Как правильно организовать IT-конференцию международного уровня

Конференция в мире IT — отличный способ обмена знаниями между специалистами, возможность понять, какие направления наиболее актуальны в мире, да и просто возможность интересно провести время. Команда организаторов IT-конференции «Стачка», которая состоится 14–15 апреля в Ульяновске, поделилась с нами опытом — как им за шесть лет им удалось превратить встречу «для своих» в конференцию международного уровня с 6000 тысячами гостей из 17 стран, 24 секциями, 10 залами, 200 экспертами и 250 докладами.

Итак, как же правильно организовать мероприятие подобного уровня в регионе?

Анастасия Панина

PR-менеджер IT-конференции «Стачка-2017​»

Как работать со спикерами и распределять контент

С чего начать?

Для начала стоит определиться со своей целевой аудиторией, изучить её интересы. После этого нужно отобрать доклады, которые будут зачитываться. Их нужно будет структурировать, распределить на секции, тематика каждой из которых разделится на несколько составных частей. Они будут освещать разные аспекты одной темы и вместе помогут представить целостную картину. В свою очеред секции, которые освещают похожие темы должны быть объединены в категории. Так, на «Стачке» из 24 секций сформировано 4 категории: разработка, digital-маркетинг, бизнес и образование.

Отобрать доклады? Откуда я их возьму?

Нужно приглашать докладчиков. Есть несколько правил, которые помогут понять, стоит ли приглашать человека на своё мероприятие:

• Приглашенные спикеры должны иметь опыт публичных выступлений: в своей компании, на других конференция или на YoutTube, не важно.
• Доклады конференции должны быть интересны местному IT-сообществу. Каждый год перед конференцией мы опрашиваем наших разработчиков, кого бы им было интересно услышать в этот раз, какие темы кажутся важными, в каких вопросах нужно авторитетное мнение.
• Профессионализм спикера должен быть подтвержден мнением со стороны.

Если вы всё делаете правильно, у вас получится список из более 200 потенциальных докладчиков. Сопоставьте темы, в которых спикер отлично разбирается, с темами, которые стоит озвучить публично и, если это полезно и интересно аудитории, предложите ему выступить в одно из секций. Как? Берёте и … руками высылаете всем приглашения к участию. Да, никакой магии здесь нет. В ход идут социальные сети, переписка в почте и общие знакомые.

Но крутые спикеры вряд ли приедут на никому незвестную конференцию…

Когда на первую конференцию вы привлекаете буквально одного-двух столичных спикеров — это нормально. Приглашайте известных гостей через авторитетных знакомых. Это хороший инструмент, который отлично работал на «Стачку» первые три года. Позже, когда бренд вашего мероприятия сформируется, вы получите множество писем от заинтересованных спикеров со всей России. Организуйте для этой работы программный комитет, который будет рассматривать сотни тезисов, отбирая то лучшее, что войдёт в программу.

Как привлечь слушателей

Ни одна конференция не состоится, если на неё не придут люди, верно? Есть несколько способов привлечь слушателей.

Работа с инфоспонсорами и партнёрами

Секции дробятся не зря. В дальнейшем это поможет вам в подборе СМИ для каждой конкретной тематики. Свяжитесь с ними, обсудите условия партнерства и материал. В процессе PR-кампании придется проработать минимум 30 изданий в каждой секции и установить партнерские взаимоотношения с сотней тематических сообществ в соцсетях. Размещение в них может привлечь гораздо больше внимания, чем на других ресурсах. Отслеживайте трафик по всем площадкам и не забывайте расставлять utm-метки.

Анонсы в социальных сетях

В сообществах мероприятия можно оперативно делиться с аудиторией самой важной информацией. Рассказывайте о программе мероприятия, о ключевых докладах и хедлайнерах, проводите конкурсы, анонсируйте повышение цен на билеты и делитесь информацией о партнерах.

Рассылка писем

Если вы задумываетесь об использовании рассылки, делайте это грамотно. Исключите из неё рекламу, и тогда открываемость писем вырастет до 30%. В рассылке «Стачки» при базе 12000 количество отписавшихся после каждого письма составляет 60-70 человек. Отправьте 3-4 информационных письма: анонс конференции, рассылка с программой и напоминание о дате за несколько дней до проведения.

Реклама

Также советуем использовать контекстную и таргетированную рекламу, но уже на подряде. Опыт показывает, если с PR-продвижением может справиться 2 человека, которые будут скрупулёзно выстраивают коммуникации с журналистами, то с рекламой лучше справится сторонний специалист.

Как рано нужно начинать действовать?

Подготовка к конференции в среднем занимает 3 месяца при четком распределении зон ответственности, но, конечно, чем раньше вы начнете, тем лучше получится. Самый пик активности организаторов «Стачки» отмечается за месяц до дня проведения.

Где взять финансирование для мероприятия

Конференция держится на спонсорах, так как самостоятельно оплатить все расходы организаторам сложно. Конечно, если у вас нет инвесторов. Обычно хватает 2–3 сильных продажников, которые работают за процент, чтобы продать достаточное количество спонсорских пакетов. Предлагайте потенциальным спонсорам как комплексные возможности презентации на мероприятии, так и отдельные активности. Только сначала определите, каким компаниям могут быть интересны участники вашего события. Мыслите шире. Например, спонсорами IT-события могут стать Barbershop или строительная компания, которых как раз привлекает мужская платежеспособная аудитория.

Как правильно выбирать место проведения

Об аренде площадки стоит задуматься задолго до проведения мероприятия. Ровно тогда, когда вы поймете примерное количество участников. Проанализируйте все варианты в вашем городе, оцените их вместительность, оборудование, звукоизоляцию, наличие одного большого зала для официальных церемоний и нескольких залов поменьше, а также ряд зон для отдыха и нетворкинга. В случае «Стачки», вместить 6000+ тысяч человек может единственное место в Ульяновске — Ленинский мемориал.

Почему стоит задуматься о проведении выставки IT-компаний

Организация многотысячного event’a — это выстраивание эффективных коммуникаций. И когда теоретической информации в докладах становится слишком много, на помощь приходит визуализация данных. Вы можете решить эту проблему с помощью выставки информационных технологий, которая позволяет увидеть всё то, о чём говорят на сцене.

С помощью стендов компании-участники выставки решают две задачи:

1. Непосредственная демонстрация продукта целевой аудитории и привлечение ее внимания. Этот вариант выбирают компании, которые стремятся к решению прикладных задач.
2. Имиджевая реклама и продвижение бренда, которое подходит для агентств и веб-студий, занимающихся дизайном, креативом и созданием сайтов.

Заранее продумайте и выберите компанию-застройщика. Обсудите с ним условия сотрудничества и рассчитайте нагрузку выставочной зоны на всё здание, ведь на каждом стенде есть электроприборы, которые нужно будет подключить к розеткам.

Фирменный стиль мероприятия

Сувенирная продукция и раздатка

Не забудьте, что после каждого мероприятия человек может унести с собой не только приятные воспоминания. При большом бюджете вы можете раздавать сувенирную продукцию бесплатно, но если денег не так много, то организуйте точки продажи прямо на конференции или заранее на сайте события (мы делаем именно так).

Наполнить промо-пакеты участников многотысячной конференции своими силами довольно сложно, поэтому призовите на помощь гвардию волонтеров. Они сформируют каждый комплект и раскладывают их перед мероприятием. Обычно в него входит карта залов и программа, блокнот, ручка, спонсорские материалы и информация о том, где покушать и вызвать такси для иногородних участников.

Баннеры

Баннеры на конференции выполняют не только рекламную и презентационную функции. Они являются фоном для большинства фотографий участников, поэтому их оформление важно для продвижения конференции. Баннеры снаружи (на здании) и внутри помещения должны стилистически перекликаться со стойкой регистрации, навигационными плакатами, указателями и табличками.

Приём спикеров

Если вы привлекаете известных людей, будьте готовы обращаться с ними соответственно. Сформируйте минимальный райдер, который вы предлагаете. Он может включать расселение, проезд, трансфер, индивидуальную раздатку (футболка нужного размера, памятка о времени его выступлений, телефоны организаторов и кураторов) и информацию о питании. Спикер должен быть сыт, поэтому заранее договоритесь с кафе и ресторанами около места проведения мероприятия и закажите ланчи.

Как организовать досуг участников

Afterparty

Когда ваше мероприятия несколько дней с утра и до самого вечера, выступления идут один за другим почти непрерывно, потребность отдохнуть почти висит в воздухе, и ее ощущают все участники и спикеры. Предложите им продолжить общение неформально, на специальной закрытой вечеринке.

Afterparty международной IT-конференции — это не клубный формат, а зонированная площадка для коммуникаций. В первую очередь она помогает наладить горизонтальные связи и в профессиональной среде пообщаться с единомышленниками. Вот несколько ценных рекомендаций:

• Организуйте множество зон для отдыха. Когда собираешь в одном места такую разнообразную аудиторию в 300-400 человек, важно понимать, что у этих людей разные профессиональные интересы. Поэтому стоит организовать, например, игровую, барную и диско-зоны, а также множество диванных зон для спокойного общения на профессиональные темы.
• Создайте площадки для нетворкинга. Даже самым классным спикерам иногда нужно помогать влиться в компанию, поэтому, например, на «Стачке» разработали специальные указатели для тематических площадок.
• Просчитайте все риски заранее. В обычной жизни нам не нравятся длинные очереди в бар и нехватка еды, поэтому на afterparty важно заранее позаботиться, чтобы всем гостям было комфортно.

Стоит ли использовать специальные приложения?

Вы можете помочь участникам конференции познакомиться нужными людьми с помощью различных сервисов, но практика показывает, что от использования приложений вроде MeYou особой пользы нет. Участникам мероприятия было неудобно загружать память своего устройства ради двух дней и непривычно общаться, поэтому им особо никто не пользовался. Лучше настроить отдельную ленту по хэштегам в Twitter и вывести ее на экран в местах скопления участников мероприятия.