Обзор лучших инструментов для ведения проектов и задач

Постоянно растущий объем задач, жесткие дедлайны и рассредоточенная коммуникация в многочисленных чатах — знакомые условия работы? Эффективное планирование становится критически важным навыком, а специализированные цифровые инструменты — надежными союзниками в борьбе с хаосом.

Собрали 15 наиболее эффективных платформ, которые помогают систематизировать профессиональные и личные задачи и организовать проектное управление.

Что такое таск-трекер

Таск-трекер или таск-менеджер — решения для визуализации и планирования работы. Эти платформы обеспечивают порядок и контроль рабочих процессов за счет разнообразных инструментов.

Ценность таких систем — отображение задач с четкими сроками и приоритетами.

Среди востребованных функций таск-трекеров:

• Списки задач — базовый инструмент для фиксации всех дел. Позволяет определять приоритетность и отслеживать сроки.
• Календарь — визуальное распределение задач по дням, неделям, месяцам. Облегчает создание расписаний, установку оповещений и контроль дедлайнов.

Канбан-доска с карточками задач в Kaiten

• Диаграмма Ганта — инструмент для проектного управления. Визуализирует взаимосвязи между задачами, параллельные и последовательные процессы, а также позволяет прогнозировать финальные сроки реализации проектов.

Диаграмма Ганта с отображением нагрузки на сотрудников в Kaiten

За счет этих возможностей современные таск-менеджеры превратились из простых планировщиков в полноценные системы для организации рабочих процессов любой сложности.

Кому и зачем нужны таск-трекеры

Таск-трекер — универсальный инструмент, который полезен как отдельным специалистам, так и большим командам.

1. Предприниматели и руководители используют таск-менеджеры, чтобы контролировать проекты, видеть загрузку команды и отслеживать сроки поручений.
2. Команды получают прозрачный рабочий процесс: каждый понимает, что делать именно сейчас, кто за что отвечает и на каком этапе находится работа.
3. Фрилансеры и индивидуальные специалисты ценят таск-трекеры за возможность структурировать собственные задачи, планировать время и не держать все детали в голове.
4. Студенты и частные пользователи применяют их для личного планирования: учеба, хобби, бытовые дела, подготовка мероприятий.

Какие задачи решает таск-трекер:

• фиксирует и систематизирует все личные и рабочие дела в одном месте со всей информацией по ним;
• помогает расставить приоритеты и дедлайны для фокусировки на важном;
• показывает загрузку сотрудников для равномерного распределения работы;
• наглядно демонстрирует прогресс по проекту;
• снижает риск ошибок и забытых дел;
• экономит время за счет автоматизации напоминаний и планирования.

Таск-трекеры пригодятся всем, кто хочет работать структурировано, быстрее достигать целей и не тонуть в хаосе дел.

Как подобрать подходящий таск-трекер

Чтобы не потеряться в многообразии вариантов и выбрать инструмент, который будет удобен для ваших задач, учитывайте несколько основных критериев:

• Цели использования. Определите, для чего вам нужен таск-трекер —личное планирование, управление командой, контроль проектов или комплексный бизнес-инструмент.
• Функциональность. Нужны вам только списки дел или важны такие функции, как канбан-доски, диаграммы Ганта, календари, интеграции с CRM и почтой? Чем сложнее процессы, тем богаче должен быть функционал.
• Удобство интерфейса. Решение должно быть понятным и простым в работе. Если инструмент сложнее самих задач, его вряд ли будет удобно применять.
• Совместная работа. Для команд важны функции распределения ролей, уведомлений, комментариев и обмена файлами.
• Интеграции. Поддержка связки с другими сервисами (Slack, Google Drive, e-mail, CRM и др.) значительно упрощает организацию рабочих процессов.
• Стоимость. Многие сервисы предлагают бесплатные версии с базовым функционалом. Для старта этого часто достаточно, а при расширении можно перейти на платные тарифы.
• Мобильность. Удобное мобильное приложение позволяет контролировать задачи в любом месте.

Вполне возможно, что пока вы найдете оптимальный сервис, вам придется попробовать в действии несколько из них. Собрали список лучших таск-трекеров, доступных для пользователей в РФ.

Kaiten

Kaiten — цифровая платформа для планирования и контроля задач, которая подходит отдельным специалистам и компаниям любого масштаба.

Преимущества:

• Создание неограниченного количества рабочих пространств и досок.
• Визуализация данных на канбан-досках, диаграмме Ганта, календаре или таймлайне.
• Легкий перенос данных из Jira, Trello, Notion и других систем.
• Интеграция с Google Календарем, Telegram, GitHub, GitLab, Tilda и др.
• Гибкая настройка процессов любой сложности благодаря простому интерфейсу.
• Создание и совместное редактирование документов прямо в системе.
• Создание связанных задач.
• Получение детальных отчетов для глубокой аналитики рабочих процессов. 
• Обсуждение задач во встроенном чате и уведомления о событиях.
• Работа из любой точки через мобильное приложение для iOS и Android.
• Оплата только за нужные функции благодаря опциональным модулям.

Недостатки:

• Обилие функций может вызвать сложности у начинающих пользователей.
• В настоящий момент ограничены возможности для кастомизации досок.

Стоимость: бесплатный план допускает создание 3 рабочих пространств и 5 досок с безлимитным количеством колонок и задач. К каждой карточке можно прикрепить только 1 чек-лист, а также создать до 5 пользовательских полей.

На этом тарифе к системе можно подключать до 5 пользователей. При этом доступно редактирование документов, создание базы знаний и обширный выбор интеграций с внешними сервисами.

Цена расширенных тарифов стартует от 180 ₽ ежемесячно за одного участника. Они расширяют количество пространств, досок и подключаемых пользователей, позволяют просматривать углубленную аналитику и подключать дополнительные модули под нужды бизнеса (Канбан, Скрам, ГАНТ и Ресурсное планирование и другие).

Полный спектр возможностей и все модули можно протестировать бесплатно в течение 2 недель.

O!task

O!task — сервис, который можно использовать как бесплатный таск-трекер задач для команды. Разработчики регулярно дополняют его новыми функциями, и сейчас сервис предлагает набор полезных инструментов для планирования работы.

Преимущества:

• Создание неограниченного числа задач.
• Ведение учета финансовых операций с привязкой к проектам и клиентам.
• Использование гибких Agile-подходов для настройки рабочих процессов.
• Встроенный инструмент «Блокнот»  для фиксации заметок и идей.
• Таймеры для анализа личной и командной продуктивности.
• Встроенные инструменты коммуникации (комментарии в задачах) и интеграция с внешними каналами (Telegram, email).
• Возможность прикрепления файлов к задачам.
• Формирование корпоративной базы знаний для обучения сотрудников.
• Обработка входящих запросов через встроенную CRM-систему.
• Совместимость с популярными сервисами (Google Docs, Figma и др.).

Недостатки:

• Для работы требуется стабильное интернет-соединение.
• Отсутствуют нативные приложения для ПК и мобильных телефонов, доступ в систему осуществляется только через браузер.

Стоимость: бесплатный план включает базовый функционал для команды до 2 человек и 250 МБ дискового пространства.

Стоимость платных подписок начинается от 399 ₽ за юзера/месяц с расширением лимитов на количество пользователей и объема хранилища. На премиум-тарифах вам доступны персональные менеджеры и техподдержка

Яндекс Трекер

Яндекс Трекер — сервис для планирования задач и организации рабочих процессов, эффективный для ведения личных дел и координации командных проектов. Платформа сочетает настраиваемые инструменты визуализации задач, расширенные возможности для общения и большой выбор интеграций с экосистемой Яндекс и сторонними приложениями.

Преимущества:

• Разные форматы досок: классический Канбан, бэклоги, спринты (особенно востребованы в IT-среде).
• Создание до 2 000 задач в рамках одной доски.
• Гибкое распределение ролей: ответственные, соисполнители, наблюдатели.
• Встроенная система комментирования и обсуждения в карточках.
• Тайм-трекинг и анализ трудозатрат.
• Группировка задач по командам, отделам или процессам.
• Система уведомлений об изменениях в задачах.
• Таймеры для оперативной обработки запросов.
• Прикрепление файлов к карточкам.
• Связи и зависимости между задачами.
• Детализированная система отчетности.
• Редактор без правки кода для персонализации рабочего пространства.
• Бесплатные обучающие материалы для новичков.
• Интеграция с сервисами экосистемы Яндекс.
• API-доступ и импорт данных из Jira, Excel и других систем.

Недостатки:

• Обязательная регистрация аккаунта в Яндексе.
• Ограниченная аналитика для Scrum и Kanban подходов.
• Лимиты на количество задач в канбан-досках
• Файлы хранятся исключительно в Yandex Cloud.
• Некоторые пользователя считают интерфейс перегруженным.

Стоимость: бесплатный план включает до 5 пользователей.

Платные подписки стоят от 449 ₽ за чел/мес (при оплате за 3 месяца). Продвинутые тарифы предоставляют увеличенный объем хранилища и количество участников в телеконференциях, архив писем и другие опции.

Для команд от 250 человек действует индивидуальное ценообразование.

Тестовый доступ длится 14 дней и стоит 1 ₽ за пользователя.

WEEEK

WEEEK — рабочее пространство, которое объединяет возможности менеджера задач, канбан-досок, CRM и базы знаний. Уникальность сервиса заключается в фокусе на недельном планировании, что позволяет концентрироваться на приоритетах и гарантировать завершение начатого.

Преимущества:

• Отсутствие ограничений на количество проектов и рабочих пространств.
• Поэтапное ведение задач (до 6 шагов) с привязкой исполнителей, сроков и меток.
• Напоминания через мобильное приложение, SMS, e-mail и Telegram.
• Встроенная система CRM для работы с клиентскими запросами.
• Мониторинг загрузки сотрудников и контроль прогресса по проектам.
• Удобный интерфейс, который легко освоить без обучения.
• База знаний с коллективным редактированием документов.
• Инструменты для применения методик тайм-менеджмента.
• Система горячих клавиш для ускорения навигации в системе.

Недостатки:

• В мобильной версии возможности урезаны.
• Диаграмма Ганта реализована лишь частично.

Стоимость: бесплатный тариф рассчитан на команды до 5 участников и включает базовый набор функций. Каждому пользователю предоставляется 200 Мб для хранения файлов.

Премиальные планы начинаются от 199 ₽ в месяц за человека. В них открывается доступ к неограниченному числу проектов и досок, истории изменений, гостевым аккаунтам и другим профессиональным возможностям.

Shtab

Shtab — многофункциональная платформа для координации коллективной работы. Сервис собирает в едином пространстве инструменты для визуализации работы, планировщик задач для сотрудников, облачное хранилище данных, трекинг временных затрат и другие полезные опции.

Преимущества:

• Настройка безлимитного числа этапов и статусов работы.
• Встроенные средства коммуникации: обсуждения, комментирование и добавление вложений непосредственно в карточках заданий.
• Контроль дедлайнов на временной шкале.
• Адаптация рабочих областей и досок под специфические бизнес-процессы.
• Инструмент приоритизации дел по методу Эйзенхауэра.
• Настраиваемые типы задач и пользовательские поля.
• Фиксация отработанного времени и оценка эффективности команды.
• Отслеживание активности участников в проектах.
• Персонализация карточек с помощью кастомизации обложек.
• Просмотр вложенных подзадач без открытия основных карточек.
• Создание баз данных с индивидуальными статусами и этапами.
• Финансовый модуль для контроля доходов и расходов

Недостатки:

• Отсутствие встроенных отчетов для канбан-досок.
• Ограниченный перечень интеграций со сторонними платформами.

Стоимость: в бесплатной версии можно подключить до 5 участников и использовать 1 Гб облачного хранилища.

Цена премиум-подписок начинается от 190 ₽ за чел/мес (при долгосрочной оплате предусмотрены скидки).

Платные тарифы включают увеличение числа участников, расширенное хранилище, автоматизацию процессов, базы данных, гостевые ссылки, продвинутый тайм-трекер, диаграмму Ганта, финансовый учет и другие функции.

Доступен 14-дневный тестовый период.

ЛидерТаск

ЛидерТаск — комплексное решение, сочетающее рабочие доски и таск-менеджер. Инструмент предназначен для оптимизации распределения нагрузки, контроля выполнения работы и анализа индивидуальной и групповой эффективности.

Преимущества:

• Специальный маркер «В фокусе» для концентрации на ключевых задачах.
• Цифровой ежедневник с почасовым планированием дня.
• Публичные рабочие пространства для клиентов и внешних исполнителей.
• Полнофункциональная работа без интернет-соединения.
• Многоуровневая структура проектов и задач.
• Раздел аналитики с показателями продуктивности сотрудников.
• Речевой ввод задач.
• Уведомления через бота в Telegram.
• Автоматическое создание повторяющихся задач с заданным интервалом.
• Поддержка методик тайм-менеджмента (GTD, Pomodoro и др.).
• Обмен медиафайлами, документами, ссылками и комментариями в задачах.
• Напоминания о сроках выполнения.
• Регулярное резервное копирование данных.

Недостатки:

• Нет автоматической синхронизации между планировщиком и канбан-досками, возможен только ручной перенос дел.

Стоимость: бесплатно доступно до 10 проектов, 3 досок и 100 задач.

Персональный тариф «Премиум» снимает эти ограничения и добавляет 2 Гб облачного хранилища за 3199 ₽/год

Корпоративный тариф «Бизнес» рассчитан на работу команды от 2 человек и стоит 4999 ₽/год за пользователя. На этом плане можно вести совместные проекты и доски, делегировать задачи и смотреть журнал перемещения карточек.

ПланФикс

ПланФикс — платформа для организации и контроля рабочих процессов, задач и проектов в одном месте. Сервис легко подстраивается под специфику любой компании — от малого бизнеса до крупной корпорации. В арсенале есть таск-менеджер, встроенная CRM и широкий набор функций для автоматизации рабочих сценариев.

Преимущества:

• Возможность глубокой персонализации — можно создавать рабочие пространства и проекты из нескольких уровней.
• Закрепление задач за сотрудниками с быстрой передачей необходимых данных и доступов.
• Ежедневник, в котором отображаются индивидуальное расписание, просроченная работа и текущие приоритеты.
• Общение с командой прямо в задачах с функцией форматирования сообщений, вставкой ссылок и файлов.
• Планирование проектов при помощи диаграммы Ганта.
• Встроенная аналитика и создание собственных отчетов для оценки необходимых метрик.
• Единая база контактов всех физических и юридических лиц.
• Интеграции с виртуальными АТС, соцсетями, мессенджерами и другими инструментами.
• Учет финансовых доходов и расходов компании.

Недостатки:

• Некоторые пользователи отмечают устаревший интерфейс.
• Возможные сложности в освоении платформы для новичков.

Стоимость: на бесплатном тарифе можно зарегистрировать до 5 человек и использовать 1 Гб файлового хранилища.

Платные подписки предлагают расширенный объем хранилища, гостевые ссылки, массовые операции с карточками, пользовательские фильтры и многое другое. Цены тарифов стартуют от 360 ₽ за чел/мес при годовой оплате.

Полный набор функций можно попробовать без оплаты в течение 14 дней.

Pyrus

Pyrus — инструмент для структурирования бизнес-процессов, избавления от рутины и организации взаимодействия команды. Система предлагает канбан-доски, функции документооборота, средства для коммуникации и согласования работы.

Преимущества:

• Создание собственных шаблонов карточек и настройка этапов выполнения процессов.
• Настройка доступов и ролей пользователей.
• Автоматизация повторяющихся заданий и установка взаимосвязей карточек.
• Совместная работа с документами и обмен файлами.
• Встроенные комментарии по задачам и документам.
• Раздел «Входящие», куда автоматически попадают дела, требующие реакции или согласования.
• Быстрое утверждение задач в один клик с любого устройства.
• Интеграции с облачными сервисами, мессенджерами и бизнес-приложениями.
• Работа без интернет-соединения с последующей синхронизацией.

Недостатки:

• Некоторые интеграции платные.
• Функции чатов ограничены и пока не дотягивают до специализированных мессенджеров.

Стоимость: бесплатный тариф предусматривает неограниченное число участников и 1 Гб облачного хранилища.

Базовый платный пакет стоит от 415 ₽ за чел/мес при годовой оплате. Он включает возможности документооборота, набор интеграций, систему CRM и 100 Гб дискового пространства. Опция расширения хранилища обойдется в 4 000 ₽/мес за каждые дополнительные 100 ГБ.

Корпоративная версия включает локальную установку на серверное оборудование, персональное обучение сотрудников, приоритетные обновления системы, неограниченный объем хранилища и доступ к SQL-базам данных.

SingularityApp

SingularityApp — сервис для организации работы, доступный через облако на всех популярных платформах. Сервис интегрирует функции таск-трекера задач для команды и контроля персональной продуктивности в едином рабочем пространстве.

Преимущества:

• Добавление задач любым удобным способом: через e-mail, бота в Telegram, голосовые команды или виджеты.
• Возможность распечатать расписание на день и затем загрузить его обратно в систему с помощью камеры.
• Автоматическая сортировка дел и интеллектуальные фильтры для быстрого поиска.
• Режим проверки, позволяющий пересматривать и актуализировать список задач.
• Двусторонняя интеграция с Google Calendar.
• Планировщик дня с разбивкой по часам.
• Установка пароля на задачи.
• Многоуровневая структура проектов и вложенных задач.
• Поддержка техники тайм-менеджмента Pomodoro и режим фокусировки.
• Встроенный трекер привычек.
• Настройка приоритетов, тегов и повторяющихся дел.
• Система напоминаний о просроченных делах с выделением цветом.

Недостатки:

• Распределять задачи между пользователями можно только на платных тарифах.
• Нет поддержки канбан-досок.
• Отсутствует полноценный учет затраченного на работу времени.

Стоимость: бесплатный план рассчитан для пользования базовыми функциями на одном устройстве. На нем можно создать до 10 проектов, поставить всего 1 уведомление на задачу и сформировать до 3 привычек.

Платные тарифы включают расширенные инструменты: интеграцию с почтой и Telegram, совместный доступ, резервное копирование, синхронизацию между разными устройствами. Цены начинаются от 209 ₽ в месяц при годовой оплате.

После регистрации доступен триал-период с большинством функций сервиса для планирования задач.

Strive

Strive — решение для совместной работы и обмена рабочей информацией. Сервис помогает организовывать проекты, отслеживать прогресс по задачам и выстраивать прозрачное взаимодействие внутри команды.

Отличие платформы — встроенный модуль регламентов. Это пошаговыми инструкции и тесты, которые можно создавать для каждого рабочего пространства и использовать для стандартизации процессов и онбординга сотрудников.

Преимущества:

• Безлимитное количество проектов и задач.
• Гибкие форматы представления данных: список, таймлайн, канбан-доски.
• Назначение исполнителей и цветовое выделение заданий.
• Персональные списки дел для каждого участника.
• Декомпозиция крупных проектов на тематические компоненты.
• Встроенные средства коммуникации в карточках задач.
• Файловый обмен и совместное редактирование документов.
• Настройка уровней доступа и оповещений.
• Подписка на изменения в проектах.
• База регламентов и стандартов работы.
• Индикация активности сотрудников в реальном времени.
• Интеграция с внешними документами (Google Docs, Sheets, Figma).

Недостатки:

• Нет гибкой персонализации интерфейса.
• Новичкам может понадобиться время, чтобы освоиться с широким набором функций.

Стоимость: бесплатный план дает подключить до 10 участников, вести неограниченное число проектов и задач, создавать до 3 рабочих пространств. Доступен весь спектр возможностей без ограничений.

Платные версии стоят от 225 ₽ за чел/мес и снимают лимит на количество пространств, регламентов и документов. Система открывает доступ к аналитике и статистике по задачам, новым пользовательским ролям, интеграциям и другим функциям.

Есть 14-дневный пробный период.

YouGile

YouGile — комплексное решение, которое сочетает в себе функции таск-трекера, корпоративного мессенджера и канбан-досок. Инструмент предназначен для оптимизации рабочих процессов, планирования заданий и мониторинга их выполнения командами любого масштаба.

Преимущества:

• Разные режимы визуализации работы: канбан-доски, планирование при помощи диаграммы Ганта и календаря.
• Сводки задач с гибкими фильтрами.
• Обсуждение работы в каждой задаче.
• Настройка правил для перемещения задач между этапами.
• Система «зеркальных» задач с автоматической синхронизацией изменений.
• Детализированная лента активности со всеми действиями в системе.
• Персонализированная система оповещений через мобильные уведомления и электронную почту.
• Тайм-трекинг с функцией запуска таймера в карточках.
• Шаблоны задач с автоматизацией повторов.
• Интеграционные решения с Google Календарем и Slack.
• Отчетность в табличном формате с экспортом в Excel и автоматической рассылкой.

Недостатки:

• Отсутствует расширенная аналитическая система.
• Нет возможности создания базы знаний.

Стоимость: бесплатный доступ предоставляет полный набор функций без ограничений по времени для команд до 10 участников С 11 участника нужна оплата в размере 495 ₽ в месяц за человека.

Тариф «Коробка» стоит 849 ₽ за пользователя в месяц с возможностью локальной установки на сервер компании.

Премиум-тариф «Платформа» предполагает индивидуальное ценообразование, включает кастомизацию системы и готовые расширения под специфические нужды бизнеса.

Moo.Team

Moo.Team — решение, объединяющее планировщик задач для сотрудников, CRM и инструменты для коммуникации с коллегами и заказчиками.

Преимущества:

• Интеграция с Google Drive, Google Search Console, Яндекс.Метрика и другими платформами.
• Мониторинг загруженности сотрудников и их активности в реальном времени.
• Календарь планирования мероприятий, отпусков и дедлайнов.
• База паролей для безопасного доступа к данным.
• Функция скрытых от клиентов и сотрудников комментариев.
• Перенос сообщений между задачами.
• Декомпозиция больших задач на подзадачи для пошагового выполнения.
• Тайм-трекер с учетом трудозатрат и финансовых расходов на работу.
• База знаний для онбординга сотрудников.
• Персонализированные дашборды проектов.
• Автоматический расчет стоимости проектов на основе времени работы специалистов.
• Модуль для работы с фрилансерами.

Недостатки:

• Сортировка задач доступна только по спискам, созданным вручную.
• Недостаточно инструментов для аналитики.
• Нельзя выстраивать иерархию сотрудников.

Стоимость: бесплатная версия таск-трекера открывает доступ ко всем функциям системы, но позволяет подключать не более 3 пользователей и вести до 2 проектов. При этом нет лимита на количество задач, подзадач и клиентов. Объем дискового пространства — 1 Гб.

Платные подписки начинаются от 990 ₽ за 10 пользователей в месяц и расширяют количество проектов и дискового пространства.

Все тарифы можно попробовать за 1 месяц тестового периода.

Выводы

Универсального сервиса для планирования задач не существует. Малому бизнесу или фрилансерам подойдут простые решения с базовым функционалом и низким порогом входа. Крупным компаниям нужны гибкие платформы с автоматизацией, интеграциями и расширенными настройками прав доступа.

Несколько основных рекомендаций:

• Выбирайте инструмент под задачи бизнеса, а не наоборот. Лучше простой сервис, который будет реально использоваться, чем перегруженная система, лежащая без дела.
• Обращайте внимание на масштабируемость. Если команда растет, важно, чтобы платформа не ограничивала возможности.
• Интеграции экономят время. Чем больше привычных вам инструментов поддерживает сервис, тем меньше ручной работы.
• Автоматизация и отчетность помогают держать процессы под контролем. Эти функции особенно полезны руководителям и менеджерам проектов.
• Интерфейс важен. Даже самые продвинутые возможности бесполезны, если команде сложно ими пользоваться.