Одно решение, чтобы безопасно хранить корпоративные данные

В любой IT-команде возникает одна и та же проблема: где хранить рабочие файлы, чтобы все могли к ним нормально получить доступ. Сначала кажется, что можно обойтись общей папкой на сервере или облачным диском. Но когда команда растёт, начинаются вопросы с правами доступа, версиями документов и безопасностью.

Привычные варианты — каждый со своими проблемами:

• Облачные сервисы — удобно, но данные лежат на чужих серверах. Доступ могут заблокировать по геополитическим причинам или из-за нарушения пользовательского соглашения. 
• Локальные файловые хранилища — более безопасно, но функциональность примитивная. Обычная сетевая папка не умеет нормально управлять правами доступа, отслеживать версии документов, работать с файлами разных форматов прямо в браузере. Приходится скачивать каждый файл, редактировать локально, заливать обратно.
• Самописные решения — можно написать что угодно под свои потребности, но это месяцы разработки, тестирования, поддержки. Дорого и долго, особенно когда нужно сосредоточиться на основном продукте.

Получается замкнутый круг: нужна безопасность локального хранения плюс удобство облачных сервисов. И желательно без сложной разработки собственного решения и сложных схем при настройке.

Мы попробовали NextBox — российскую платформу для корпоративного хранения файлов. Ставится на свой сервер, данные остаются в вашей инфраструктуре, но при этом есть веб-интерфейс и возможности, которых нет в обычной сетевой папке. Делимся тем, что получилось в реальной работе.

Пошли изучать решение

Для начала устанавливаешь NextBox на свой сервер, и все корпоративные данные — от спецификаций и исходников до макетов и диаграмм — хранятся только внутри контура компании. Это даёт плюс по безопасности и решает регуляторные риски с использованием отечественного софта.

Редкая фича — платформу можно вообще изолировать от интернета, развернув полностью внутренний контур.

Главные ощущения от первой работы:

• Сразу понятный интерфейс, похожий на привычные файловые менеджеры.
• Нет перегруза: основные разделы находятся в левой панели (диск, доступные файлы, подключённые источники, корзина).​
• Все действия по управлению файлами, доступами и ролями — через веб-интерфейс. 

Установка и первые шаги

NextBox можно попробовать без установки — есть демо-доступ на сутки прямо на сайте. Достаточно зарегистрироваться, и сразу получаешь рабочую среду.

После запуска система сразу готова к работе. Файлы можно загружать перетаскиванием или через кнопку «Загрузить файл». Поддерживается загрузка целых папок со структурой. Поиск работает по названию файлов и директорий.

Шаринг файлов — без проблем с правами

Самая частая задача — поделиться файлом с коллегой или внешним человеком. В NextBox это решается через окно «Поделиться файлом». Можно дать доступ конкретному пользователю, группе или создать публичную ссылку.

При создании ссылки выбираете уровень доступа — только просмотр или с правом редактирования. Если нужен временный доступ, ставите срок действия: от нескольких часов до недель. Каждую ссылку можно защитить паролем.

Это решает главную проблему — например, если вы захотите поделиться файлом с подрядчиком на неделю, работа закончилась, ссылка автоматически перестала работать. Админ может в любой момент отозвать доступ к любому файлу вручную.

Для работы с командами удобно создавать группы пользователей. Например, Frontend, Backend, Дизайнеры. Дал доступ к папке проекта всей группе — все участники автоматически получили нужные права. Добавил нового человека в группу — права подтянулись сами.

Гостевой пользователь: для отчётности и работы с контрагентами

В NextBox можно создать гостевого пользователя — это отдельный тип аккаунта, который нужен для случаев, когда внешний контрагент должен что-то положить на вашу платформу, но не должен видеть остальные документы.

Процесс такой: добавляете гостя через меню «Пользователи и роли» — у него нет собственного диска, нет возможности гулять по хранилищу или удалять чужие файлы. В интерфейсе отображается только раздел «Доступные мне» и его профиль.

Для гостя можно выставить ограничения на размер файлов, типы данных, дату истечения доступа. После окончания работ права можно удалить или временно заморозить.

Гибкие настройки администрирования: роли, права, аудит

В NextBox админка продумана под бизнес-задачи. Главный плюс — всё редактируется через веб-интерфейс.

• Роли можно создавать любые, в том числе кастомные под ваши процессы. Для каждой роли задаётся, что именно человек может делать — загружать файлы, делиться, просматривать логи, экспортировать, устанавливать лимиты по объёму.
• Группы и ограничения: можно задать группу для каждого отдела или проекта, раздавать права пачками, по отдельным папкам и интеграциям. Лимиты по размеру файла, квоты на пользователя и даже списки разрешённых и запрещённых типов файлов.
• Настройки безопасности: система поддерживает режимы hard и soft. В soft можно шарить без одобрения, админ при необходимости быстро отзовёт доступ. В hard — любое деление файлами проходит только через согласование.
• Аудит: весь журнал событий доступен для просмотра и экспорта. Видно, кто и когда загружал, менял или удалял файл.

Библиотека расширений: рабочие инструменты внутри хранилища

Главное, что отличает NextBox от обычного файлового хранилища — это встроенная библиотека расширений с инструментами для разного типа задач. Расширения устанавливаются централизованно и обновляются вместе с платформой.

Что есть на практике:

Для работы с документами

• Onlyoffice — расширение для обмена, редактирования и совместной работы с документами, таблицами и презентациями онлайн внутри компаний.
• Markdown — редактор текста для документации, README файлов и заметок. Есть предпросмотр.
• CSV — редактор таблиц с поддержкой разных кодировок.
• EPUB — для чтения электронных книг прямо в браузере.

Для визуализации и диаграмм

• Excalidraw — графический редактор для создания эскизов и диаграмм.
• MindElixir — построение интеллект-карт и схем мышления.
• BPM — инструмент для моделирования бизнес-процессов по стандарту BPMN.

Для разработчиков

• Code — редактор исходного кода с подсветкой синтаксиса.
• Json-pretty — форматирование и просмотр JSON файлов без скачивания.

Для работы с изображениями

• Almage — создание изображений с помощью AI Kandinsky.

Вся библиотека видна в разделе с указанием версий и описанием. Каждое расширение работает прямо в браузере, файлы сохраняются в общем хранилище и доступны для совместной работы.

Тарифы, поддержка и как попробовать

Демо-доступ можно получить через сайт автоматически, выдается на 24 часа, чтобы реально оценить систему: загрузить свои файлы, проверить шаринг и настройку ссылок, добавить тестовых пользователей (включая гостевых), посмотреть, как работают расширения.

В целом, этого времени хватает, чтобы понять, подходит ли платформа для ваших задач или нет.

Лицензионные модели

Тарифная система NextBox построена прозрачно — цену можно посчитать на сайте с помощью калькулятора стоимости. Два основных варианта:

• Бессрочная лицензия — платишь один раз, используешь постоянно. Цена зависит от количества пользователей (от 1 до 1000+).
• Подписка — ежемесячная оплата, тоже по количеству пользователей.

При покупке бессрочной лицензии первый год технической поддержки включается бесплатно.

Статус отечественного ПО

NextBox (Ptnl.NextBox) — продукт ООО «Потенциал», внесённый в реестр российского ПО. Компания работает с госзаказчиками более 10 лет, а сейчас NextBox проходит лицензирование ФСТЭК. Для компаний, которым нужно соответствие требованиям по использованию отечественного ПО, этот статус нужен, чтобы решать юридические вопросы компании.

NextBox закрыл основную мою задачу — здесь можно безопасно хранить корпоративные файлы с удобным интерфейсом и набором рабочих инструментов. Продукт можете самостоятельно быстро протестировать и понять, подходит ли он для ваших процессов.

Реклама. ООО «Потенциал», ИНН 7718849474, erid: 2W5zFHGo9DA