Как организовать работу на удалёнке, чтобы всем было комфортно: обзор инструментов и советы по их выбору

Наталья Белкова

генеральный директор Коммуникационного агентства 4D

Пандемия коронавируса за последние дни успела не просто стать главной новостной повесткой, но и круто изменить привычный ритм жизни миллионов людей по всему миру. Компании массово переводят сотрудников на «удалёнку», запланированные мероприятия срываются, социальная активность все глубже уходит в онлайн. В статье рассмотрим, как наладить коммуникацию с коллегами и партнерами в условиях изоляции, какие сервисы для этого использовать и какие тонкости нужно учитывать при переходе на digital-общение и онлайн-конференции.

Подготовительный этап

Выбор площадки – проанализируйте доступные платформы и пакеты услуг, которые предлагают разные сервисы. Проверьте, на какое число пользователей и длительность конференции они рассчитаны, какой объем информации на них можно загрузить, потребуется ли от участников установка дополнительных программ и плагинов, имеется ли опция записи видео и аудио, а также другие технические возможности.

Выбор даты и времени – не забудьте заранее оповестить вашу аудиторию о том, когда и во сколько состоится конференция. При выборе помните о часовых поясах – ведь среди участников могут оказаться люди не только из других городов, но и других стран.

Подготовка материалов – подготовьте необходимые материалы – иллюстрации, таблицы, документы, презентации. По сути, по сравнению с привычными конференциями здесь ничего не меняется, однако опять-таки следует учитывать технические характеристики платформы.

Проверьте готовность площадки — заранее протестируйте качество звука и видео на выбранной платформе. Это абсолютное must do для онлайн-конференции вне зависимости от ее масштаба.

Проверьте свою готовность — невероятно, но порой к срыву онлайн-мероприятия может привести даже такая мелочь, как не вовремя севший ноутбук или отсутствие зарядного устройства. Возможность таких форс-мажоров следует исключить.

Во время онлайн-мероприятия:

1. В начале видеоконференции обязательно убедитесь, что у участников нет проблем с трансляцией звука и видео. Проверка поможет избежать технических накладок, и вашей аудитории не придется отвлекаться по ходу мероприятия.
2. Начните с позитивной ноты! Ёмкое вступительное слово поможет определить ожидания участников от конференции, вовлечет их в процесс и настроит на нужный лад. Это особенно важно сейчас, когда из-за зашкаливающего уровня стресса и информационного шума многим людям сложно отвлечься от угнетающих мыслей и переключиться на рабочую волну.
3. Отслеживайте активность аудитории. Мы бы рекомендовали привлечь к онлайн-конференции двух наблюдателей-модераторов. В обязанности одного войдут технические аспекты, а другой будет заниматься мониторингом вовлечённости участников и поступающими от них вопросами.
4. Помните о важности коммуникации. После каждого блока информации, обязательно уточняйте у гостей, всё ли им понятно и отвечайте на возникшие вопросы. Участников с наиболее интересными вопросами не лишним будет подключить к трансляции и дать им высказаться. Стимулируйте гостей делиться своими мыслями, обращайтесь к участникам по имени, позволяйте прерывать себя. Словом делайте всё, чтобы конференция оставалась конференцией, а не превращалась в онлайн-лекцию.
5. Не бойтесь делиться личным опытом! Совет, рабочий для любых форматов конференций. Ведь ничто так не вовлекает аудиторию, как рассказ спикера о собственных взлётах, ошибках и пробах.
6. Объясните гостям, как и где они смогут получить доступ к нужному контенту после окончания конференции. Будет ли это привычная e-mail рассылка, использование облачных сервисов или загрузка напрямую с платформы конференции.

Платформы для видеоконференций и онлайн-встреч

Прямые трансляции в YouTubeLive – наиболее очевидный и простой инструмент. Подкупает простой доступа и различными полезными функциями, например, чатом и разделом статистики. Кроме того, с помощью YouTube можно легко поделиться вашим эфиром с пользователями в других социальных сетях. Важно лишь учесть, что для проведения трансляции необходимо подать заявку. На ее рассмотрение уйдет около суток.

WebEx – одна из наиболее востребованных в мире платформ для поддержки видеосвязи, принадлежащая компании Cisco. Подойдет как для организации масштабных онлайн-конференций, так и для проведения совещаний и тренингов внутри компании. Уделяет большое внимание кибербезопасности. К слову, представители Cisco уже заявили о рекордном росте числа пользователей в условиях пандемии и о готовности поддерживать стабильную работу своих сервисов. Впрочем, за стабильность, конечно, придется платить. Цены на услуги WebEx могут показаться «кусачими», особенно для малого бизнеса.

Webinar.ru – площадка с широкой функциональностью, позволяющая проводить конференции любого масштаба численностью до 10000 человек. В зависимости от цели мероприятия, будь то обучение, маркетинг или бизнес, можно использовать разные пакеты услуг. Поддерживает различные типы документов, возможность демонстрации рабочего стола, интерактивную доску для рисования в процессе доклада и удобный чат с модерацией вопросов. Есть круглосуточная поддержка. Также можно воспользоваться помощью при подготовке мероприятия, включая автоматическую рассылку уведомлений участникам, мониторинг поведения участников во время конференции, подключение и анализ Google Analytics и Яндекс.Метрики.

ClickMeeting – программное обеспечение для вебинаров. Наряду с возможностью работы в браузере имеются мобильные приложения на Android и iOS, позволяющие проводить конференции с мобильных устройств. Есть функции совместной работы с документами, использования презентаций, интерактивной доски, онлайн-опросов и чата с функцией перевода на 52 языка. Можно создать запись с конференции, а затем разместить её на своём сайте, а также воспользоваться статистикой по мероприятию и участникам.

Webinar от Мегафон – платформа для проведения онлайн-конференций, презентаций и тренингов от одного из лидеров рынка мобильной связи России. Участие в мероприятиях могут принимать до 1000 пользователей одновременно. Из полезного – виртуальная «доска для рисования», функция опросов и голосований, обмен файлами и функция демонстрации рабочего стола. Мероприятие можно также записать в высоком качестве и сохранить для дальнейшего использования. На время пандемии МегаФон предоставил возможность бесплатно пользоваться некоторыми пакетами услуг для проведения вебинаров и онлайн-конференций.

Proficonf – сравнительно молодой, но уже успевший зарекомендовать себя сервис видеоконференций. Бесплатная версия позволяет проводить конференции продолжительностью до 45 минут и с числом участников до 25 человек. Платная версия поддерживает до 250 участников. К плюсам относятся простой и удобный интерфейс и HD-качество видео. Кроме того, платформа работает на базе браузера, не требуя от участников установки каких-либо дополнительных плагинов.

TrueConf – платформа от российских разработчиков, лидирующая на рынке видеоконференцсвязи в Восточной Европе. Подходит не только для проведения конференций, но и для работы в корпоративных сетях с поддержкой видео UltraHD. Программное обеспечение TrueConf совместимо с популярными западными сервисами – всё тем же Zoom Meetings или Cisco Webex и позволяет подключаться к проходящим на них конференциям из «родного» клиентского приложения.

GoToMeeting – сервис для проведения онлайн-встреч и конференций с неограниченным количеством мероприятий по фиксированному тарифу. Поддерживает демонстрацию презентаций, совместную работу над документами, рассылку приглашений, а также запись мероприятия и его воспроизведение. Минус – отсутствие русскоязычной поддержки.

Whereby– простой и интуитивно понятный сервис для организации небольших видеовстреч. Не требует предварительной регистрации участников – им достаточно перейти по присланной ссылке. В платной версии поддерживает до 50 участников, запись и загрузку мероприятия.

Jitsi Meet – ещё одно простое решение, когда онлайн-встречу нужно провести «прямо сейчас», а на подготовку чего-то более масштабного нет времени. Работает на разных устройствах и с любыми браузерами, не требуя ни дополнительной регистрации, ни загрузки. Число участников в чате неограниченно. Из полезного – функция показа рабочего стола, работа с общим документом и возможность транслировать свой чат в YouTube. Из минусов – отсутствие записи аудио и видео встречи.

Hangouts Meet – популярный сервис для обмена сообщениями и онлайн-конференций. Есть возможность организации групповых видеочатов до 100 человек. История чатов синхронизируются между устройствами пользователей. Кстати, на время пандемии коронавируса Google сделал бесплатным доступ к функциям премиум-аккаунта Hangouts для всех пользователей G Suite.

Skype – классика жанра. Самый очевидный вариант для видеокоммуникации внутри небольшой компании. Бесплатная версия поддерживает видеозвонки с участием до 50 человек и совместным использованием экрана.

Сервисы, которые будут полезны при переходе на «удалёнку»

Microsoft Teams – корпоративный сервис, включающий в себя чат, заметки, встречи и календарь. Входит в пакет Office 365 и по корпоративной подписке все его функции доступны без дополнительной платы. Есть функция проведения корпоративных семинаров численностью до 5000 человек и прямых трансляций собраний.

Slack – корпоративный мессенджер с каналами для личных и деловых переписок. Возможность интеграции с десятками сторонних сервисов, включая Google Hangouts, Google Drive, Dropbox, Twitter, Trello и другими. В первую очередь, хорош тем, что у сотрудников в нём нет никаких сторонних каналов и чатов кроме рабочих. Поэтому продуктивность будет значительно выше, чем при использовании обычных мессенджеров.

Trello – сервис для организации дистанционной работы в команде. Удобен для создания задач, которые размещаются в виде карточек на систематизированных по темам досках.

Discord – голосовой мессенджер с текстовым чатом. Изначально был разработан для геймеров, но и для решения бизнес-задач тоже будет полезен.

Glip – инструмент для управления командными задачами. Объединяет в себе чат, возможность обмена файлами, календари и расписания.

Прим. ред. Glip сменил название на RingCentral Video и добавил в сервис видеозвонки.

Как долго продлится пандемия коронавируса, сказать пока не решается никто. Но, одно понятно уже сегодня – мир стремительно меняется, и вряд ли станет прежним. Поэтому бизнесу не стоит воспринимать новые реалии как нечто временное, а стоит извлечь из них максимум пользы для своего дела, не скатываясь в хаос и не поддаваясь панике.