Чек-лист «Как подготовить и провести мероприятие онлайн»

Сейчас организовать мероприятие в онлайне стало даже проще, чем офлайн. Не нужно заморачиваться ни над помещением, ни над кофе-брейками, ни над логистикой — всё можно сделать не выходя из дома.

Если для вас организация онлайн-ивента всё ещё кажется непосильным трудом, то посмотрите выступление Алёны Куниловой на вебинаре Event в помощь Фонда городских инициатив и пользуйтесь подробным чек-листом для проведения мероприятий в онлайне.

В конце статьи находятся ссылки на скачивание всех материалов для распечатки для тех, кому на бумаге удобнее.

Алёна Кунилова

руководитель PR-службы издательского сервиса Ridero

Подготовка

Утвердить дату и время, договориться со спикерами.

Выбрать платформу и создать вебинар в личном кабинете:

• создать форму регистрации для участников;
• настроить e-mail напоминания (за 1 день / за 1 час / за 15 мин).

Опубликовать анонс:

• заложите время, чтобы создать текст и афишу и согласовать со спикерами и партнерами.

Продвигать анонс:

• соцсети (включая тематические группы и страницы спикеров);
• другие каналы (СМИ, инфлюенсеры и т.д.).

Подготовить презентации.

Подготовить слайды-заглушки.

Провести тестовый вебинар со спикерами:

• качество соединения;
• качество видео и аудио;
• трансляция экрана, презентация;
• готовность помещений у каждого спикера;
• разослать чек-листы для спикеров.

Запланировать запись видео (на устройство или внутри платформы).

Договориться с IT-специалистом для техподдержки во время вебинара.

Дополнительно: подготовить запасной вариант платформы на случай повышенной нагрузки (например, трансляция на YouTube или другая платформа).

За час до

За 60 минут до начала

• Подключиться и проверить качество звука и видео.
• Подключить и проверить других спикеров.
• Загрузить и сконвертировать все презентации.
• Убедиться, что команда техподдержки готова и знает свои задачи, настроить чат команды.

За 20 минут до начала

• Открыть слайд-заглушку.

За 10 минут до начала

• Когда участники начнут заходить, убедиться, что видео и звук у спикеров отключены.
• Налить воды, посетить уборную.

Во время события

Включить запись видео.

Поприветствовать участников:

• убедиться, что вас видят и слышат;
• представиться;
• рассказать о плане, длительности и правилах (вопросы в чате и кнопка «поднять руку» — если есть);
• провести предварительный опрос/анкетирование.

Выступить с основной частью презентации (или подключить первого спикера):

• убедиться, что спикера и его презентацию видно и слышно участникам.

Ответить на накопившиеся вопросы:

• из чата;
• если предусмотрено — вопросы голосом.

Провести вторую часть презентации (или подключить второго спикера).

Ответить на новые вопросы.

Повторить — по количеству презентаций и спикеров.

Подвести итог:

• провести опрос/тестирование;
• уточнить, какие материалы нужно разослать участникам;
• озвучить дальнейшие действия (после вебинара);
• попрощаться.

Остановить запись видео и убедиться, что файл сохранился.

Быть готовым к внештатным ситуациям!

После события

Провести e-mail рассылку по итогам вебинара:

• для тех, кто посетил вебинар;
• для тех, кто не посетил вебинар.

Опубликовать видео и материалы (если предусмотрено):

• просмотреть видео, создать тайм-код, опубликовать.

Провести продажу материалов (если предусмотрено):

• проверить поступившие заказы;
• подготовить пакеты для продажи (видео, дополнительные материалы, консультации и т.д.);
• оформить продажу и разослать материалы.

Скачать чек-лист подготовки мероприятия

Скачать чек-лист для спикера