Как перевести компанию на новое ПО без потерь и рисков

Чтобы оставаться на плаву в любой кризис и быть востребованным, бизнес должен быстро адаптироваться к новым условиям. В 1930-х продолжительность жизни компаний, входивших в фондовый индекс S&P 500, составляла 90 лет, тогда как сейчас компании живут в среднем 18 лет.

Многие компании-лидеры рынка на заре карьеры конкурировали за место под солнцем с другими, и умение адаптироваться стало главным преимуществом. Поэтому мы каждый день пользуемся Google, но не Yahoo, а идея купить Vertu вместо последнего айфона многим кажется нелепой.

Встраивать новые технологии в бизнес-процессы нужно вовремя, а игнорирование их может привести к снижению финансовых показателей.

Причем это касается и софта: например, в 2022 году российский бренд одежды lady & gentleman CITY перевел свою ИТ-инфраструктуру в облако всего за 4 месяца. Миграция увеличила скорость работы сайта lgcity.ru на 20%. Темпы доставки бизнес-приложений в продакшн удвоились, а количество ответственных за управление инфраструктурой сотрудников сократилось в два раза.

При этом, как бы ни развивался бизнес, программное обеспечение, которое он использует, будь то средство аналитики или антивирус, влияет на многое — от безопасности до финансовых показателей. Поэтому мы решили подготовить эту статью, в которой разберем обновление ПО в компании: расскажем, как понять, что уже пора его менять, как правильно выбрать ПО, безболезненно внедрить его и избежать ошибок.

Причины смены ПО и возможные ошибки

Причин, по которым предприниматели, владельцы проектов и технические директоры задумываются о смене ПО, много. Вот основные:

• Программное обеспечение устаревает и остается без поддержки разработчиков 

Например, Windows 10, выпущенная всего 10 лет назад, окажется без техподдержки создателей уже в октябре 2025, а разработчик рекомендует всем переходить на новую Windows 11. С точки зрения устаревания, ПО Windows 10 уже с трудом тянет новую технику: например, она не рассчитана на разные виды ядер.

• Несовместимость с новыми программами

Совместимость софта — один из важнейших моментов при тестировании нового ПО. Однако конфликтные кейсы всё равно случаются: например, несколько антивирусов обычно плохо взаимодействуют друг с другом, а использование двух файерволов может привести к сбоям в работе ПО.

• Малая производительность

Сотрудники теряют в среднем 40 минут рабочего времени в неделю из-за устаревших технологий. Отказ менять ПО даже приводит к финансовым потерям — после 5 лет использования компании тратят на обслуживание больше, чем при изначальной покупке. Обновление и установка свежих патчей способны решить эту проблему. Кстати, на эффективность бизнес-процессов влияет качество не только ПО, но и техники: например, примерный срок службы офисных ПК — всего 2–5 лет.

• Уход с рынка производителей ПО

С 2022 года Россию покинули многие производители ПО: Atlassian, Adobe, Figma, Microsoft, Miro, Notion, Oracle, SAP и др. И хотя костяк российских аналогов уже сформировался, а часть компаний закрепились в своем желании остаться в стране, политическая неопределенность всё еще может подкинуть неожиданностей в виде внезапно решивших уйти вендоров. На этот случай компании должны знать, как перейти на альтернативное ПО быстро и без потерь.

Теперь разберемся, какие типичные ошибки при переходе на новое ПО совершают владельцы бизнеса. На первый взгляд, перейти на новый софт легко: купить новую программу и установить ее, перед этим удалив старую. Однако не всё так просто — есть еще множество подводных камней, которые, если их не взять во внимание, могут стать неприятной неожиданностью:

• новое ПО будет несовместимым с уже используемыми программами;
• сотрудники будут саботировать переход на новое ПО или не будут знать, как им пользоваться;
• нужные данные будет сложно или невозможно загрузить в новое ПО;
• при установке возникнут ошибки, которые приведут к нарушению правил доступа, повысят уязвимость к DDoS-атакам, утечке корпоративных данных и пр.

Конечно, сложности при переходе на новое ПО необязательно возникнут. Однако лучше обезопасить себя, семь раз отмерить и сделать всё правильно — чтобы потом радоваться возросшим показателям и счастливым сотрудникам.

Как выбрать ПО для перехода

Допустим, что потребность смены ПО уже подтверждена. Возможно, это связано с финансовой выгодой, новым функционалом или намерением улучшить бизнес-процессы. Считается, что регулярное обновление повышает доход компании на 11%. А внедрение надежной программы оптимизации и лицензий на ПО может сократить затраты на него на 30%.

Ниже разберем, что важно учесть в первую очередь:

• Цели и задачи нового софта

Для этого нужно понять, какую задачу ПО должно решить и какого результата вы от него ожидаете.

• Плюсы и минусы текущего ПО

В этом поможет простая таблица с двумя колонками: что вас устраивает и что хотелось бы улучшить. Можно подключить к этому разбору стейкхолдеров и лидов направлений — тогда у вас получится внушительный список.

• Список возможных вендоров

Вы можете его собрать, просто вбив в поиск нужное программное обеспечение, проанализировав сайты сравнения ПО и отзовики, а также изучив, какой софт выбирают ваши конкуренты.

• Тип версии ПО

Если вы выбираете коробочную версию, то оплатить продукт нужно будет всего один раз. При выборе облачной версии софт размещается на сервере, ПО оплачивается ежемесячно (причем сумма, как правило, в десятки раз меньше, чем при покупке). Также вы получаете регулярную организацию обновления ПО и техподдержку, которые обычно уже включены в стоимость.

• Открытый или закрытый код

Казалось бы, не самый важный момент, однако разница огромная. Если вы выбираете закрытый код, доработать его сможет только разработчик. Открытый код позволяет адаптировать софт под ваш бизнес — он более гибкий в настройке.

• Интеграция с другим ПО

Практически каждый бизнес работает с разными программами, поэтому перед решением в пользу того или иного ПО стоит убедиться, что оно совместимо с текущим софтом компании. Зачастую информация доступна на сайте вендора, в отдельных случаях — после общения с представителем компании. Обратите внимание, что наибольшую совместимость с разным софтом показывают как раз программы с открытым кодом.

• Наличие мобильной версии

Это не обязательный пункт, так как ПО может не нуждаться в такой функции, однако если речь идет о ПО, которым сотрудники будут пользоваться регулярно, например, средстве рабочей коммуникации, стоит убедиться в качестве его мобильной версии. Также, если это рабочая CRM для сотрудников отдела продаж, эта функция может стать критичной, а если ее не будет, то сотрудники очень расстроятся. Она должна быть удобной — такой, чтобы работник мог легко получить доступ к нужной информации, например, в метро по пути домой или на работу.

Первый этап: подготовка

Когда вы выбрали программное обеспечение, начинается работа над переходом. Первый этап — подготовительный.

Нужно собрать команду проекта и назначить ответственных лиц. В идеале — среди тех сотрудников, кто в итоге будет пользоваться новым ПО. Например, вы переводите команду sales-департамента на новую CRM. В таком случае руководителя отдела можно назначить стейкхолдером и принимающим менеджером — он будет координировать движение команды по процессу и принимать критические контрольные точки.

Нужен хотя бы верхнеуровневый график работ. Здесь вам поможет, например, популярная в бизнесе диаграмма Ганта, которая считается прародительницей всех досок задач. На ней вы отмечаете временную шкалу реализации задачи, саму задачу и ее продолжительность, ответственных лиц и зависимости. Примерно так выглядит диаграмма Ганта по проекту в специальном ПО GanttPRO:

Также можно подготовить тезисный чек-лист — он поможет проконтролировать, что каждый этап перехода пройден и вы ничего не упустили.

Но даже самый совершенный план может не устоять перед непредвиденными обстоятельствами. Для просчета рисков поможет другой инструмент проджект-менеджмента — risk breakdown structure (структура декомпозиции рисков). Это иерархическая структура, которая ранжирует риски по приоритету.

Все возможные риски можно расположить в виде матрицы или графика, где одна шкала отвечает за возможность риска (от менее к более вероятному), а другая — за возможный ущерб (от минимального к катастрофическому). Расположив риски на этой матрице, вы поймете, какие из них взять во внимание в первую очередь, какие следом, а какие — и вовсе опустить.

Следующий шаг — разработка документации для нового ПО. Что в нее входит? Прежде всего, описание работы ПО, инструкция по использованию, правила безопасности и создания бэкапов, регламент обновления в компании и т.д. Как правило, разработкой документации занимаются технические писатели, но также это могут быть и разработчики.

Второй этап: обучение сотрудников

Зачастую вендор ПО предлагает обучающие материалы. Они могут помочь сотрудникам изучить базовую теорию, а также станут отличным подспорьем в сложных ситуациях, когда нужно быстро вспомнить решение.

Но в случае если таких материалов нет, их придется разработать самостоятельно. Можно составить пользовательские сценарии и описать на примере интерфейса, где какая функция расположена, как и зачем ей пользоваться и какую последовательность действий нужно выполнить.

Чтобы сделать обучение максимально успешным, составьте отдельные рабочие группы и чек-листы, подготовьте и проведите презентацию о том, как работает новое ПО, а затем соберите у сотрудников фидбек и обработайте возражения.

Не все сотрудники могут быть рады переменам, и это нужно учитывать. Поэтому ваша задача — дать им понять, ради чего вы меняете ПО, какую пользу оно принесет бизнесу и команде. Например, сотрудники смогут более продуктивно работать, легче достигать нужных показателей. Позвольте им открыто выразить свои опасения и задать вопросы — и честно на всё ответьте.

Третий этап: внедрение ПО

Что входит в этот этап:

• Установка и настройка

Проанализируйте текущие ресурсы, решите, как вы будете устанавливать ПО (удаленно, локально, в облаке и т. д.). Затем установите и настройте серверы, БД, сети и программные продукты.

• Перенос данных

Выберите способ переноса данных (автоматический, ручной, полуавтоматический). Подготовьте информацию для переноса и проверьте корректность данных в новой системе.

Теперь пора приступать к работе. Новое программное обеспечение можно постепенно вводить среди разных групп сотрудников, начиная с тестовой группы и так называемого stealth-релиза на ограниченное количество человек, а затем постепенно масштабировать изменения. Рекомендуем проводить регулярный мониторинг состояния ПО, а также отслеживать удовлетворенность сотрудников новой системой и адаптировать к ней новых специалистов.

Четвертый этап: выводы

Рекомендуем вернуться к чек-листу, который мы упоминали в первом этапе, и свериться с ним — всё ли вы сделали, каждый ли шаг выполнен.

Затем нужно перевести все процессы на новое ПО и окончательно попрощаться со старым, убедившись, что все данные перенесены, а у сотрудников не осталось вопросов.

Также понадобится разобраться с техподдержкой. Если у вас облачная версия, скорее всего, помощь техподдержки будет предусмотрена по умолчанию, тогда как в случае с коробочным форматом, вероятно, придется заключить договор на техподдержку или взять ее на себя.

Если у вас остались вопросы, вы хотите обсудить эту статью или просто подискутировать с коллегами по цеху и сотрудниками Beget, будем рады видеть вас в нашем уютном Telegram-чате — с удовольствием на всё ответим и пообщаемся 🙂