Как выбрать СЭД и не прогадать — опытом делятся эксперты рынка

Мы, как вендор, вместе с партнёрами часто заполняем скоринговые таблицы. По ним которым пытаются сравнить СЭД и выбрать лучшее решение.

На практике компании используют только пять функций платформы — при том, что сравнительных параметров 30 или даже 50. Мы попросили наших партнёров выделить действительно важные критерии. Спросили, на что они обратили бы внимание, если бы представляли заказчика.

Пётр Арбузов

Руководитель проектного офиса компании BTLab

Если бы мне предстояло выбрать СЭД для внедрения в компании, то я бы оценил систему по трём параметрам:

Функциональность

Сегодня разрабатывать платформу с нуля очень дорого и трудоёмко. И не имеет особого смысла. Готовые функциональные модули, доступные от вендоров, покрывают актуальные потребности бизнеса и поддерживают развитие на несколько лет вперёд.

Наличие web-интерфейсов, мобильного приложения и адаптивная вёрстка — обязательные условия для любой современной СЭД, обеспечивающие удобную работу на разных видах устройств.

Соответствие IT- инфраструктуре, используемый стек технологий, наличие Low-Code

Крайне важно, чтобы платформа отвечала IT-инфраструктуре компании. При этом необходимо избегать создания внутри инфраструктуры «зоопарка» разных систем, производителей и технологий.

У разных технологий свой порог вхождения, у разных платформ — свой уровень сложности автоматизации. Некоторые системы можно освоить за несколько месяцев, а на некоторые уйдёт всего неделя. Упростить работу с платформой, ускорить процесс разработки и сократить стоимость проекта позволяет Low-Code. При выборе СЭД внимательно изучите предлагаемые наборы инструментов, убедитесь в корректности их работы.

Нередко Low-Code является лишь фикцией, маркетинговым ходом. Рекомендуется выбирать программные продукты, способные работать под управлением разных ОС и СУБД. Убедитесь, что нет ограничений платформы при доработке. Проверить это можно тестовыми задачами или через чек-листы по обязательным параметрам.

Партнёрская сеть

При работе с монополистами приходится платить повышенную цену за доработки. И уйти от них довольно сложно. Поэтому настоятельно рекомендуем отдавать предпочтение поставщикам продукта, имеющим развитую партнёрскую сеть. И не забудьте проверить реальность партнёрской сети — живы ли интеграторы. Нередко они получают статус номинально и не занимаются развитием. Важно проанализировать статус и опыт интегратора.

Не менее важно после выбора грамотно внедрить решение. Вот советы, как это сделать

Максим Баранчиков

Руководитель департамента СЭД компании «Вебзавод», ранее работал и развивал СЭД на стороне клиента

Внедрение СЭД, как и любой другой системы, может быть итерационным и идти последовательно. Поэтому я бы выбирал систему по следующим параметрам:

Функциональные возможности «из коробки»

Чтобы понять, подходит выбранная система или нет, нужно проанализировать, чем можно начать пользоваться сразу после установки базовой версии «из коробки», а чем в перспективе. Подумайте, какие инструменты снизят финансовые затраты и трудозатраты по настройке того или иного решения.

Не стоит забывать и про присоединение к системе новых пользователей и бизнес-подразделений в будущем. Список критериев поможет выбрать решение, которое подходит в каждом отдельном случае. Особое внимание стоит уделить наличию инструментов Low-Code. Они снизят сложность входа IT-специалистов, упростит настройку решений, обеспечит удобство интерфейса.

Стоимость внедрения и владения

Полную оценку стоимости владения и внедрения дают крупные интеграторы. В стоимость включаются затраты на базовое приобретение продукта, его настройка, адаптация и техподдержка. Оптимально заказчик должен понимать стоимость владения на 2–3 года вперёд при условии базовой функциональности, его реализации и техподдержки. В будущем при появлении новых потребностей стоимость дополнительных модулей рассчитывается отдельно.

Я бы посоветовал быть аккуратным с дешёвыми проектами с набором сомнительных решений. Впоследствии эти решения превращаются в «костыли», которые повышают стоимость проекта до уровня более дорогих, но при этом не дотягивают по качеству и функциональности.

Масштабируемость вертикально и горизонтально

В хорошей СЭД должна быть возможность развития каждого конкретного блока, добавления новых интеграций и функциональных блоков.

Итак, проплачивая платформу, Вы должны получить максимум решений «здесь и сейчас». В ваш IT-бюджет должны ежегодно закладываться капитальные и операционные затраты на владение СЭД. Выбирайте платформу с возможностью масштабирования. При правильном решении можно от базовой платформы дойти до суперразветвлённой сети.

Игорь Катков

Руководитель отдела бизнес-анализа компании Digital Design

Мой топ критериев будет отличаться от того, что предложили ранее коллеги:

Скорость прототипирования и внесения изменений

Зачастую крупные компании, планирующие внедрение СЭД, задумывают достаточно большие и сложные проекты. Однако нередко в процессе реализации меняются бизнес-процессы или сменяется руководство, и старое техническое задание перестаёт соответствовать новым требованиям. Инструменты Low-Code позволяют быстро создавать прототипы, проверять гипотезы, чтобы в дальнейшем масштабировать найденное решение на всю систему.

Расширяемость платформы за пределы СЭД

Мы наблюдаем тренд на сокращение количества IT-систем, используемых внутри компании. При такой тенденции меньше требуется интеграторов, меньше IT- специалистов, соответственно, сокращаются затраты. Например, в компании большая часть финансовых процессов выносится в 1С, автоматизация бизнес-процессов — в СЭД, а общие данные из 1С и СЭД стекаются в систему отчётности.

Именно поэтому рекомендуется искать такое решение, которое впоследствии окажется больше, чем система электронного документооборота. Отличный пример — Docsvision.

Возможность упрощения интерфейса

Требования к системе выдвигают одни сотрудники компании, а бюджет выделяют другие. Как правило, техническое задание поступает от IT-блока и одного-двух человек из функционального блока. При этом, например, для делопроизводителей условная карточка входящего документа на 150 полей — нормальное явление, а для руководителя это слишком громоздко.

Как показывает практика, на этапе опытной эксплуатации СЭД топ-менеджмент приветствует максимальное упрощение.

При выборе систем важнопонимать, что чем быстрее внедряются минимальные блоки в СЭД, тем легчевпоследствии вносить изменения в регламенты, менять процессы. Хорошая платформазакроет любые потребности — от системы электронного бухгалтерского иликадрового документооборота до общего центра обслуживания холдинговых структур.Максимально интуитивный интерфейс СЭД будет давать простое понимание того, чтопроисходит в системе.

Выбор платформы для автоматизации электронного документооборота внутри компании — это начало пути. В дальнейшем предстоит реализовать проект внедрения СЭД, которой будут пользоваться сотрудники и поддержит топ-менеджмент. Чтобы помочь IT-специалистам реализовать задуманное и решить поставленные бизнес-задачи, мы сформировали дорожную карту с пошаговым алгоритмом. Надеемся, что он будет вам полезен!