Где вести базу знаний по проекту: альтернативы Notion для айтишников в 2025

С Notion знакомы почти все, но не всем он подходит: кто-то боится блокировок (и не зря), кто-то устал от ограничений веб-интерфейса, а кому-то нужно больше гибкости в настройках и хранении данных. Мы собрали удобные альтернативы, которые помогут айтишникам вести базу знаний, управлять проектной документацией, строить внутренние вики и не бояться за свои данные. В подборке — российские и зарубежные сервисы: от on-prem-развёртывания до p2p-решений без облаков и подписок.

1. Yonote

Yonote — российская база знаний и система для работы с проектами. Помогает командам и отдельным пользователям собирать и систематизировать информацию, вести базы знаний, планировать проекты и обмениваться документами. Платформа сочетает гибкий интерфейс, как в Notion, и функциональность KMS-систем: блочный редактор, доски, таблицы и базы данных работают в одном окне. Отличие Yonote — бесконечные доски для визуального планирования, поддержка on-prem-развёртывания и хранение данных в России.

Сценарии использования

Yonote подходит для:

• Командной работы: планирование задач, контроль
  сроков, управление проектами, CRM, сбор и визуализация отчётов, хранение
  инструкций и регламентов. 
• Личных целей: заметки, трекер задач,
  бюджетирование, планирование поездок, учёба и хранение материалов. 
• Создания Wiki: организация базы знаний о
  продукте с древовидной структурой, вставкой таблиц, диаграмм и медиа, историей
  изменений и комментариями. 
• Ведения
  документации: базы данных по
  клиентам, проектам и инвентарю с таблицами, фильтрами, канбан-досками и
  календарями, прикреплением файлов и ссылок.

Формат работы

Yonote работает через web-интерфейс с удобным Markdown-редактором, поиском и историей изменений. Можно встраивать код, схемы и embed-ссылки из GitHub, Figma, Miro и других сервисов.

Поддерживается полный доступ по API, импорт и экспорт в Markdown и PDF, хранение на своих серверах (on-prem) и в облаке. Yonote предлагает более 30 интеграций, включая GitHub, Jira, Trello, Telegram, Miro и Airtable. Настраиваются уровни доступа: можно создавать гостевые аккаунты, разграничивать права на чтение и редактирование, делиться публичными ссылками.

Yonote заменяет несколько инструментов сразу (Trello, Google Docs, Confluence, личные заметки), легко адаптируется под любые задачи, подходит для госорганизаций, частных компаний и личного использования.

Тарифы

• Базовый — бесплатно, 5 ГБ, до 5 пользователей и 10 гостей.
• Старт — 149 ₽ за пользователя в месяц, 20 ГБ, до 50 гостей.
• Про — 249 ₽ за пользователя в месяц. Доступен безлимит гостей, неограниченное хранилище, SSO. 
• Enterprise — тариф для организаций с расширенной поддержкой и контролем.

2. Anytype

Anytype — «приложение для всего», которое предлагает создать собственную локальную сеть для хранения знаний, заметок, трекеров привычек, рецептов и канбан-досок. По принципу работы похоже на Notion: блоковая структура, гибкие базы данных и визуальные представления информации.

Главное отличие — Anytype полностью локален и использует P2P-синхронизацию без серверов и посредников, данные остаются только у вас, никто не имеет к ним доступа. Приложение с открытым кодом и доступной архитектурой, работает без интернета и требует установки на устройство.

Сценарии использования

Личные цели: создание ежедневников, трекеров привычек, расписаний, конспектов, ведение стратегических заметок в одном месте, даже без подключения к интернету.

Работа в команде: организация командных вики и канбан-досок, совместная работа в группах, ведение календарей.

Сообщество и креатив: управление блогом, создание лент-контента, рекомендаций и курируемых подборок, построение сообщества с объявлениями и вики-страницами.

Формат работы

Anytype работает офлайн на мобильных и десктопных устройствах (iOS, Android, Windows, macOS, Linux), без веб-версии. Скоростная P2P-синхронизация возможна через локальные сети.

Интерфейс основан на визуальном код-фри (no-code) редакторе: можно создавать базы данных, таблицы, канбаны, галереи и граф-связи между объектами.

Важно: все данные хранятся в локальном зашифрованном «хранилище» пользователя. При создании аккаунта генерируется ключ из 12 слов, который нужно хранить отдельно — без него доступ не восстановить.

Для разработчиков:

• Поддерживает локальное хранение данных и самостоятельный бэкап в любое место по выбору пользователя.
• Нет API в привычном виде, но возможно расширить функциональность за счёт открытого кода и протоколов.
• Настройки доступа гибко регулируются на уровне устройства, команды и отдельных объектов в приложении.

Цена и условия пользования

• Explorer — бесплатно, подходит для личного использования.
• Builder — $99 в год за пользователя, открывает расширенные функции и поддержку командной работы.
• Co-Creator — $299 в год за пользователя, с расширенными возможностями и дополнительной свободой кастомизации.

Весь интерфейс и работа — на английском языке.

3. Obsidian

Obsidian — это бесплатное и гибкое приложение для ведения заметок, личных знаний и проектного управления. Поддерживает базы знаний, связи между заметками, визуализацию в графах и публикацию вики. Главная особенность — работа локально на устройстве с хранением заметок в открытых форматах Markdown, без принудительной привязки к облаку. Обеспечивает полную приватность и контроль над данными, даже оффлайн.

Сценарии использования

Есть несколько сценариев:

• Личные заметки и дневники: быстрый доступ к записям на устройстве, структурирование мыслей, создание связей между идеями. 
• База знаний и обучение: построение персональных вики с перекрёстными ссылками, графами связей и быстрым поиском. 
• Управление проектами и исследованиями: создание канбанов и карт идей в Canvas для планирования и брейншторминга, публикация заметок для команды

Формат работы

Obsidian — десктопное и мобильное приложение (Windows, macOS, Linux, iOS, Android). Доступны следующие форматы:

1. Поддержка открытых форматов файлов (Markdown), которая обеспечивает долгосрочное хранение данных без зависимости от сервиса.
2. С помощью Obsidian Publish можно публиковать заметки как публичную вики, документацию с настраиваемым внешним видом и быстрым поиском.

Плагины позволяют создавать интеграции и автоматизировать процессы в зависимости от потребностей команды.

Есть поддержка истории версий и работы с командой в рамках общих хранилищ, при этом приватность отдельных файлов сохраняется.

Цена и условия пользования

• Бесплатно: использование приложения для личных нужд, хранение данных локально.
• Sync — $4 в месяц за пользователя при оплате за год, синхронизация заметок между устройствами с шифрованием, история версий, совместная работа в общих хранилищах. 
• Publish — $8 в месяц за сайт при оплате за год, публикация заметок на сайт без технических знаний, настройка тем и структуры.

4. Gramax

Gramax — платформа для подготовки документации в подходе Docs as Code. Позволяет создавать и редактировать статьи в визуальном редакторе, хранить исходники в Markdown и версионировать их с помощью Git. Подходит для тех, кто хочет управлять документами, знаниями и любым другим контентом в своей инфраструктуре гибко и безопасно.

Как и в Notion, в Gramax есть совместное использование, комментарии и AI-функции (создание и форматирование текста, перевод, поиск по статьям). Отличие — в Git‑first подходе, открытом коде и возможности использовать платформу бесплатно без ограничений.

Сценарии использования

Gramax особенно полезен для:

• Документации по продукту: создание портала с инструкциями, оформленного в корпоративном стиле, с быстрым обновлением и AI-поиском.
• Внутренней проектной документации: база знаний с версиями, Merge Request, поддержкой OpenAPI и технических требований. 
• Базы знаний для команд: хранение описаний процессов и систем с удобным поиском и доступом через Git.

Формат работы

Gramax делится на:

• Редактор: web и десктоп на Win/Mac/Linux, можно использовать офлайн.
• Git-хранилище: подключается GitLab, GitHub, Bitbucket и другие, команды Git встроены в интерфейс. 
• Портал документации: разворачивается как статический сайт или через Docker.

Для разработчиков есть поддержка диаграмм (Mermaid, Draw.io, PlantUML), подсветка кода (100+ языков), механизм сравнения версий, мультиязычность. Также на портале для чтения можно отображать документацию на разные версии ПО.

Gramax также поддерживает API для передачи данных в сторонние системы и CLI для интеграции в CI/CD, позволяя автоматически собирать документацию в HTML, PDF и DOCX. Есть импорт из Confluence, Notion и Yandex Wiki, экспорт в DOCX и PDF с фирменным стилем.

Цена и условия

• Open Source — бесплатно, без ограничений. Управление доступом на уровне репозиториев. 
• Gramax Enterprise Server — 54 000 ₽ за редактора навсегда, первый год обновления бесплатно, далее 40% от лицензии. Управление доступом — по ролям и группам с SSO и корпоративными политиками.

5. KMS Gran

KMS Gran — база знаний с API и выстроенными бизнес-процессами. Помогает создавать и структурировать проектную документацию, управлять знаниями в команде и автоматизировать рутину. Платформа сочетает возможности вики, систем управления документами, визуальных блок-схем и AI-инструментов для поиска и анализа.

Как и в Notion, в KMS Gran есть WYSIWYG-редактор, мобильная версия и AI для работы с текстом. Отличие в том, что на платформе есть модуль «Скриптинг» для построения процессов и гибкая система прав доступа. Подходит командам, которым важно хранить данные локально и быстро строить рабочую рутину.

Сценарии использования

• Вики по продуктам и техдокументация. Доступно создание структурированных статей, глоссариев, руководств и спецификаций. Удобный поиск с морфологией и AI-помощником помогает находить информацию, а кириллица поддерживается корректно.
• Автоматизация бизнес-процессов. С помощью модуля «Скриптинг» можно строить визуальные блок-схемы процессов, задавать условия и добавлять к шагам инструкции и файлы. Подходит для команд поддержки и контакт-центров. 
• AI-помощник для пользователей. Индексирует статьи и отвечает на вопросы по проектам с указанием источников. Сохраняет контекст диалогов, позволяет оценивать ответы и формирует отчеты для анализа востребованности контента.

Формат работы

KMS Gran работает через web-интерфейс с удобным WYSIWYG-редактором, поддерживающим Markdown, и адаптирован под мобильные устройства. В системе доступен полнотекстовый поиск с морфологией и возможностью получать ответы от AI, а также версионирование с откатом и архивацией статей. Для согласования внутри команды предусмотрена отметка о прочтении. В документы можно вставлять код и схемы через интеграцию с Draw.io, но подключение embed-ссылок из GitHub и Figma не поддерживается.

Платформа поддерживает работу через API для интеграции с внешними системами, хотя CLI в ней не предусмотрен. Можно настроить подключение к Slack, GitHub, CI/CD и Jira через API. Гибкая система управления доступом позволяет задавать роли как на уровне всей системы, так и в отдельных проектах и разделах, а также управлять доступом к разным документам.

Цена и условия

• SaaS: аренда по подписке, ежемесячная оплата за пользователя. Включены базовый функционал, серверные ресурсы и поддержка 9×5, опционально AI-модуль.
• On-Premise: развёртывание у заказчика, лицензия на длительный срок, поддержка AI-модуля и техподдержка.
• AI-модуль доступен как в SaaS, так и On-Premise.

Условия зависят от объема лицензий, срока использования и набора функций, обсуждаются индивидуально. Все тарифы включают базовый функционал.

Как выбрать платформу для базы знаний

Выбор платформы зависит от ваших задач. Для удобства собрали таблицу с особенностями платформ.

Таким образом:

Если приоритет — работа с документацией как с кодом, версионирование и публикация через Git — ваш выбор Gramax.

Нужна визуализация, работа с таблицами, досками и интеграции для команды — стоит обратить внимание на Yonote.

Если вы ищете корпоративное решение с AI, разграничением прав доступа и встроенными процессами — подойдёт KMS Gran.

Anytype или Obsidian подойдут тем, кто ценит контроль над данными и гибкость кастомизации.