Подготовка к собеседованию на должность проджект-менеджера

Первые управляющие проектами появились ещё в Древнем Египте при конструировании пирамид, сегодня же сами пирамиды отношений начинаются с проджект-менеджеров. Мы подготовили для вас список вопросов, которые могут задать на собеседовании на эту должность и разделили их на две категории: технические и поведенческие. Последние больше зависят от вашего характера и личных качеств, ответы на них вы вряд ли найдёте в нишевой литературе.

Технические вопросы

1. В чём разница между проектом, программой и портфелем?

Проекты выполняются для достижения определённых целей. Программы представляют собой набор проектов, служащих для выполнения установленных частей одной большой цели. Портфель включает в себя набор разных программ и других портфелей и призван помочь компании в достижении целей высшего порядка.

2. Что такое метод критического пути или сетевой график?

Критический путь — все задачи, определяющие конечную дату запуска проекта. Если одна из задач нарушает график на один день, то весь проект будет задержан на этот срок. Часто возникают задачи, находящиеся вне плоскости критического пути. Это связано с отсутствием резервов времени в расписании. Резерв времени — срок, на который выполнение задачи может быть отложено без влияния на время запуска подзадач.

3. К каким сферам знаний должно быть обращено внимание проджект-менеджера, чтобы управление задачами было эффективным, а результат соответствовал изначальным ожиданиям?

• Управление предметной областью;
• планирование распределения ресурсов;
• оптимизация затрат;
• применение методики «Шести Сигм»;
• контроль метериально-технического обеспечения и управление рисками;
• сравнительный анализ производительности;
• улучшение процесса работы;
• планирование показателей качества;
• автоматизация;
• анализ первопричин отклонения от плана.

4. Как вы оцениваете использование трёхточечных методов оценки?

Метод трёхточечной оценки основывается на трёх разных оценочных значениях для улучшения результата. Метод применим для оценки стоимости и длительности. Это помогает смягчить риски в подсчёте. Кроме того, в методе также учитывается неопределённость и связанные с ней риски. Оценка может быть выполнена как для всего проекта, так и для компонента иерархической структуры работ.

В трёхточечной оценке ожидаемое значение задачи определяется путём вычисления среднего из трёх значений: оптимистичного (O, optimistic value), пессимистичного (P, pessimistic value) и наиболее вероятного (M, most likely value).

5. Какие творческие методы решения проблем вы можете использовать в нестандартных ситуациях?

Важно вовлечь всю команду в поиск выхода из той или иной сложной ситуации, ведь мозговой штурм может дать положительные результаты. Кроме того, диаграмма анализа корневых проблем и система «шести шляп мышления» могут неплохо дополнить мозговой штурм.

6. Что такое RAID в контексте управления проектами?

RAID — риски (R, risks), допущения (A, assumptions), проблемы (I, issues) и зависимости (D, dependencies). RAID — жизненно важные компоненты, о которых должен знать каждый проджект-менеджер. Всегда существуют риски в отношении определённых действий и управляющий проектом обязан выбирать меньшее из зол. До тех пор, пока допущения по оценкам и действиям не будут ясны, есть вероятность появления неприятных ситуаций. Проблемы и зависимости же ограничивают выбор действий.

7. Каким образом можно сжать график проекта?

Сокращение критического пути и сокращение сроков выполнения проекта за счёт совмещения работ (быстрый проход) — два метода ускорения движения по расписанию и его опережению. Первый метод оптимизирует график, допуская использование зарезервированного времени на критическом пути. Второй же заключается в ускорении работ с задействованием дополнительных ресурсов (что, собственно, становится понятным из названия метода), это может включать дополнительные выплаты членам команды или консультантам.

8. Что такое контроль стоимости завершённых работ?

На каждой контрольной точке контролируется запланированное значение (PV, planned value), заработанное значение (EV, earned value) и фактическая стоимость (AC, actual cost). Базовый план исполнения — совокупность всех запланированных значений. Отклонение от базового плана исполнения определяется, а отклонение от графика и стоимости подсчитываются. Если заработанное значение равно запланированному, то это можно смело назвать достижением цели. Если отклонение от расписания или стоимости значительное, то нужно предпринять соответствующие меры для исправления просчётов. Окончательная смета оценивается и сравнивается с бюджетом после выполнения задач. Все просчёты будут выражены в виде издержек.

11. Что вы понимаете под законом Парето?

Это метод статистического анализа, который помогает управляющему проектами устанавливать приоритеты между несколькими действиями. Закон основывается на том, что «20% усилий дают 80% результата». В количественном анализе этот закон используется для определения 20% причин, которые создадут 80% проблем.

12. Что понимается под тройственной ограниченностью в контексте управления проектами?

Все проекты выполняются при определённых ограничениях. Обычно их три: стоимость, время и объём. Эти три фактора и называются тройственной ограниченностью. Из них можно образовать треугольник, где каждое ограничение будет вершиной, а качество — центром:

1. Проекты должны быть выполнены в рамках запланированного бюджета.
2. Проекты должны быть выполнены вовремя.
3. Проекты должны полностью соответствовать согласованному объёму.
4. Проекты должны соответствовать требованиям клиента.

13. Что такое система поддержки решений?

Система поддержки решений широко используется в корпорациях и часто на основе информационной системы управления и корпоративной информационной системы управления. Существует два типа СПР — структурированная и неструктурированная. СПР соединяет множество блок-схем в организационном процессе и может быть сформулирована и построена как статистически, так и стохастически.

14. Что такое диаграмма рыбьей кости?

Диаграмма рыбьей кости, она же диаграмма Исикавы и причинно-следственных связей, отображает первопричины определённого события. В контексте управления проектами этот инструмент используется для контроля качества и мониторинга рисков.

15. Что понимается под интегрированной моделью зрелости процессов программного обеспечения (CMMI)?

CMMI — совершенствования процессов в организациях разных размеров и видов деятельности.
CMMI содержит набор рекомендаций в виде практик, реализация которых, по мнению разработчиков модели, позволяет реализовать цели, необходимые для полной реализации определённых областей деятельности.

16. Что понимается под методикой «Шести сигм» и насколько это важно в контексте управления проектами?

«Шесть сигм» — показатель качества, стремящийся к параметрам совершенства. Этот подход основывается на данных для устранения дефектов. Зрелость производственного процесса в этой концепции описывается как σ-рейтинг отклонений, или процентом бездефектной продукции на выходе, так, процесс управления качеством 6σ на выходе даёт 99,99966 % выходов без дефектов или не более 3,4 дефектных выходов на 1 миллион операций. Если применять метод эффективно, то он поможет завершить проект вовремя и снизить риск провала.

17. Что вы понимаете под реестром рисков?

Это реестр или документ, содержащий все выявленные риски проекта, включая список обязательных и потенциальных действий.

18. Какие методы используются для определения объёма работ?

Разбивка продукта, анализ требований, системная инженерия, системный анализ, анализ стоимости и анализ альтернатив. Анализ альтернатив может быть достигнут путём мозгового штурма и парного сопоставления.

19. Что такое система распределения работ и как это влияет на оценку работ для определённых задач?

Система распределения работ определяет набор действий, нужных для проекта, а также вспомогательные действия. Система распределения работ основывается на уровнях, где вся работа требует чёткого понимания. Дневник распределения работ включает в себя дополнительные детали. Оценки времени и усилий могут быть точными тогда, когда известно всё о работе и зависимостях.

Поведенческие вопросы

1. Расскажите о ситуации из предыдущих проектов, когда вам пришлось адаптироваться и управлять изменениями и с какими проблемами вы столкнулись?

Одно из важных достоинств управляющего проектами — умение показать адаптируемость и умственную гибкость. Если у вас есть предыдущий опыт работы с проектами, вы должны были столкнуться с подобной ситуацией. Расскажите честно о произошедшем, а также убедитесь, что вы ясно понимаете смысл гибкого управления проектами.

2. Какие наиболее важные ценности и моральные принципы должен демонстрировать лидер?

Честность: быть честным и засуживающим доверия — важные компетенции руководителя.
Эффективный руководитель демонстрирует свои ценности и моральные принципы в личном поведении и интегрирует их в организационную практику. Хороший руководитель действует в соответствии со своими убеждениями. Несмотря на открытость и честность со своими подчинёнными, руководитель не должен разглашать конфиденциальную или опасную информацию.

3. Когда в последний раз вы делегировали обязанности не должным образом и каковы были последствия?

Ответ на этот вопрос покажет ваши способности учиться на ошибках и справляться с информационной перегрузкой. Даже если вы не сталкивались с подобной ситуацией в профессиональной деятельности, попробуйте сделать параллельные выводы из личной жизни, так вы сможете показать, что умеете учиться на ошибках.

4. Расскажите, пожалуйста, о вашей самой большой слабости.

Просьба выглядит общей для любого интервью, но на самом деле вы, как руководитель проекта, должны хорошо понимать свою команду. Вам нужно поддерживать положительный настрой и желание продуктивно работать среди членов команды. Чтобы хорошо разбираться в других людях, следует лучше понять самого себя. Постарайтесь дать честный ответ и описать, как вы будете бороться с собственной слабостью и препятствовать её влиянию на рабочий процесс.

5. Как вы улучшили процесс управления проектами на предыдущем рабочем месте?

Вы могли и не достигнуть чего-то невероятного на предыдущем месте работы, и это абсолютно нормально. Интервьюер попытается посмотреть, можете ли вы внести свой личный вклад и изменить ситуацию. Ответом на вопрос докажите, что вы способны не только влиться в коллектив, но и выделиться.

6. Как вы убеждали сотрудников следовать своему стратегическому видению организации рабочего процесса?

Лидеры развивают стратегии, вовлекающие сотрудников в процесс принятия решений и в планирование. Они предоставляют ресурсы для облегчения достижения успеха сотрудников и передачи полномочий.

7. Как вы поощряли обучение и развитие сотрудников?

Даёшь обучение при любой возможности! Ваш ответ должен продемонстрировать, что эффективные лидеры развивают сотрудников путём наставничества, коучинга и обеспечения обратной связи по эффективности на ежедневной основе. Руководители выступают в роли образца для своих сотрудников. Наиболее эффективные лидеры не только учат на примерах, но и проявляют личную заинтересованность в обучении других людей путём наставничества.

8. Почему проджект-менеджер должен быть очень активным?

Важно замечать любые отклонения от сроков или запланированной стоимости проекта как можно раньше. И чем быстрее подобная проблема будет замечена, тем меньший урон будет нанесен проекту.

Разобрались со всеми вопросам? Тогда пройдите наш тест «какой вы проджект-менеджер»