MoM: Как? Зачем? Почему?
Senior Business Analyst Новео Виктория систематизирует информацию о Minutes of Meeting, иллюстрируя хорошие практики примерами.
2К открытий8К показов
В аутсорс-разработке онлайн-встречи и воркшопы с заказчиком – неотъемлемая часть работы: обычно именно в ходе таких созвонов проясняются детали разработки, функциональность и архитектура приложения. И, конечно, всё, о чем договорились на встрече, необходимо зафиксировать, чтобы не забыть ни одной детали и убедиться, что информация понимается всеми одинаково.
MoM (Minutes of Meeting) – это протокол встречи, который составляется с одной большой целью: зафиксировать договоренности. Это письменный отчет о том, что обсуждалось и решалось в ходе встречи. MoM помогают сохранить ключевые моменты и решения, обеспечивают ясность и единое понимание между всеми участниками встречи, между командой разработки и стейкхолдерами со стороны заказчика.
Зачем нужны MoM?
- Юридическая значимость: во многих странах Евросоюза электронная переписка имеет юридическую силу. Это делает MoM важным документом для подтверждения соглашений и решений.
- Прозрачность коммуникаций: MoM обеспечивают четкость коммуникаций между командой проекта, клиентами и другими заинтересованными сторонами. MoM помогают подтвердить договоренности и зафиксировать ожидания.
- Отслеживание деталей: MoM помогают вспомнить обсуждаемые нюансы и следить за выполнением задач.
Как правильно готовить MoM?
1. Агенда: с чего начинается любая встреча или воркшоп.
Иногда агенда – это просто сообщение в мессенджере: “Планируем презентовать разработанный функционал и обсудить приоритеты на следующий релиз”. Это может быть и список вопросов, требующих подготовки и сбора информации, которые заранее отправляются на электронную почту. В любом случае, агенду стоит подготовить заранее.
Пример агенды:
Call agenda 11/01/2024
Features to review:
- Dashboard states (Figma link)
MVP features questions:
- Notifications: when and by which action the notifications are marked as seen?
- Templates: it seems that this functionality is already implemented (spec link), minor changes in UI can be done. TBD on the call.
- Bookmarks: shall the bookmark be shared among the workgroups/roles or bookmarks are saved on a profile level?
To clarify with CTO:
- SSO Authorization: what SSO provider shall be used? Any API documentation?
- Integration with CRM: do you have the API documentation?
To clarify with the marketing team:
- How often are the marketing leaflets updated?
- Are leaflets different for different stores or points of sales?
2. Подготовка и фасилитация встречи
Всем участникам встречи стоит разослать приглашения и агенду на электронную почту. Однако перед тем, как рассылать приглашения, оцените следующие моменты:
- Тайминг встречи: сколько примерно времени потребуется на обсуждение? Подсказка: встречи дольше, чем на 1.5 часа, планировать не стоит. Лучше укладываться в 1 час или меньше.
- Участники: возможно, не всем стейкхолдерам со стороны заказчика, а также членам команды, нужно присутствовать на встрече. Чем меньше участников встречи – тем проще ее планировать. Пройдитесь по вопросам агенды и подумайте, кому адресован каждый вопрос.
Отлично, встреча запланирована, приглашения разосланы. Что делать на самой встрече?
- Следите за временем: убедитесь, что встреча не выходит из тайминга.
- Агенда: избегайте оффтопиков и излишнего углубления в детали, которые можно обсудить позднее.
Если время подходит к концу, но еще не все вопросы обсудили, стоит поднять вопрос об организации следующего созвона, где можно будет обговорить то, что осталось.
3. Пишем MoM по email
MoM по электронной почте – это универсальный и самый распространенный способ коммуникации на проектах. Скорее всего, именно так будут рассылаться репорты встреч с заказчиком.
Полезные советы:
- Хорошо написать MoM в текстовом документе и дать его отревьюить другим членам команды, например, менеджеру проектов.
- Хорошо писать MoM, исходя из агенды: например, дописать ответы на вопросы агенды в том же документе, выделив их другим цветом.
- MoM можно отправить не только в виде обычного письма с описанием деталей встречи, но и ссылкой на текстовый документ с MoM в Google Doc. Стейкхолдеры могут просматривать документ и оставлять комментарии.
- Если какие-либо из вопросов не были оговорены на встрече, в MoM можно также упомянуть об этом и договориться о следующей встрече.
Пример MoM по email:
Hello Antoine,
Thank you for the workshop 11/01/2024. According to our call, we agreed:
- The Dashboard mockups are validated (Figma link)
- Notifications: marking them as “seen” should require a user action, e.g. marking the checkboxes or select all of them and perform mass action “Mark as seen”
- The templates functionality is already implemented, but some screens are missing for new actions. First drafts will be ready next week till Friday 19/01 approx.
The following inputs are expected from Pierre (CTO) during the next two weeks:
- SSO description and API documentation (likely Azure AD will be used).
- API documentation for the integration with the CRM that is currently used.
- User data storage architecture description.
As we agreed with Emma (CMO):
- We are waiting for some current marketing leaflets examples to know what functionalities are expected for templates.
- Leaflets can be of two kinds:
- General, common for all stores in all locations.
- Specific for one location (a city, town or district).
Best regards,
Noveogroup Analyst
4. Пишем MoM в мессенджерах
MoM в мессенджерах – это популярный способ коммуникации на длительных проектах, где построены доверительные отношения с заказчиком. Обычно на встречах обсуждается множество деталей, которые важно не забыть, поэтому основная цель MoM – это сохранить все детали, которые обсудили на воркшопе.
Полезные советы:
- MoM следует писать только в публичных каналах, к которым имеет доступ ваш PM или другие члены команды. Это помогает сохранить прозрачность в коммуникациях.
- Если обсуждение началось в личных сообщениях, переносите дискуссию в публичные каналы. Это касается не только MoM, но и любых дискуссий на проекте.
- Полезно тегать участников встречи в MoM-сообщениях, чтобы они были в курсе всех договоренностей.
12/11/2023 Workshop
@Pierre, @Antoine, and @Catherine, please have a look on the notes after our call. We’ve discussed the following:
- We are planning to develop the desktop web application for the MVP. However, in the future versions the Linux-based desktop app is expected (TBD at the beginning of the 2024)
- The following email notifications are expected in scope of the MVP:
- Reminders: on the day of the event in the morning.
- Weekly reports: Monday morning for the previous week.
- Monthly reports: at the beginning of a new month for the previous month, when the report is ready according to the task schedule.
- Performing issues: after 1 hour if it’s not yet resolved.
- Event is fully booked: registration is no longer available.
- Emails for each registration are not needed.
- Color scheme currently in use is outdated. We are awaiting the new version of the UI kit from @Antoine and will then update our mockups.
- The “Back” button shall be removed on all pages with settings. The navigation will be reconsidered.
- Next week we’ll have a workshop with your CTO @Pierre to discuss the architecture design. We’d like to invite our backend developer and DevOps to this workshop as well.
- You won’t be available next Wednesday 18/01/2024, so please @Catherine let us know when you’re available for the next call.
Вуаля, ваши договоренности должным образом зафиксированы и отправлены всем участникам! Вы великолепны! 🙂
2К открытий8К показов