HRM-система: как сэкономить до половины времени рекрутера

HR-менеджер Hilbert Team рассказала о том, как HRM помогла автоматизировать процессы рекрутинга в компании.

Меня зовут Анна, я HR-менеджер в Hilbert Team. Наша компания — ИТ-интегратор с отраслевой экспертизой в DevOps, DevSecOps, DataOps. Сейчас у нас в штате работает 30 инженеров и один HR. Компания быстро растет, и вместе с ней увеличивается активность найма сотрудников.

Когда число вакансий выросло до 5 в месяц, стало сложно обрабатывать резюме в ручном режиме, поэтому мы решили автоматизировать эти процессы с помощью HRM-системы — ПО для управления наймом. Внедрение системы привело к крутым результатам, которыми хочу поделиться в этой статье.

Как мы вообще пришли к необходимости использовать HRM

Когда возникла потребность в масштабировании найма, мы стали задумываться над тем, как можно автоматизировать процессы и снизить долю ручного труда.

Весь процесс рекрутинга на тот момент выглядел следующим образом:

1. один из топ-менеджеров ставил мне задачу в Bitrix24 на поиск нового инженера;
2. я размещала вакансию на HH, SuperJob и других ресурсах;
3. далее нужно было просмотреть все отклики, сохранить подходящие резюме в отдельную папку на облаке и загрузить в Bitrix24 для согласования с нанимающим руководителем;
4. потом мы проводили собеседования в два этапа, и все результаты фиксировали также в Bitrix24;
5.  тех кандидатов, которые нам не подходили по каким-то причинам, я также заносила в кадровый резерв, который вела в Bitrix24 и в Excel-таблице, для того, чтобы вернуться к ним при появлении подходящего проекта. 

Основными проблемами при такой системе работы были:

1. Неудобная база кандидатов

По мере увеличения количества вакансий систематизировать резюме кандидатов и итоги коммуникации с ними с помощью Excel-таблиц и Bitrix24 стало крайне неудобно. Особенно в те периоды, когда у нас было открыто несколько похожих вакансий на разные проекты, и соискатели откликались на ряд позиций одновременно.

2. Много рутины

Например, стандартные действия — сохранить резюме, правильно его переименовать, проверить на наличие дубликатов в базе — обычно занимают у меня 1-2 минуты. Однако, когда таких резюме несколько сотен, то это может растянуться на несколько часов. А это лишь небольшой этап работы.

3. Отсутствие кадрового резерва

У нас появилась потребность в создании кадрового резерва с удобной навигацией и поиском по отдельным навыкам, но подручными инструментами это было сложно реализовать.

В итоге мы пришли к той точке, когда нужно было либо расширять HR-отдел, либо попытаться автоматизировать всё, что возможно.

Что такое HRM-система

HRM-система (Human Resource Management) — это программное обеспечение для автоматизации рекрутмента, ведения базы кандидатов и экономии времени на административных задачах. Она помогает перенести в один интерфейс все процессы по подбору сотрудников и сделать работу рекрутера более прозрачной. По исследованию платформы Хантфлоу, HRM может сэкономить до 45 рабочих дней в год на рутинных действиях каждого рекрутера.

При этом цены на HRM в России достаточно доступные и начинаются от 1700 рублей в месяц. Сейчас мы используем минимальный тариф Хантфлоу, и его возможностей вполне хватает для нашего объема.

Что именно может автоматизировать и оптимизировать HRM-система

Рассмотрю возможности HRM на примере Хантфлоу:

1. Автоматическая загрузка резюме

Система качественно распознает информацию из любых платформ (HH, SuperJob и других) и в любом формате, включая PDF-файлы, и автоматически создает карточку кандидата с фото и контактами.

2. Автоматическая проверка на наличие дубликата в базе

Если с данным кандидатом ранее уже было общение, то система это распознает и предложит объединить резюме.

3. Отслеживание резюме по воронке подбора

Благодаря этой функции HR-менеджер может удобно перемещать кандидатов по этапам подбора — «у заказчика», «интервью c HR», «выставлен оффер» и т.д. Не только рекрутер, но и нанимающий менеджер и руководители компании могут видеть, на каком этапе сейчас кандидат. Также есть опция сформировать отчет по вакансии, источникам резюме и причинам отказа кандидатам.

4. Коллективная работа над процессом найма

Заказчик, то есть нанимающий менеджер, может сам просматривать кандидатов в воронках подбора, доступ к которым ему предоставлен, и оставлять свои комментарии по кандидатам на любом этапе подбора. Когда HR переводит кандидата на новый этап, коллегам на почту приходит уведомление об этом.

5. Прозрачность

Руководство может лучше контролировать работу HR-отдела, в любой момент посмотреть динамику работы над вакансиями и другую HR-аналитику, и благодаря этому скорректировать работу рекрутеров.

6. Коммуникация с кандидатами через мессенджеры

Можно общаться с соискателями в Telegram и других мессенджерах прямо из интерфейса Хантфлоу. Также рекрутеры могут звонить прямо из системы и сохранять записи разговоров.

7. Добавление собеседований в календарь

Система добавляет собеседования в корпоративный календарь, к которым автоматически прикрепляет файл с резюме. Кроме того, есть возможность настроить напоминание кандидатам о собеседовании через SMS-сообщения.

8. Кадровый резерв

HRM помогает сформировать удобный кадровый резерв, что очень важно ИТ-компаниям. В базе резерва через поиск можно найти специалистов с нужными навыками, знаниями и сертификатами (например, Kubernetes, ArgoCD). Без использования HRM-системы, сделать это крайне сложно, если часть резюме сохранены в PDF-формате с нераспознанным текстом.

9. Автоматические рассылки

Эта функция позволяет отправить шаблон писем (приглашение на собеседование, тестовое задание, фидбек) сразу нескольким кандидатам одновременно.

Какие мы получили результаты

Мы проанализировали, как изменились процессы после внедрения HRM, и обнаружили, что я стала тратить в разы меньше времени на одну и ту же работу за счет автоматизации ряда процессов:

• Создание карточки в кадровом резерве раньше занимало около 10-15 минут, сейчас я делаю одним кликом,
• Ускорилось время согласования кандидатов с руководителем на собеседование: раньше на согласование 5 кандидатов мы тратили больше часа, сейчас это можем сделать за 20 минут, т к вся информация удобно структурирована,
• Ускорилось время первичной коммуникации с кандидатами, потому что теперь у меня есть шаблоны сообщений под рукой, и все общение происходит в одном интерфейсе: раньше я тратила несколько часов, чтобы отправить письма 20 кандидатам, теперь делаю это за 2 минуты.

Также я вижу, что у нас улучшилась коммуникация по поводу найма внутри компании, потому что теперь все коллеги, участвующие в процессе рекрутинга, могут зайти в HRM и увидеть, как продвигается работа по поиску нового сотрудника.

Благодаря этому я могу больше времени посвятить непосредственно общению с соискателями на собеседованиях и быстрее закрывать вакансии.

Какие HRM-системы популярны в 2023

Помимо Хантфлоу, мы рассматривали еще несколько альтернативных систем — Potok.io, HH Talantix, EStaff, Experium. Хочу рассказать немного о них.

Potok.io

В целом система обладает теми же достоинствами, что и ХантФлоу, кроме возможности писать сообщения кандидатам в мессенджеры сразу из интерфейса.

Что есть?

• Возможность легкого перехода с других систем и переноса своей базы в Potok.io,
• HR-аналитика: система анализирует время на закрытие вакансии, эффективность источников привлечения кандидатов,
• Мобильное приложение для адаптации новых сотрудников в формате игры.

HH Talantix

Это сервис, разработанный компанией HeadHunter. Рекомендую его использовать тем, кто работает исключительно с HH. Однако у данной системы достаточно высокие тарифы по сравнению с конкурентами и более сложная интеграция со сторонними ресурсами.

Что есть?

• Единое окно коммуникации с кандидатами через мессенджеры, чат на hh.ru или почту,
• Планирование собеседований через видеочат или телефонные звонки,
• Прогнозирование сроков закрытия вакансии.

EStaff

Несмотря на то, что некоторые HR называют EStaff морально устаревшей, она все еще в топе HRM-систем.

Что есть?

• Автоматическая интернет-публикация объявлений о вакансиях на ведущих сайтах за одну операцию,
• Ведение статистики работы рекрутеров,
• Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику.

Experium

Одна из первых российских систем автоматизации рекрутмента. Подходит больше для большого бизнеса с десятками вакансий ежемесячно.

Что есть?

• Позволяет проводить видеоинтервью и создавать чат-ботов,
• Есть мобильное приложение,
• Имеется функция роботизированных звонков.

В нашем случае наиболее подходящей платформой оказалась Хантфлоу, но требованиям вашей компании может соответствовать какая-то другая система. Советую заложить время на тестирование систем и воспользоваться возможностями бесплатного тестового периода, которые есть практически у всех сервисов, чтобы подобрать для себя оптимальный вариант.