Работа или жизнь: как снизить стресс по методу 80/20

Правило 80/20, известное как закон Парето, гласит, что 20% усилий обеспечивают 80% результата. Это значит, что эффективность любого дела можно повысить, уделяя основное внимание приоритетным задачам и не тратя много времени на малозначительные рутинные процессы.

Умение выделять главное и устранять лишнее — важнейший навык, позволяющий добиваться успеха в любой сфере. Метод 80/20 можно использовать при выполнении рабочих задач, в личной жизни и в финансовых делах. О том, как это сделать — читайте в статье.

Что за принцип 80/20 и как он помогает справляться со стрессом

Работа в режиме многозадачности, постоянная нехватка времени, жесткие дедлайны и неправильная самоорганизация — все это выливается в стресс и выгорание и не позволяет человеку реализовать свой потенциал. Принцип Парето — один из самых эффективных способов изменить ситуацию, стать более продуктивным, делать больше при меньших затратах времени и ресурсов.

Правило было сформулировано еще в 1986 году итальянским экономистом Вильфредо Парето. Он заметил, что 80% земли в Италии находится в собственности у 20% населения. Аналогичную закономерность он заметил в своем саду, где 20% деревьев давали 80% урожая фруктов.

В то время исследования Парето не получили широкого распространения, и лишь после второй мировой войны открытием заинтересовались другие ученые. Американский инженер Мозес Джуран предположил, что закономерность, которую он назвал «принципом Парето», справедлива не только для землевладения, но и для других отраслей.

В Японии в 1950-60 годах исследования были внедрены в практику на ряде производственных предприятий и сыграли не последнюю роль в экономическом рывке, который сделали японские компании за пару десятилетий.

Убедившись в эффективности принципа Парето, его стали применять в США и других западных странах. Примечательно, что правило работает практически во всех сферах человеческой деятельности:

• в командном спорте 20% игроков обеспечивают 80% побед;
• в киноиндустрии 20% фильмов делают 80% кассы;
• в программировании 20% кода содержит 80% ошибок;
• в торговле 20% товаров дают 80% прибыли.

Сегодня принцип 80/20 применяют в том числе для повышения личной эффективности.

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, у вас с большой долей вероятности есть:

• приоритетные задачи, которые обеспечивают 80% эффективности;
• второстепенные, которые отнимают основное время, но мало влияют на общую продуктивность. 

Стресс возникает, когда приходится тратить силы на незначительные и трудоемкие дела, при этом не оставлять ресурсов на значимые задачи. Результат — низкая производительность, отставание от графика, неудовлетворенность от работы.

В такой ситуации необходимо кардинально пересмотреть рабочий процесс и выяснить, какие дела относятся к наиболее значимым и обеспечивают 80% результата, а каким можно уделять меньше внимания без ущерба для производства.

Несколько преимуществ принципа 80/20:

• максимум эффекта при минимуме затрат;
• улучшение показателей за счет более рациональной расстановки приоритетов;
• повышение ежедневной и итоговой производительности;
• более сфокусированная и ясная стратегия. 

Минусом может стать некорректное применение принципа Парето на практике. Иногда сотрудники уделяют внимание только самым важным задачам и полностью игнорируют все остальное. Например, работают над онлайн-маркетингом, но забывают об электронной переписке с клиентами. Однако принцип 80/20 состоит не в том, чтобы полностью отказаться от менее значимых дел, а чтобы грамотно распределить усилия, время и ресурсы.

Применение метода 80/20 в рабочей сфере

Правило работает по аналогии с принципом рычага в физике. Используя рычаг, можно поднять больше с минимальными усилиями. Важно правильно определить ценность действия, вещи или качества, которое будет работать тем самым рычагом, иначе усилия будут потрачены впустую.

Метод Парето можно применить почти к любой отрасли, но чаще всего его используют в бизнесе и деловой среде. Если работу можно разделить на части, принцип 80/20 объясняет, какие именно дела оказывают решающее влияние на результат. Рассмотрим, как это работает на практике на конкретных примерах.

Текущая производительность

Метод Парето помогает расставить приоритеты в задачах, которые вы выполняете на рабочем месте в течение дня.

Как это сделать:

• Составьте список всех дел, которыми вы занимаетесь в течение дня. Включите сюда не только написание кода, но и ревью, обсуждение задач с коллегами, участие в митингах, изучение документации, а также рутинные или отвлекающие дела (например, кофе-брейки или переписку в мессенджерах);

• Подчеркните задачи, которые напрямую влияют на качество или скорость выполнения вашей работы. Это могут быть исправления багов, разработка ключевых функций или оптимизация кода;

• Определите задачи, которые занимают ваше время, но не вносят значимого вклада в общий результат. Это могут быть слишком частые совещания или мелкие задачи, которые можно делегировать;

• Найдите дела, которые не только тратят время, но и мешают достижению результата. Например, постоянные переключения между задачами или попытки решить проблемы, которые выходят за рамки вашей зоны ответственности;

• Уделяйте больше времени задачам с высоким приоритетом, второстепенные делегируйте, а мешающие результату постарайтесь исключить из своего рабочего процесса.

Этот алгоритм особенно полезен для программистов с относительно свободным рабочим графиком или тех, кто работает над несколькими проектами одновременно. Самозанятым разработчикам и ипшникам метод поможет лучше организовать свою нагрузку. Если вы работаете в крупной компании, определить эффективность отдельных задач может быть сложнее. В таком случае стоит обсудить свои выводы с командой или руководством и предложить оптимизировать процессы, например, сократить количество нерелевантных митингов.

Учитывайте, что принцип Парето работает не всегда и не везде. Метод не подходит для высокозависимых процессов по типу разработки сложных интеграций, проектирования распределённых систем или написания модулей, где каждая часть критически важна для результата. В таких случаях лучше применять Agile-подходы или другие методологии управления задачами.

Принятие решений

Метод 80/20 помогает решать проблемы максимально эффективно. На практике применяется следующая схема:

• Конкретизируйте трудности, с которыми сталкивается ваша команда разработки: это могут быть частые возникновения багов, долгие сборки, неэффективные процессы ревью или несогласованность в задачах;

• Подробно опишите все возможные факторы, приводящие к этим проблемам (нехватка документации, устаревшие инструменты или недостаток коммуникации и т.д.);

• Разбейте трудности по категориям. Если определённые причины повторяются в нескольких категориях (например, неэффективная архитектура приводит к багам и замедляет работу), отметьте их как наиболее значимые;

• Присвойте каждой проблеме вес по её влиянию на проект. Используйте шкалу от 1 до 10 или измерьте потери в часах/деньгах. Например, насколько время команды увеличивается из-за долгих билдов или отладки;

• Составьте план действий для решения главных 20% проблем, которые оказывают наибольшее влияние на вашу работу. Стремитесь к решениям, которые одновременно исправляют несколько трудностей.

Согласно правилу Парето, устранение 20% основных трудностей обеспечит 80% результатов. Вы уничтожаете корень зла, а не боретесь с побегами.

Пример использования в разработке:

В команде программистов выясняется, что из 100 ошибок, зарегистрированных в трекере, более 80% вызваны неэффективной архитектурой одного ключевого модуля. Вместо того, чтобы исправлять каждую ошибку отдельно, команда принимает решение провести рефакторинг модуля, устранив корень проблемы. Так снизижается число ошибок и улучшается стабильность системы.

Применение метода 80/20 в личной жизни

Принцип Парето вполне применим ко многим аспектам личной жизни.

Отношения

Если провести подробную инвентаризацию своих отношений с людьми, то окажется, что небольшая часть (все те же 20%) контактов обеспечивает 80% морального удовлетворения от общения. Эти 20% — жизненно важные люди, с которыми стоит проводить больше времени.

Есть и обратная статистика: 20% или меньшее количество из вашего окружения вызывает 80% негативных эмоций и стресса. Это касается не только реальных контактов, но и соцсетей. С людьми, которые вас раздражают, напрягают, отнимают у вас ценное время, лучше не общаться вообще. С теми, кто вызывает у вас двойственные чувства, встречайтесь как можно реже.

Вещи

Лишь небольшая часть вещей из вашего гардероба используется регулярно. Наверняка в шкафу полно одежды, которую вы не надевали уже год или больше. Их можно без всякого ущерба для комфорта и имиджа отдать в благотворительную организацию. Это всё те же 80% вещей, которые только занимают место и не имеют практической ценности.

Финансы

Приложения для отслеживания трат, например, Деньги ОК, Кошелек, Тяжеловато и многие другие, продемонстрируют наглядную картину распределения ваших финансов. С высокой долей вероятности вы обнаружите, что относительно небольшая часть категорий товаров и услуг отнимает 80% ваших денег.

Чаще это продукты питания, но могут быть и другие варианты (одежда, игры, гаджеты, подписки, аренда жилья). В свою очередь внутри каждой категории могут быть подкатегории с наибольшими затратами.

Всегда находится способ оптимизировать траты, которые отнимают основную часть бюджета. Например, выбрать другой магазин, сменить производителя, сократить потребление (без ущерба для здоровья и качества жизни). Это более эффективный подход, чем сиюминутная экономия на отдельных покупках.

Инструменты для реализации принципа 80/20

Чтобы в полной мере реализовать правило Парето, потребуется провести тщательную инвентаризацию своих рабочих и домашних дел, затрат времени и ресурсов. Можно скачать несколько приложений.

В топе из наиболее доступных продуктов:

• Singularity — многофункциональный планировщик для браузера, ноутбука и смартфона;
• WEEEK — инструмент, который можно развернуть в полноценную CRM систему;
• Google Tasks — простой и надежный планировщик для пользователей Google; 
• Any.do — органайзер, который поможет отследить затраты времени и оптимизировать расходование ресурсов;
• TickTick — приложение для смартфонов с лаконичным интерфейсом для планирования задач и управления временем.

Лучшие планировщики и инструменты тайм-менеджмента помогут контролировать как рабочие процессы, так и личные дела. В цифровом пространстве вы объедините и систематизируете все свои задачи, спланируете загрузку и проконтролируете намеченные планы.

Несколько рекомендаций, как снизить стресс

Использование принципа Парето упорядочивает жизнь, экономит силы, делает вас более эффективным и успешным. Однако стресс и усталость от интенсивной работы и токсичного общения могут негативно повлиять на здоровье и самочувствие.

Чтобы поддержать баланс, совмещайте правило 80/20 с гармоничным образом жизни. Делайте физические упражнения — базовая рекомендация всех терапевтов. Спорт можно заменить танцами. Регулярные занятия снимают напряжение, приводят в порядок ум, повышают самооценку.

Отдыхайте. Полноценный отдых обязателен для полноценной работы всех систем и интеллекта. При этом отдыхать нужно как телом, так и душой. Гуляйте на природе, читайте хорошие книги, посещайте театры или концерты, играйте с детьми или домашними питомцами. У каждого есть свой способ поднять настроение и расслабиться.

Еще одна эффективная защита от стресса — полноценный сон. Ложитесь в одно и то же время, не употребляйте перед сном кофе и алкогольные напитки, проветривайте спальню и не пытайтесь переделать все дела за одни сутки.

Установите границы между работой и личной жизнью. Это не так просто, учитывая, какую роль играет для человека его профессиональная деятельность. Но здоровье, в том числе психоэмоциональное, дороже карьерных достижений и успехов на работе.