для предоставления такого рода инструментов является UiPath с продуктом Automation HUB, который объединяет в себе возможность выполнения вышеперечисленного функционала и позволяет производить кастомизацию отдельных частей системы, что является корректным, когда мы говорим о настройке системы под каждую уникальную компанию.

Очень важным в инструментах подобного рода является метод вычисления ROI, ведь эта метрика зависит от многих динамических факторов, таких как зарплата сотрудника, цена за лицензию, цена за работу проектной группы, время, затрачиваемое на выполнение процесса, количество дней в году, которое тратится на процесс и тому подобное. Вышепредставленный инструмент имеет возможность производить как первоочередной (верхнеуровневый) так и углублённый assessment относительно каждой, предложенной бизнес-пользователем, идеи, что позволяет оценить, ценность внедрения идеи для бизнеса, не затрачивая ресурс бизнес-аналитиков.

И в данном случае верхнеуровневая оценка процесса базируется на ответах пользователя на несколько определяющих вопросов по процессу, таких как: «Насколько оцифрована информация, которая используется в проекте?», «Насколько часто производится выполнение подобного процесса?» и другие.

Как мы увидели, создание CoE в компании – это достаточно трудный процесс, который затрагивает различные сферы и компетенции бизнеса, поэтому при желании его освоения очень важно понимать, с чем вы столкнётесь.

Надеюсь данная статья помогла понять основы того, что такое CoE и если у вас есть вопросы – смело адресуйте их в комментарии, которые я обязательно прочту и отвечу.