Что такое IT-активы и как ими управлять с точки зрения затрат

Как вообще оценить пользу от вложений в информационные технологии? Компании покупает какое-то ПО или устанавливает оборудование, им кто-то пользуется, но какой в этом экономический смысл — не всегда понятно. Получает ли бизнес какую-то финансовую пользу от вложений в ИТ? Чтобы ответить на этот вопросу как раз и существуют программы по управлению ИТ-активами. Рассказываем, как они устроены. 

ИТ-актив — это совокупность ресурсов и способностей, от которых зависит деятельность организации.

Структуру ИТ-актива можно условно разделить на материальные и нематериальные элементы. Материальные — это финансы, данные и системы, а нематериальные — процессы, знания, менеджмент и организация. Персонал не входит ни в одну из категорий.

Например, затраты на персонал будут складываться из количества сотрудников и знаний, которыми они обладают. Можно приобрести систему, которую смогут обслуживать 10 джунов, но суммарно они обойдутся компании дешевле, чем найм сеньора с узкой специализацией для разработки системы с аналогичной функциональностью. 

Рассмотрим чуть подробнее, из чего может складываться стоимость владения ИТ-активом:

1. Цена лицензий на использование продукта.
2. Стоимость обслуживания сервера, на котором размещена система и ее база данных.
3. Затраты на содержание специалиста по продукту или центра компетенций внутри компании.
4. Затраты на предоставление доступа в интернет.
5. Затраты на оборудование рабочих мест.
6. Затраты на смежные программные продукты, которые обеспечивают работоспособность Comindware Управление закупками.

Для понимания всех аспектов проблемы стоит учесть, что на одном сервере может находиться множество программных решений. Центр компетенций, особенно созданный в рамках ИТ-отдела, часто обслуживает другие системы и процессы. В предложенную модель можно также добавить косвенные затраты на обслуживание помещений, управление смежными процессами и т.д.

Из приведенного примера видно, что оценка актива на основе стоимости отдельного компонента не позволяет рассчитать точные показатели его финансовой эффективности. Адекватно определить стоимость ИТ-актива возможно только на основе модели, которая точно рассчитывает совокупные затраты на владение.

Роль ITAM и ITSM в управлении ИТ-активами

IT Asset Management (ITAM) — это дисциплина, которая помогает рационально проектировать, внедрять и управлять финансовым учетом ИТ-активов предприятия.

Заметим, что ITAM — это не только модель учета имущества, но и набор бизнес-процессов, которые контролируют финансовые потоки. Для полноценного внедрения ITAM компании предстоит скорректировать и свою систему финансового учета, и свою организационную структуру, и свои внутренние регламенты. 

Ведущем источником знаний по ITAM, начиная с 2008 года, остается IBPL (IAITAM Best Practice Library) — библиотека лучших практик по управлению ИТ-активами. Она насчитывает около 12 ключевых процессов:

• управление ITAM-программой (Program Management);
• управление закупками (Acquisition Management);
• учет ИТ-активов (Asset Identification);
• коммуникации и обучение (Communication and Education);
• управление соответствием (Compliance Management);
• управление выводом из эксплуатации (Disposal Management);
• управление документацией (Documentation Management);
• управление финансами (Financial Management);
• управление соответствием требованиям законодательства (Legislation Management);
• управление политиками (Policy Management);
• управление проектами (Project Management);
• управление поставщиками (Vendor Management).

Говоря об ITAM, стоит пару слов сказать и об ITSM, поскольку на первый взгляд эти две методологии рассматривают ИТ в качестве самостоятельно актива предприятия, однако между ними есть фундаментальное различие.

• ITSM — это взгляд на ИТ, как на услугу. Взгляд на то, что владелец продукта должен сделать и какими ресурсами обладать, чтобы удовлетворить потребности заказчика.
• ITAM — это взгляд на ИТ, как на единицу имущества предприятия. Взгляд на то, сколько денег компания тратит на информационные технологии и какую прибыль получает взамен?

Внедрение ITAM не направлено на то, чтобы улучшить качество владения технологией, а лишь делает затраты на нее более прозрачными и контролируемыми. Противопоставлять эти методологии нет смысла, они отлично дополняют друг друга.

О роли первичного учета в управлении ИТ-активами

Управление ИТ-активом построено на данных, которые сообщают о его состоянии, качествах, движении и связанных финансовых потоках. Эти данные можно получить только из процессов. Если отвлечься от стандарта IBPL, то можно выделить 4 основных процесса в рамках жизненного цикла актива.

1. Управление закупками
2. Учет и контроль ИТ-актива (идентификация, организация учета, контроль изменений)
3. Управление контрактами
4. Управление финансами

Все эти процессы взаимосвязаны друг с другом, поскольку оперируют одними и теми же данными. Например, если оборудование не поставлено на учет, то отследить его движение даже внутри организации будет невозможно.

Даже самая примитивная система учета позволяет ответить на основные вопросы, которые волнуют финансового директора:

1. Когда было куплено оборудование и было ли куплено вообще?
2. Для чего оно было куплено?
3. Кто за него отвечает?
4. Где найти договоры и техническую документацию по оборудованию? 
5. Где оно находится в данный момент времени и в каком состоянии? 

Плохая организация системы учета ведет к невозможности управлять ИТ-активом, к частым инвентаризациям, растратам, просроченному SLA и избыточным административным расходам.

Наконец, без учета специфики ИТ-актива невозможно оценить эффективность затрат: рассчитать TCO, ROI, себестоимость сервисов и бизнес-приложений.

Процессы и учетные данные

Мы не будем подробно рассматривать внедрение конкретных учетных моделей, обратим внимание только на несколько аспектов их применения с точки зрения цифровизации.

Модель данных учета ИТ-активов

В процессе закупок компания как бы генерирует поток данных, часть из которых представляют ценность для учета актива. К таким данным относится название продукта, цена лицензий, стоимость доработок на этапе внедрения, сопутствующие расходы на персонал и так далее. Учетная модель ИТ-актива обычно включает несколько категорий данных:

• Финансовые данные: цена покупки, информация о поставщике, стоимость обслуживания.
• Данные по контрактам: условия и положения, гарантийные обязательства, положение об аренде, соглашение о поддержке.
• Инвентаризационные данные: местоположение, владелец, состояние актива.

Часть этой информации доступна в технической документации, часть можно извлечь из финансовой ведомости, часть находится в ведении отдела кадров. Чтобы поставить ИТ-актив на баланс в качестве имущественной едицины, нужно научиться извлекать учетные данные из бизнес-процессов,или же внедрить отдельный процесс постановки актива на учет.

Бизнес-процессы управления ИТ-активами

Контроль финансовых потоков можно осуществлять только в рамках конкретного бизнес-процесса, например, закупок оборудования. С точки зрения управления ИТ-активами важно получить ответы на следующие вопросы:

1. Как определить тип затрат?
2. Кто несет ответственность за финансирование ИТ?
3. Каков порядок такого финансирования?
4. Каким образом будет происходит контроль за финансированием?
5. Откуда брать отчеты о расходовании финансовых средств?
6. Каким образом нужно планировать расходы?
7. Каким образом выстроить работу с бухгалтерией?

Ответом на подобные вопросы должны стать регламенты, которые закрепляют порядок взаимодействия между финансовой службы и другими подразделениями компании в рамках ITAM-инициатив.

Реализация программ управления ИТ-активами

У организации должно быть понимание, какие финансовые потоки она хочет контролировать и какими средствами этого можно добиться. В зависимости от этого можно подобрать решение.

Например, система автоматического продления лицензий. Такие системы помогают отслеживать сроки окончания лицензий и показывают, в каком объеме они используются, нужно ли докупать новые или наоборот сокращать их количество. Если у компании 2-3 программных продукта и в штате работает около 10 человек, то смысла в такой системе нет никакого. Однако если продуктов больше 30, а в штате работает порядка 1000 человек, то продление лицензий уже вызывает трудности.

Под каждую задачу можно разработать свое отдельное решение:

• под закупки дополнительных вычислительных мощностей,
• под сдачу своего оборудование в аренду,
• под приобретения облачных хранилищ,
• под закупку нового оборудования,
• и т.д.

Однако для этого потребуется разработать модель данных и соответствующие бизнес-процессы, которые обеспечат управление активом и контроль над финансовыми потоками. Для этого лучше всего использовать BPMS. Данный класс систем обеспечит внедрение самих процессов и создание управленческой отчетности для руководителей компании.

Наша компания Comindware сталкивалась с реализацией подобных задач и может помочь Вам решить их в Comindware Business Application Platform, на которой можно создавать бизнес-приложения, в том числе для учета ИТ-активов, сдачи в аренду, контроля оплаты и движения актива внутри организации.