Как подготовить совещание, на которое захотят приходить

Обложка поста

На основе статьи «The Definitive Guide to More Productive Meetings»

Иван Капцов

Привычный утренний ритуал для многих людей:

  1. открыть календарь;
  2. увидеть количество встреч и совещаний на день;
  3. захотеть тихонечко заползти под стол и укрыться пледом, чтобы все отстали.

Так страдают все участники собраний, в том числе менеджеры. Общие встречи часто оказываются бесполезными, поэтому мы просто пытаемся пережить их.

Есть такой специалист — Джозеф Аллен, директор Центра эффективности собраний в университете Небраски. Вместе с группой исследователей он изучил почти 200 научных исследований о совещаниях. Оказалось, что сотрудники проводят на собраниях в среднем 6 часов в неделю, менеджеры  — в среднем 23 часа. При этом многие жалуются на совещания, но никто не собирается исключать их из рабочего процесса.

Возникает парадокс: мы понимаем, что совещания созданы для продуктивной работы, но постоянно чувствуем, что они этой работе мешают. Провести полезное собрание вполне реально — достаточно использовать правильные инструменты. Вот несколько правил, которые могут в этом помочь.

Перед совещанием

  1. Убедитесь, что есть чёткая цель, для достижения которой действительно нужно собрать сотрудников вместе.
  2. Заранее объявите тему и лидера встречи, чтобы люди могли подготовиться к обсуждению, записать подходящие вопросы. Список приглашённых также имеет значение.
  3. Составьте план с приоритетными задачами и разошлите его всем участникам не менее чем за 24 часа до встречи. Лучше максимально упорядочить план и указать рядом с каждым пунктом время, отводящееся на его обсуждение. Также полезно указывать имена сотрудников, которые ответственны за задачи в этих пунктах.
  4. Постарайтесь заложить на всё совещание не более 52 минут – это оптимальное время для продуктивной работы без перерыва.
  5. Если вы устраиваете собрание и слишком заняты для того, чтобы всё обстоятельно подготовить, лучше делегируйте эту задачу кому-то, у кого есть на это время. Вообще периодически меняйте руководителя собрания, чтобы встречи не становились однообразными. Если в вашей команде несколько равных по должности участников, попробуйте чередовать обязанности.

На самых продуктивных встречах присутствуют только пять-восемь участников, такой размер группы способствует вовлечённости и активному обсуждению.

Во время собрания

  1. Начните вовремя. Может показаться, что двухминутная задержка не будет большой проблемой, но это может разозлить участников и встреча пройдёт менее плодотворно.

    Уважайте время людей, начиная и заканчивая вовремя. Ничто так не способствует творчеству и продуктивности, как бережное отношение к ограниченным ресурсам.

  2. Как только начнёте, попросите людей убрать гаджеты, чтобы никто не отвлекался. Так сотрудники смогут следить за беседой и участвовать в обсуждении.
  3. Дайте коллегам возможность свободно делиться идеями: поддерживайте обсуждение, но не опрашивайте всех как по журналу. Это создаёт безопасную доверительную среду.
  4. Не превращайте собрание в место для жалоб. Прежде чем говорить, каждый должен подумать, ценно ли то, что он собирается сказать. Здесь пригодится план и подготовленные комментарии.
  5. Научитесь определять, когда нужно заканчивать встречу. Это приходит с опытом. Если вы прошлись по всему плану, не стесняйтесь заканчивать раньше времени.

    Настанет момент, когда разговор достигнет своего пика, и группа перестанет генерировать новые мысли. Вот тогда и нужно заканчивать.

  6. Подведите итоги в конце собрания. Так люди выйдут со встречи, зная, чем им предстоит заняться и с кем это можно обсудить. Определите, достигли ли вы цели сегодняшней встречи.

После совещания

  1. Не устраивайте сразу новое совещание, чтобы обсудить решения, принятые на предыдущем. Разорвите этот порочный круг! Проведите одно совещание, а после следите за прогрессом в работе. Можно добавить актуальные задачи на общую доску в инструментах вроде Trello, Asana или Basecamp; это особенно полезно, если команда удалённая. Руководители встречи могут добавить напоминания и дедлайны в общий календарь команды.
  2. Соберите фидбек от команды, это поможет улучшить эффективность следующих совещаний. Это очень просто, хотя руководители часто упускают это из виду или избегают.

    Большинство людей боятся оценок. Мы не всегда хотим знать, как у нас обстоят дела, потому что, как только мы узнаем о проблемах, нужно будет что-то делать.

Итак, что нужно учесть при организации совещания:

  • оптимальное количество участников — 5–8 человек;
  • лидер собрания должен быть известен заранее и его желательно менять от совещания к совещанию;
  • необходимо разработать план совещания с примерными оценками времени и ответственными сотрудниками на каждый пункт;
  • общая длительность совещания должна быть около 50 минут;
  • важно начать совещание вовремя;
  • обратить внимание, когда пора закругляться;
  • собирать фидбек, чтобы сделать следующее совещание лучше.

Не смешно? А здесь смешно: @ithumor