Проектная документация: инструкция по применению

Когда клиент приходит в digital-агентство, он уверен, что уже знает все о том, как должны выглядеть его сайт, приложение или социальные сети. Но начинаются первые этапы реализации проекта и оказывается, что он имел в виду совсем другое и все надо переделывать. Избежать этого поможет проектная документация, набор документов, где большинство составляющих создаются в виде графических образов.

О том, как заставить клиента улыбаться и как сократить проектные риски на 90% за счет правильной проектной документации расскажет CEO бизнес digital-агентства INPRO.digital Виталий Арбузов.

Виталий Арбузов

CEO бизнес digital-агентства INPRO.digital

Гайд: этапы создания проектной документации

Для каждого нашего проекта мы разрабатываем уникальную проектную документацию, в которой может быть разный набор элементов в зависимости от задач, типа проекта и пожеланий клиента.

На примере одного из наших недавних кейсов мы покажем, как разработать проектную документацию так, чтобы минимизировать количество правок в ходе реализации, уложиться в сроки и создать проект, который будет соответствовать всем пожеланиям клиента.

1. На первом этапе мы разрабатываем структуру сайта в виде майндмэпа. Она состоит из блоков, которые необходимы для корректного функционирования будущего проекта.  Этот этап мы используем как ориентир для более детальной разработки в будущем. Структуру согласовываем с клиентом сразу, чтобы он видел, как будет выглядеть его сайт. Это делает проще и взаимодействие с клиентом, и работу программистов из нашей команды.
2. На следующем этапе мы изучаем числовые показатели. Результаты нашей работы оформляем не в виде текста, а как схему. Это очень упрощает процесс согласования, потому что нет технических терминов или описания сложной методологии. Тут мы используем общеизвестные инструменты для аналитики — Яндекс.Метрику или Google Analytics. В целом, показатели на этом этапе могут варьироваться в зависимости от целей проекта или количества недостающей информации. В данном случае, мы делаем акцент на анализ целевой аудитории и ее сегментов: гендерные, социальные и возрастные показатели. В результате такого исследования формируем портрет пользователя, собирательный образ посетителя сайта.  
3. На третьем этапе работы над проектной документацией мы анализируем рынок и определяем конкурентные преимущества других игроков. Это может быть новое функциональное или модульное решение, маркетинговый ход или усовершенствованная воронка продаж на сайте. Мы показываем опции конкурентов клиенту и вместе решаем, стоит ли разработать аналогичную функциональность для нашего проекта или усовершенствовать имеющиеся свойства.
4. С учетом обсуждений и комментариев клиента по предыдущим этапам, создаем прототипы. Это схематичные изображения страниц будущего сайта. На этом этапе разработка проектной документации заканчивается, и мы готовим к работе уже классический документ технического задания, где прописываем в текстовом формате все реализованные этапы и согласованные функциональные модули.

Советы бывалых: что необходимо для разработки проектной документации

Мы согласовываем каждый отдельный визуал с клиентом. В начале он может сказать, что это отнимает слишком много его времени, но мы его убеждаем, что в долгосрочной перспективе сотрудничества от такого подхода выиграют все. Если элементы проектной документации утверждены, правок в процессе реализации почти не будет, проект будет разрабатываться быстро и с учетом всех пожеланий со стороны клиента. Мы уже несколько лет работаем с таким подходом, и вот без чего он точно невозможен:

1. Бизнес-экспертиза исполнителя. Знанием функциональных модулей и языков программирования тут не обойтись. Клиент может вообще не знать ничего о технических аспектах проекта. Выстраивайте коммуникацию на понятном ему языке: говорите о бизнес-целях, конкурентах, позиционировании и желаемых результатах.
2. Аналитика. Соберите изначально как можно больше данных, причем не только числовых. Так вы выясните сильные и слабые стороны проекта вашего клиента и сможете предложить ему варианты решения. Даже если сбор данных не стоит у вас в договоре как отдельная задача, мы советуем анализировать рынок, чтобы и клиент был доволен, и у вас был достойный кейс в портфолио.
3. Фасилитация. Чем схематичней и проще визуалы в проектной документации — тем больше информации клиент понимает, тем более развернутые правки и комментарии он дает. От этого напрямую зависит простота вашего взаимодействия в дальнейшем. Если все вопросы вы обсудите с клиентом на этапе утверждения технического задания, то дальше вы легко будете проходить формальные точки согласования по проекту.

Для нас проектная документация — важнейшая составляющая digital-проекта. Мы очень советуем вам попробовать такой подход: вы увидите, как увеличится скорость согласования технического задания и эффективность выполнения самого проекта.