Применение 1С ERP УХ для автоматизации проектной организации

Задача организовать эффективный проектный учёт часто встаёт перед специалистами. Нужно собирать аналитику по проектам, и в то же время быстро выгружать всю информацию о них — чтобы принимать верные решения. Для этого обычно требуются доработки.

Юля Килина и Лада Евтюкова, эксперты департамента бизнес-приложений КРОК, смогли решить задачу с помощью инструментов блока бюджетирования «коробочной» версии 1С. И провели по этой теме митап, где рассказали, как быстро формировать нужные документы и эффективно организовать учёт по краткосрочным бизнес-проектам, используя базовые инструменты 1С ERP УХ.

Делимся записью митапа и важной информацией из него: что важно учитывать в работе, как формировать отчёты, как использовать инструменты 1C ERP УХ. А также кратко описываем, как настроили свою систему.

Что учитывать при организации проектного учёта

Бэкграунд компании

Проектные компании ведут несколько внешних проектов одновременно. Искомый учёт должен адекватно это отражать, и процесс установки и внедрения системы для каждой компании требует индивидуального подхода.

Кроме того, перед началом работы стоит решить методологические задачи и зафиксировать их в учётной политике. Обычно они касаются:

• формирования структуры прямых затрат;
• распределения накладных расходов между проектами;
• разработки методики трансфертного ценообразования — при работе над проектами разных подразделений;
• учёта коммерческих затрат, формирующихся перед началом проекта и направленных на него.

Чем точнее будут описаны методики, тем лучше будет оценка рентабельности и финансовой эффективности проекта.

Отчёты

Кроме стандартных отчётов: по доходам и расходам, по движению денежных встреч, финансовые результаты, управленческий баланс — стоит формировать дополнительные.

Среди них отчёт по маржинальной стоимости в разрезе проектов, отчёт о рентабельности по проектам, распределение денежных средств по проектам, план-факт БДР и план-факт БДДС.

Чтобы сделать дополнительные отчёты, сперва нужно сформировать требования. Они должны исходить от потребителя: собственника, акционера, инвестора, менеджера или исполнителя. Форма и аналитика также могут меняться в зависимости от пользователя.

Формировать отчеты нужно в два этапа.

Сперва задаём структуру строк и колонок, уровни детализации статей доходов и расходов. И определяем состав проекта: что приносит доход, а что требует расходов. Получаем отчётность, удобную для использования, — таблицу данных, опираясь на которую сможем принимать решения по проекту.

Дальше создаём методологию.

• Определяем источники данных, которые будем использовать для ведения проектного учёта и формирования отчётов. Обычно это набор ресурсов, уникальный для каждой компании.
• Определяем варианты использования данных, решаем, какую сумму отразить в отчёте, где и как отражать операции, какую аналитику выгружать и так далее. То есть определяем состав отчётных форм.

Итогом всех наших усилий становится распределение всех доходов и расходов и создание дополнительных отчётов.

Как мы управляем скоупом проекта с помощью 1С ERP УХ

1. Определяем функциональные блоки системы: регламентированный учёт, блок закупок, блок продаж, склад, доставка, расчёты с персоналом и так далее.
2. Выделяем характерные для каждого блока бизнес-процессы. Среди них авансовые отчёты, расчёты по заработной плате, заключение договора с поставщиком, приобретение товаров, инвентаризация.
3. В процессе моделирования собираем требования к шагам и ранжируем их по типам: стандартная функциональность, настройка, кастомизация.
4. Далее мы определяем, где нужна кастомизация, объединяем доработки в блоки, оцениваем и переходим к проектированию.
5. Когда система разработана, проводим локальное, функциональное и интеграционное тестирование.
6. Пишем инструкцию для пользователей.

Для всей работы у нас есть инструмент — интегрированный стенд разработки, который помогает снизить нагрузку и отслеживать все процессы. Как он работает:

• Сначала мы в системе прикладных решений регистрируем все бизнес-процессы и функциональные блоки. Далее описываем процесс по шагам, привязываем требования, которые система ранжирует.
• Затем формируется функциональный дизайн расширения, и разработчику поступает документ с прописанными объектами метаданных. Это позволяет ему исключить ошибки. Дальше разработчик делает проект, который мы тестируем, превращаем бизнес-процесс и передаём заказчику.
• Наконец, бизнес-процесс превращается в инструкцию. Мы дополняем её скриншотами — и всё готово.