Как меняется жизнь на госзаказе с цифровизацией: когда ты больше не человек с папками

Госзаказ долго ассоциировался с кипами бумаг, дедлайнами «на вчера» и бесконечными правками. Но за последние несколько лет профессия резко сменила вектор. Цифровизация изменила сам подход к работе, роли специалистов и даже карьерные траектории. Рассказываем, как IT и автоматизация перестроили систему изнутри.

Бумаги стало меньше, а обязанностей больше

С переходом на электронные процедуры, закупки действительно стали технически проще: не нужно больше пересобирать сканы, распечатывать каждую страницу в трёх экземплярах и бегать с флешкой между кабинетами. Профессия перешла из операторской в аналитико-юридическую. Теперь закупщик меньше кликает мышкой и больше думает. Нужно:

• проверять расчёт НМЦК — начальной максимальной цены контракта, 
• правильно заполнять описание объекта закупки, 
• отслеживать изменения в регламенте,
• быстро реагировать, если система зависла в день публикации,
• уметь читать документацию и сразу видеть риски,
• работать с аналитикой по тендерам,
• ориентироваться в IT-среде: ЕИС, цифровые подписи, сервисы ИИ.

До цифровизации заказчики прикрепляли спецификацию отдельным файлом. А участники чаще всего просто копировали описание закупки и не меняли параметры. Сейчас всё структурировано — рассматривать стало быстрее и легче. Система сама формирует контракт на основе извещения и заявки поставщика. Это реально экономит время, а поставщики теперь реже ошибаются. Но нам приходится разбираться и в логистике, и в IT, и в юриспруденции. Иногда закупаешь что-то, чего в жизни не видел: от туалетной бумаги до медоборудования.

Евгения Евстратоваспециалист по закупкам в Таганрогской поликлинике ФМБА России

Ключевые решения, контроль и реагирование всё ещё на человеке

С чем работает закупщик каждый день

Каждый день специалист по закупкам переключается между разными системами и интерфейсами. Много окон — один из минусов текущей цифровой эпохи. А вот с чем нужно работать:

• ЕИС — Единая информационная система в сфере закупок. Главный портал, на котором публикуют всю информацию о госзакупках: от планов до контрактов. Через него идёт 100% коммуникации между заказчиком, поставщиком и контролёрами.
• РТС-тендер — Российская торговая система. Одна из самых надёжных электронных торговых площадок. Стабильно работает, интерфейс понятный, отзывчивая поддержка. Часто используют для конкурентных закупок.
• Сбербанк-АСТ — Автоматизированная система торгов Сбербанка. Крупная федеральная площадка, где проходит множество конкурсов. В интерфейсе сложно разобраться с первого раза.
• Росэлторг (ЕЭТП) — Единая электронная торговая площадка. На ней проводят аукционы и конкурсы. Часть участников называет её «тяжеловесом» — много функций, интерфейс перегружен.
• ЕАТ «Берёзка» — Единый агрегатор торговли. Онлайн-магазин для закупок малого объёма. Похож на маркетплейс по задумке и должен быть удобным. На практике часто зависает.
• Эконом-Эксперт. Коммерческая программа, помогающая делать всё: от расчёта начальной цены до анализа контрактов и отчётов.
• Электронный бюджет. Система Минфина, через которую заказчики формируют планы-графики, обоснования и ведут бюджетные расчёты. Плотно интегрирована с ЕИС.
• Электронная подпись (ЭП). Цифровая идентификация, без которой невозможно отправить заявку или подписать контракт. Потерял ключ или сломался токен — пролетаешь мимо конкурса.

«Эконом-Эксперт» спасает с 2014 года, это моя правая рука. Там всё: расчёты, отчёты, реестры. Поддержка отлично работает. А вот с «Берёзкой» отношения сложнее. Она часто тормозит, ассортимент неполный — работать некомфортно.

Евгения Евстратоваспециалист по закупкам в Таганрогской поликлинике ФМБА России

В игру вступает ИИ: антикартель и тендерный интеллект

ИИ уже участвует в закупках и борется против сговоров. Звучит как фантастический фильм, но это реальность. Федеральная антимонопольная служба выделила 241,4 млн рублей на внедрение ИИ в систему «Антикартель». Что умеет цифровой помощник в госзаказе:

• выявлять картельные сговоры и аномалии в торгах,
• искать противоречия в тендерной документации,
• предлагать оптимальные условия участия.

Роль человека по-прежнему остаётся ключевой. Именно он принимает решения, ведёт переговоры и управляет нестандартными ситуациями.

Кто выигрывает от цифровизации

Цифровая трансформация в госзакупках перераспределяет усилия, время и бюджет. Все участники рынка получили профит.

Что получили заказчики:

• прозрачность всех этапов закупки, от извещения до оплаты,
• автоматизированную приёмку, платежи, документооборот,
• возможность работать удалённо и без беготни с бумажками.

Что получили поставщики:

• доступ к тендерам со всей страны без поездок и бланков,
• алгоритмы, которые подбирают подходящие закупки под конкретную специализацию,
• системы, которые подсказывают, как оформить заявку.

В итоге снизились барьеры входа в госзаказы для малого бизнеса. Рынок стал шире, и это заметили на уровне регионов.

Когда закупка становится прозрачной и быстрой, это чувствуется даже на уровне жизни:

• больницы получают лекарства без недельных задержек,
• в школы успевают привозить компьютеры до начала учебного года,
• государство всё чаще заказывает у «зелёных» производителей — тех, кто работает экологично.

В программе «Эконом-Эксперт» можно быстро рассчитать НМЦК по лекарствам. Раньше тратила много времени, особенно если в заказе 20+ наименований. Сейчас — другое дело.

Евгения Евстратоваспециалист по закупкам в Таганрогской поликлинике ФМБА России

Чего ждать дальше: вызовы, переходные боли и роль человека

Полная цифровизация скоро охватит весь сектор госзакупок. Уже сейчас система автоматически заполняет контракты, документы подписываются ЭЦП. Но остались нерешённые сложности:

• ведомства используют разный софт, синхронизации между ними нет,
• на рынке не хватает IT-специалистов, которые разбираются в закупках,
• многие действующие сотрудники не готовы к постоянному обучению и перестройке процессов.

Как результат, всё чаще в госзакупках появляются новые профессии:

• стратег по закупочной политике — отвечает за долгосрочную экономию и эффективность,
• риск-менеджер — анализирует тендеры на предмет нарушений и потенциальных сбоев,
• аналитик тендерных данных — обрабатывает массивы заявок, находит закономерности, помогает автоматизировать.

Цифровизация не убирает человека, а требует от него больше кругозора и ответственности.

Правила работы с закупками обновляются постоянно, а система усложняется. Штрафов стало больше. Приходится всё время учиться, проходить повышение квалификации.

Евгения Евстратоваспециалист по закупкам в Таганрогской поликлинике ФМБА России

Выводы

• Профессия закупщика изменилась: стало меньше ручной работы, появилось больше аналитики.
• Цифровизация упростила жизнь обычным людям благодаря электронным платежам и обращениям.
• Искусственный интеллект берёт на себя рутину и контроль. Человеку остаётся роль интерпретатора, переговорщика и контролёра.

Читайте также:

• ИИ-поиск: почему люди перестали гуглить и как это меняет интернет
• Почему технологии 80-х тормозят корпоративные коммуникации и что с этим делать
• Гайд: как настроить API-распознавание документов за 30 минут
• Эволюция сетей: от LAN 2003 года до 5G и дальше
• Цифровой минимализм: как с помощью технологий снизить зависимость от технологий