MoM: Как? Зачем? Почему?

В аутсорс-разработке онлайн-встречи и воркшопы с заказчиком – неотъемлемая часть работы: обычно именно в ходе таких созвонов проясняются детали разработки, функциональность и архитектура приложения. И, конечно, всё, о чем договорились на встрече, необходимо зафиксировать, чтобы не забыть ни одной детали и убедиться, что информация понимается всеми одинаково.

MoM (Minutes of Meeting) – это протокол встречи, который составляется с одной большой целью: зафиксировать договоренности. Это письменный отчет о том, что обсуждалось и решалось в ходе встречи. MoM помогают сохранить ключевые моменты и решения, обеспечивают ясность и единое понимание между всеми участниками встречи, между командой разработки и стейкхолдерами со стороны заказчика.

Зачем нужны MoM?

• Юридическая значимость: во многих странах Евросоюза электронная переписка имеет юридическую силу. Это делает MoM важным документом для подтверждения соглашений и решений.
• Прозрачность коммуникаций: MoM обеспечивают четкость коммуникаций между командой проекта, клиентами и другими заинтересованными сторонами. MoM помогают подтвердить договоренности и зафиксировать ожидания. 
• Отслеживание деталей: MoM помогают вспомнить обсуждаемые нюансы и следить за выполнением задач.

Как правильно готовить MoM?

1. Агенда: с чего начинается любая встреча или воркшоп.

Иногда агенда – это просто сообщение в мессенджере: “Планируем презентовать разработанный функционал и обсудить приоритеты на следующий релиз”. Это может быть и список вопросов, требующих подготовки и сбора информации, которые заранее отправляются на электронную почту. В любом случае, агенду стоит подготовить заранее.

Пример агенды:

Call agenda 11/01/2024

Features to review:

• Dashboard states (Figma link)

MVP features questions:

• Notifications: when and by which action the notifications are marked as seen?
• Templates: it seems that this functionality is already implemented (spec link), minor changes in UI can be done. TBD on the call.
• Bookmarks: shall the bookmark be shared among the workgroups/roles or bookmarks are saved on a profile level?

To clarify with CTO:

• SSO Authorization: what SSO provider shall be used? Any API documentation?
• Integration with CRM: do you have the API documentation?

To clarify with the marketing team:

1. How often are the marketing leaflets updated?
2. Are leaflets different for different stores or points of sales?

2. Подготовка и фасилитация встречи

Всем участникам встречи стоит разослать приглашения и агенду на электронную почту. Однако перед тем, как рассылать приглашения, оцените следующие моменты:

• Тайминг встречи: сколько примерно времени потребуется на обсуждение? Подсказка: встречи дольше, чем на 1.5 часа, планировать не стоит. Лучше укладываться в 1 час или меньше.
• Участники: возможно, не всем стейкхолдерам со стороны заказчика, а также членам команды, нужно присутствовать на встрече. Чем меньше участников встречи – тем проще ее планировать. Пройдитесь по вопросам агенды и подумайте, кому адресован каждый вопрос.

Отлично, встреча запланирована, приглашения разосланы. Что делать на самой встрече?

• Следите за временем: убедитесь, что встреча не выходит из тайминга.
• Агенда: избегайте оффтопиков и излишнего углубления в детали, которые можно обсудить позднее.

Если время подходит к концу, но еще не все вопросы обсудили, стоит поднять вопрос об организации следующего созвона, где можно будет обговорить то, что осталось.

3. Пишем MoM по email

MoM по электронной почте – это универсальный и самый распространенный способ коммуникации на проектах. Скорее всего, именно так будут рассылаться репорты встреч с заказчиком.

Полезные советы:

• Хорошо написать MoM в текстовом документе и дать его отревьюить другим членам команды, например, менеджеру проектов.
• Хорошо писать MoM, исходя из агенды: например, дописать ответы на вопросы агенды в том же документе, выделив их другим цветом.
• MoM можно отправить не только в виде обычного письма с описанием деталей встречи, но и ссылкой на текстовый документ с MoM в Google Doc. Стейкхолдеры могут просматривать документ и оставлять комментарии.
• Если какие-либо из вопросов не были оговорены на встрече, в MoM можно также упомянуть об этом и договориться о следующей встрече.

Пример MoM по email:

Hello Antoine,

Thank you for the workshop 11/01/2024. According to our call, we agreed:

• The Dashboard mockups are validated (Figma link)
• Notifications: marking them as “seen” should require a user action, e.g. marking the checkboxes or select all of them and perform mass action “Mark as seen”
• The templates functionality is already implemented, but some screens are missing for new actions. First drafts will be ready next week till Friday 19/01 approx.

The following inputs are expected from Pierre (CTO) during the next two weeks:

• SSO description and API documentation (likely Azure AD will be used).
• API documentation for the integration with the CRM that is currently used.
• User data storage architecture description.

As we agreed with Emma (CMO):

• We are waiting for some current marketing leaflets examples to know what functionalities are expected for templates.
• Leaflets can be of two kinds:
• General, common for all stores in all locations.
• Specific for one location (a city, town or district).

Best regards,

Noveogroup Analyst

4. Пишем MoM в мессенджерах

MoM в мессенджерах – это популярный способ коммуникации на длительных проектах, где построены доверительные отношения с заказчиком. Обычно на встречах обсуждается множество деталей, которые важно не забыть, поэтому основная цель MoM – это сохранить все детали, которые обсудили на воркшопе.

Полезные советы:

• MoM следует писать только в публичных каналах, к которым имеет доступ ваш PM или другие члены команды. Это помогает сохранить прозрачность в коммуникациях.
• Если обсуждение началось в личных сообщениях, переносите дискуссию в публичные каналы. Это касается не только MoM, но и любых дискуссий на проекте.
• Полезно тегать участников встречи в MoM-сообщениях, чтобы они были в курсе всех договоренностей.

12/11/2023 Workshop

@Pierre, @Antoine, and @Catherine, please have a look on the notes after our call. We’ve discussed the following:

1. We are planning to develop the desktop web application for the MVP. However, in the future versions the Linux-based desktop app is expected (TBD at the beginning of the 2024) 
2. The following email notifications are expected in scope of the MVP: 
3. Reminders: on the day of the event in the morning.
4. Weekly reports: Monday morning for the previous week.
5. Monthly reports: at the beginning of a new month for the previous month, when the report is ready according to the task schedule.
6. Performing issues: after 1 hour if it’s not yet resolved.
7. Event is fully booked: registration is no longer available.
8. Emails for each registration are not needed.
9. Color scheme currently in use is outdated. We are awaiting the new version of the UI kit from @Antoine  and will then update our mockups.
10. The “Back” button shall be removed on all pages with settings. The navigation will be reconsidered.
11. Next week we’ll have a workshop with your CTO @Pierre to discuss the architecture design. We’d like to invite our backend developer and DevOps to this workshop as well. 
12. You won’t be available next Wednesday 18/01/2024, so please @Catherine let us know when you’re available for the next call.

Вуаля, ваши договоренности должным образом зафиксированы и отправлены всем участникам! Вы великолепны! 🙂