Как вернуть ощущение комфортного офиса без офиса

Мария Зернова

HR Brand specialist в SEMrush

Работа на самоизоляции — это когда все вокруг меняется, а ты толком и не понимаешь, удалось ли адаптироваться. Это сложный период, когда необходимо особенно чутко прислушиваться к настроению и запросам коллег, помогая справиться с возникающими трудностями и вопросами.

В течение всего времени самоизоляции мы задаемся вопросом о том, как сделать работу из дома еще более комфортной для наших сотрудников. Предвкушая скептическое «А вы не пробовали просто спросить у самих коллег?», отвечу «Да! Именно на основании их ответов и были сделаны все изменения». Делимся опытом в надежде, что вы найдете что-то полезное для своей компании.

Обустраиваем рабочие места

Неделя самоизоляции в конце марта прекрасно отражала первую стадию принятия неизбежного, когда все находятся в полном отрицании происходящего. Это та самая ситуация, когда мы не отменяем бронь переговорной «на всякий случай», не забираем личные вещи из кабинета, планируя вскоре вернуться.

Находясь дома, мы стараемся максимально окружить себя привычными для офиса вещами, чтобы в общем хаосе неопределенности ощущать себя в безопасности. Для этого с середины марта в офисах SEMrush стартовала доставка мебели, личных вещей и канцелярских принадлежностей, которая, кстати, пользуется большим спросом до сих пор. Несколько раз в неделю наши коллеги из административного собирают заявки, после чего отправляют заказы на домашние адреса, обеспечивая коллег всем необходимым.

Да-да, очевидно, что каждому сотруднику нужны рабочий стол с любимой кружкой, кресло и стабильное интернет-соединение, и такая рекомендация точно не попадет в Золотой фонд советов работодателя. Но это — основа комфорта. Обеспечивая все необходимое для базовой работы, мы смогли приступить к решению более весомых трудностей.

К моменту официального объявления первой нерабочей недели наши коллеги уже находились на самоизоляции, что существенно облегчило адаптацию к новому режиму. После его продления еще на месяц мы попросили сотрудников поделиться тем, что их беспокоит. Сразу оговорюсь, что речь шла не только о рабочих процессах, но и об общем эмоциональном, психологическом состоянии. Мы все были в одной лодке неопределенности, в которой каждый мог помочь обнаружить, а после предложить свои пути решения проблем.

Пока процесс сбора и обработки ответов сотрудников был в самом разгаре, мы разослали по всем офисам дайджест с подборкой полезных сайтов и приложений. В их числе были ссылки на инструменты для распределенной работы, онлайн-тренировки, игры и квизы, а также на развивающие программы и курсы для детей.

А вот некоторые из наиболее популярных ответов сотрудников:

• нехватка физической активности;
• общая тревожность из-за ситуации с коронавирусом;
• нехватка внерабочего личного общения.

Организуем тренировки и проводим лекции для здоровья

Проблему, связанную со снижением активности, мы решили, организовав для сотрудников бесплатные онлайн тренировки. Каждое утро в будни коллеги начинают с бодрящей зарядки, а дважды в неделю могут присоединиться к занятиям йогой или стретчингом. Кстати, лайфхак от тренера: удаление записи тренировки через 48 часов вместо постоянного свободного доступа в папке значительно увеличивает количество участников. И это работает!

Чтобы предупредить проблемы, возникающие из-за постоянного нахождения в положении сидя, нужны были другие меры. Для этого мы пригласили специалиста, который провел 4 теоретические лекции, посвященные болезням позвоночнику и основным проблемам спины, подкрепив их практическими упражнениями.

Снижаем тревожность, увеличиваем открытую коммуникацию

В обычное время наши коллеги могли посетить психолога прямо в офисе, чтобы обсудить беспокоящие их темы и получить рекомендации. Эта возможность сохранилась и в период самоизоляции, но уже в формате онлайн. Конечно, очень важно иметь возможность начать диалог со специалистом, но далеко не всегда можно объяснить, что именно беспокоит. Чтобы помочь наш коллегам справиться с общим состоянием стресса в период карантина и дать рекомендации по возвращению чувства спокойствия и внутренней гармонии, мы пригласили психолога. Она провела 2 вебинара, посвященных стрессоустойчивости и переживаниям из-за пандемии.

Одним советом психолога очень хочется поделиться: обязательно напишите список дел, которые приносят вам радость и удовольствие. И в ситуациях, когда все будет валиться из рук, обязательно сделайте что-то из этого списка.

Еще одним действенным способом в снижении уровня стресса стали регулярные Q&A сессии с СEO компании, которые проходят онлайн дважды в месяц. До начала встречи можно отправить вопросы, посвященные стратегии, организации работы офисов, личному опыту и всему, что связано с компанией. Часть встречи отведена ответам на заранее отправленные вопросы, оставшееся время — живому общению и вопросам, возникающим по ходу него. Польза таких сессий не только в том, что коллеги получают развернутые ответы на самые популярные темы, обсуждаемые среди коллег. Открытая коммуникация, возможность прямого контакта с руководством, прозрачность всех процессов внутри компании помогают ощутить стабильность и уверенность.

К сожалению, уверенность в собственной компании и мерах, которые в ней предприняты, не может обезопасить от ситуаций, когда теряет работу кто-то из членов семьи. Чтобы поддержать сотрудников, чьи супруги были уволены из-за пандемии, мы открыли внутренний фонд помощи, который обеспечивает единоразовую выплату семье этого сотрудника. Создавая комфортные условия для длительной самоизоляции наших коллег, мы стремимся распространить это и на их ближайшее окружение.

Напоминаем, что мы всегда рядом… просто пока онлайн

Кстати, о ближайшем окружении и комфорте. Очень большое количество отзывов было посвящено отсутствию личного общения в офисе и вне его, нехватке кофейных ритуалов и самого ощущения SEMrush атмосферы. Да, сейчас мы не можем проводить корпоративные вечеринки, игры, посиделки и выездные тимбилдинги с командами, но очень хочется, чтобы коллеги не забывали об этой атмосфере, сохранив часть ее у себя дома. Чтобы помочь в этом, в мае сотрудники всех офисов получили большие фруктовые наборы с защитными корпоративными масками и открытками на память.

А для детей наших коллег были предложены обучающие программы, разделенные по возрастам: онлайн-садик для детей от 2 до 7 лет и школа для детей от 5 до 10 лет, включающая уроки английского, математики, логики и подготовку к школе.

Конечно, сами коллеги делают огромный вклад в то, чтобы коммуникация продолжалась и были поводы увидеться и провести время вместе, пусть и удаленно. Online Quiz, онлайн-интенсив по мобильной фотографии, конкурс для тех, кто готовится к лету, и многое другое, что помогает не только оставаться на связи, но и продолжать постоянное развитие.

Ну что, стало комфортнее?

Да, и это показали результаты второго опроса, проведенного в мае:) Ощущается плавное смещение вектора со смятенности, тревожности и непонимания происходящего к внутреннему спокойствию. Каждый шаг, предпринятый нами, будь то обеспечение коллег мебелью или отправка фруктовых посылок, дает им ощущения заботы и присутствия, а это существенная составляющая комфорта.

Конечно, описанное в статье — это не результат, а часть длительного процесса адаптации, который продолжается до сих пор, и приятно осознавать, что проведенная работа приносит свои плоды.