Как управлять сотрудниками в режиме гибридного офиса: опыт МТС Digital

Пандемия кардинально изменила привычные рабочие процессы. Удалённая работа и гибридный формат актуальны и сейчас: согласно исследованию НАФИ и Logitech, 89% работодателей часть рабочих задач отдают дистанционным командам. Также и для сотрудников гибридный формат с посещением офиса 2-3 раза в неделю — наиболее желаемый вариант работы.

Переход компании на гибрид подразумевает наличие специального софта, который обеспечит полный комфорт и продуктивность всех, кто выбирает несколько дней работать на удалёнке.

О том, как организовать работу офиса в гибридном формате, почему это эффективно не только для сотрудников, но и для бизнеса, а также о перспективах развития удалёнки с точки зрения технологий рассказывает генеральный директор МТС Диджитал Оксана Воробьёва. 

Оксана Воробьёва

генеральный директор МТС Digital

Гибридный формат — почему это так актуально?

Гибридный формат не теряет своей популярности уже несколько лет. Начнём с самого острого вопроса — в чём его преимущества для руководителей и сотрудников?

Плюсы гибрида для руководителей

• Эффективность и лояльность сотрудников растут. Это связано с более чётким балансом между работой и отдыхом: нередки случаи, когда показатели сотрудников улучшились после внедрения гибридного формата работы. Согласно исследованию Happy Job, с 2020 года показатель eNPS, или «индекс удовлетворённости персонала», рос именно из-за того, что сотрудники чувствовали свободу и гибкость удалённого или гибридного формата.

• Можно нанимать высококлассных специалистов из других регионов. В случае с дистанционкой геопозиция не играет роли — важны профессионализм и навыки, поэтому поле для поиска качественных кадров сильно расширяется. Так, согласно данным HH.ru, в 2022 году 59% кандидатов в ИТ не готовы были к переезду, при этом работодатели, напротив, стали чаще проводить собеседования и нанимать кадры для работы удалённо.  

• Меньше расходов на офис. При гибридном формате работы нет необходимости в большом офисе — количество рабочих мест может быть минимальным. Помимо этого, сумма оптимизируется на мелких расходах: бумага, чай, картриджи для принтера и так далее.

Плюсы гибрида для сотрудников

• Не нужно тратить время на дорогу в офис. Согласно опросу пользователей сервиса «Яндекс.Недвижимость», 38% сотрудников офисов Москвы добираются на работу 30–60 минут, а 27% — до полутора часов. Это время можно посвятить отдыху или семье, а работу начать вовремя, без опозданий из-за пробок.

• Работа в офисе — удовольствие. После нескольких дней на удалёнке сотрудники с радостью возвращаются в офис. Работа становится не похожа на рутину, а задачи кажутся легче и интереснее.У нас в МТС Digital продуктовые команды регулярно проводят в офисе очные встречи или митапы по разработке продукта. При этом такая планёрка не воспринимается как скучное совещание.Присутствие лично всей команды ценится ещё больше, поэтому подобные митапы могут быть даже более эффективными, чем множество созвонов. При этом личное общение и возможность «вспомнить» офисную жизнь дают также правильный рабочий настрой и ощущение своей нужности и важности в общем деле команды.

• Благополучие. Возможность работать в удобное время и в удобном месте сказывается на удовлетворённости сотрудников максимально положительно.Контроль над своим расписанием, возможность работать в повседневной одежде и больше времени проводить с близкими — те мотиваторы, которые напрямую влияют на настроение сотрудника. И даже редкие встречи с коллегами в офисе влияют позитивно на разнообразие рабочей и домашней рутины.

Как гибридный формат работы устроен в МТС

С плюсами гибридного формата для компании и сотрудников разобрались — теперь перейдём к технической стороне вопроса. 

До перехода на гибрид работодатель должен заранее подумать над его реализацией.

• Как будет устроена коммуникация между сотрудниками?
• Где работник сможет узнать все новости компании?
• Как удобно делегировать задачи?

Для решения этих и других вопросов есть специальные программы, которые значительно упрощают рабочий процесс. Компании выбирают их индивидуально, а некоторые даже разрабатывают внутри.

Мы расскажем, какие решения используем в МТС. Вот топ-6 программ, которые помогают нам решать основные задачи в гибридном формате работы.

Задача 1 — организовать загрузку команд

Решение: Resource Management System (RMS)

Resource Management System — собственная разработка МТС Digital. Программа автоматически рассчитывает необходимое количество человек для проекта, а также готовит плановую стоимость работ, автоматизирует процесс организации труда и кадрового администрирования.

Например, RMS самостоятельно отслеживает траты, включая расходы на лицензии и тестовое оборудование, и рассчитывает зарплату сотрудников. 100% расходов МТС на ИТ планируется в RMS.

Дополнительные плюсы использования: максимальная прозрачность фактических и плановых трат на ИТ, более лёгкое закрытие финансовых бухгалтерских периодов и сокращение времени на подготовку отчётности с 6 до 2 дней, удобные графики и таблицы, показывающие эффективность продуктовых команд.

Задача 2 — продумать бронирование рабочих мест

Решение: «МТС Коворкинг»

Бронирование рабочих мест по системе hot desking появилось в 1980-х в США и тогда стало сенсацией. Сегодня, особенно после пандемии, формат приобрёл более удобную и технологически продуманную систему работы.

В МТС Digital мы используем программу «МТС Коворкинг». Это тоже наша разработка для бронирования рабочих мест, парковки, в ней есть даже ячейки для хранения личных вещей.

Когда сотрудник планирует рабочую неделю, он выбирает «офисные» дни и бронирует для себя место через программу. Благодаря «МТС Коворкинг» вероятность, что сотруднику не хватит места в офисе, исключена. Он всегда знает, какое место забронировал, и пользуется именно им.

Место сотрудник получает именно в той части офиса, где идёт работа над его продуктом, чтобы было удобнее общаться с командой.

До 70% рабочих мест удалённые сотрудники бронируют через систему «МТС Коворкинг». А бронирование парковки вообще пользуется особым спросом — здесь процент ещё выше. Скоро в программе появятся дополнительные функции. Например, через приложение можно будет заказать чай, починить оборудование на рабочем месте и заказать канцтовары.

Задача 3 — наладить коммуникации между сотрудниками

Решение: «Пульс»

Сотрудники — главная живая сила любого офиса, даже гибридного. Без людей сердце офиса не будет биться, но если есть специальный софт, всё будет работать без сбоев.

«Пульс» — внутреннее приложение с символическим названием в системе «Наш МТС». Здесь сотрудники могут найти необходимую информацию обо всём: зарплата, контактные номера коллег, отпуска, купоны от партнёров и многое другое.

Помимо этого, через «Пульс» работает Service Desk — сервис, предназначенный для заказа справок, оборудования или консультаций, например с психологом.

«Пульс» — корпоративная программа МТС, однако любому бизнесу стоит иметь подобную разработку со всей внутренней информацией. Сегодня, в особенности для гибридных команд, важно, чтобы подобный сервис имел мобильную и веб-версии.

Задача 4 — ставить задачи и контролировать исполнение

Решение: Jira

Основной принцип менеджмента — ставить задачи и контролировать их исполнение — в условиях новой реальности также трансформировался и стал более технологичным.

С помощью Jira руководители могут делегировать задачи сотрудникам, видеть рабочий процесс и отслеживать ошибки. Вся информация о проекте собрана в одном месте, а руководителю не надо искать конечный статус по каждой задаче.

Jira — отличный инструмент для оптимизации дистанционной работы и удобного выполнения задач. Однако современным компаниям, работающим в диджитал-мире, помимо стандартного функционала таск-менеджера важно видеть более глубокую аналитику эффективности команд и процессов.

Методология работы в Jira сводится к тому, что задачи качественно спускаются командам от руководителей, а далее всем участникам выводится отчётность по процентам выполнения. Можно проанализировать запланированные ежеквартальные блоки, короткие двухнедельные спринты — всё это делает работу гибридного офиса прозрачной и удобной для всех.

Задача 5 — сохранить документы

Решение: Confluence

Когда команда распределена географически и по времени, очень важно организовать хранение всех документов и отчётов по проекту в одном месте, при этом доступ должен быть у всей команды.

Confluence — удобный сервис для поиска информации, обсуждения её с коллегами и доступа к общему корпоративному календарю. Также в МТС Digital мы используем программу МТС PPinfo, где сотрудники могут найти информацию по любому продукту компании. Всё доступно онлайн — переходя в нужные разделы, можно получить данные по технологиям, командам, целям и т. п.

Задача 6 — общаться и учиться удалённо

Решение: Webinar

Webinar — российский аналог ZOOM. 53% компаний планируют переход на программы отечественного производства в ближайшее время. Такой подход действительно делает коммуникацию между сотрудниками более стабильной и безопасной.

Webinar прекрасно подходит не только для внутренней коммуникации, но и для обучения — во время сессии более 1 000 человек могут общаться в чате.

Как гибридный формат будет развиваться в 2023 году

Согласно прогнозу Cushman & Wakefield, в 2023 году в Москве доля сотрудников на гибридном графике достигнет 40–50%, а в Европе и США — 50–60%. Руководителей компаний ожидает тренд на гибкость — для многих сотрудников возможность влиять на график работы становится важнее зарплаты.

Для IT-сферы гибридный формат работы не новый — некоторые компании практиковали гибрид и до пандемии. Представители ассоциации «Руссофт» рассказали, что по итогам 2022 года сотрудники компаний-разработчиков ПО 40–42% времени работали вне офиса.

Ожидается, что в 2023 году этот процент будет только возрастать, однако во многом это зависит от возможностей компаний перейти на гибридный формат без потери производительности.

Мы рассказали, как устроен гибрид в МТС Digital и какие программы помогают сотрудникам работать удалённо и удобно возвращаться в офис. В комментариях можно задать вопросы и поделиться опытом, как вы переходите или перешли на гибрид. Будем рады конструктивной дискуссии!