Тендеры для IT-компаний: особенности, подводные камни и мнения экспертов

Автор Мария Багулина

Что такое тендеры и зачем они нужны

Процесс покупок в нашей повседневной жизни предельно прост: мы идём в ближайший магазин и выбираем там любые понравившиеся товары. У компаний закупки происходят уже немного иначе: им приходится искать поставщиков и заключать с ними договоры, так как обычно фирмы приобретают товары большими партиями. С государственными организациями всё ещё сложнее. Государство — очень крупный покупатель, и если он выберет только одного поставщика, то своей поддержкой может создать на рынке монополиста.

Чтобы обеспечить конкурентную среду, госпредприятия объявляют о своих намерениях что-то купить через госзакупки, которые размещаются на портале закупок. Любая компания-подрядчик может подать заявку (тендер), из которых компания-закупщик выбирает поставщика с наилучшими условиями и заключает с ним контракт.

Так как госучреждения вынуждены покупать через тендеры всё, что им нужно, госзакупки даже в сфере IT в основном включают в себя поставку техники — принтеров, ноутбуков — или покупку готового ПО. Но иногда встречаются и запросы на разработку/обслуживание программ. Довольно много предложений по созданию сайтов и поисковой оптимизации.

Анастасия Савельева, руководитель проектного офиса в компании Anserem.

Мы периодически участвуем в госзакупках в сфере ИТ, последний раз успешно участвовали в начале 2020 году — получили проект с плановой длительностью до конца года. Основные направление по которым отслеживаем тендеры и рассматриваем их для участия — проектирование, разработка программного обеспечения, тестирование и ИТ-консалтинг. Следим за закупками на различных площадках, таких как B2B-Center, РосТендер и множестве других. Но опыт показал, что на этих больше всего релевантных для нас лотов.

Последняя успешная закупка ничем не отличалась — это был тендер на кастомизацию коробочного продукта по автоматизации процессов. Когда принимали решение по участию, понимали, что продукт есть в нашем портфеле и особых трудностей проект вызвать не должен, так как мы давно и много работаем с платформой, которая нужна заказчику. Перед подачей пакета документов на площадку с Заказчиком удалось два раза пообщаться — подробнее обсудить требования к системе и в целом их ожидания от работы и результата. Как показывает наш опыт, очень часто Заказчики готовы выходить на связь, причём очень оперативно, так как сроки по подаче заявок на участие очень сжатые, а нужно уточнить требования, получить ответы на все интересующие вопросы и пожелания.

Естественно, перед принятием итогового решения просчитываем предполагаемую маржинальность, насколько это возможно, при объеме неизвестных при участии в закупке. В результате изучения тендерной документации и общения с Заказчиком формируется представление об объеме работ, сложности, необходимых сроках выполнения работ — проводим оценку работ, с учетом предполагаемых затрат и различных рисков. Если для проекта нужен какой-то узкопрофильный специалист, которого нет у нас в штате сотрудников, затраты на предполагаемую зарплату такому сотруднику тоже закладываем в оценку.

Какие документы нужны для подачи тендера

Плохие новости — их нужно много. Хорошие новости — основной пакет достаточно собрать один раз и дальше только вносить небольшие коррективы. В стандартный пакет документов входят:

• устав с изменениями;
• учредительный договор (если применимо);
• свидетельство ИНН;
• копия свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ;
• актуальная выписка из ЕГРЮЛ;
• протокол о назначении генерального директора (ГД);
• приказ о назначении ГД;
• копия доверенности (если документы подписывает не ГД);
• копия выписки из реестра МСП либо декларация по форме, если участник принадлежит к субъекту МСП;
• письмо о некрупности/незаинтересованности сделки;
• заявка-декларация;
• анкета;
• сведения о бенефициарах.

В крупных фирмах сбором и оформлением документов для тендеров занимаются специальные отделы.

Возможные сложности и подводные камни

Бюрократия

Компании, которые участвовали в тендерах, говорят, что основные сложности состоят в том, что нельзя менять документы в процессе работы, нужно строго соблюдать техническую документацию, а оплата часто поступает только после завершения закупки.

Татьяна Тюрина, исполнительный директор рекламного юнита MST.

Нам интересны контракты с крупными государственными компаниями и учреждениями, поэтому с 2004 года мы активно действуем в подготовке тендерных предложений в госзакупках IT-сектора. Вызовы, с которыми мы столкнулись: пришлось перестраивать бизнес-процесс отдела продаж, расширять компетенции кадров и постоянно отслеживать законы о закупках. Основная сложность — соблюдение требований согласно технической документации, выявить ЛПРа и постоплата по итогу сдачи проекта.

Например, в тендере от Центробанка по созданию мобильной игры в 2017 году основная сложность была в том, что выполнить ТЗ необходимо было по ГОСТ. Вторая сложность — большая часть оплаты за работы проводилась по итогу сдачи и принятия проекта, если это перевести в текущие реалии — можно было выполнять все работы в течение года, но вознаграждение за них получить не раньше, например, чем через 6 месяцев. Но это не помешало нам выиграть тендер.

Анастасия Савельева, руководитель проектного офиса в компании Anserem.

Основная проблема при участии в тендере — это отсутствие возможности вносить коррективы в первоначальный договор, так не всегда, но очень часто. И большие сложности при подписании доп. соглашений уже по ходу проекта. Например, в последнем тендере о котором я писала выше, был пункт, что «исполнитель должен выполнить работы качественно». И никакого объяснения, что такое качественная работа нигде не было. В середине проекта мы начали часто сталкиваться с этим вопросом — заказчик под «качеством» начал воспринимать любые вопросы, даже прояснение вопросов по требованиям, которые менялись в процессе работы. Преподносилось таким образом, что раз вы проясняете требования, то вы работаете некачественно. И со всеми такими вопросами нужно разбираться, а это отнимает много полезного времени, которое можно было бы направить на проект

Также большой проблемой участие в тендерах является подготовка пакета тендерной документации. При участии в нашем первом тендере мы потратили больше недели работы нескольких сотрудников, чтобы подготовить полный пакет и не выиграли. Да, в дальнейшем эти документы мы переиспользовали так как требования примерно одинаковые, но в любом случае чтобы все обновить, дополнить и подготовить всё что требует заказчик необходимо минимум несколько дней полноценной работы и не всегда это время окупается.

Несмотря на все эти проблемы и сложности,с которыми мы сталкиваемся, когда просто участвуем в закупке или уже работаем по проекту, который получили через закупку, мы продолжаем отслеживать интересные для нас тендеры и подаемся на них. Так как в итоге это ничем не отличается от проекта, которые мы получили бы другими способами — со своими плюсами и минусами, проблемами и их решениями. Это просто еще один способ привлечения, как лидов, так и готовых к работе клиентов.

Тендер под заказчика

К сожалению, тендеры часто становятся предметом спекуляций. Например, нередко попадаются тендеры, написанные под конкретного заказчика — что в целом является преступлением. С этим можно бороться через суд, но любой суд — это всегда трата ресурсов, и нужно хорошо подумать, выиграете вы от этого или проиграете.

Дмитрий Кудрявцев, руководитель антимонопольной практики, управляющий партнер Адвокатского бюро CTL.

Один из наших клиентов, проанализировав сайт портала закупок, выяснил, что ряд государственных заказчиков из сферы образования, систематически закупают программные продукты и их последующее сопровождение, аналогичные разработанному им продукту.

Для анализа положений документации о закупках он обратился в наше Бюро. Адвокатами было установлено, что ряд положений документации составлены таким образом, что фактически не дают ему возможности принять участие в закупках.

Формулировки были такими, что, по сути, участвовать могут только те компании, которые участвовали и побеждали ранее. Т.е. продукт описан так, что подходит только тот, что поставлялся ранее, несмотря на то, что продукт клиента является полностью совместимым с имеющимся у заказчиков и по многим характеристикам, существенно его превосходит.

Попытки обжаловать положения документации в ФАС по 44 ФЗ не увенчались успехом, т.к. вопросы, являющиеся предметом рассмотрения носят очень сложный технический характер и члены комиссии ФАС, просто не могут в них разбираться без специальных знаний в рамках одного заседания.

Проанализировав результаты работы, адвокатами было принято решение пойти иным путем и обжаловать положения документации в рамках Закона о защите конкуренции, т.к. документации ограничивает число участников закупок.

При таком порядке рассмотрения, у комиссии ФАС есть гораздо больше времени на изучение обстоятельств и представленных документов.

Подача жалобы по 135 ФЗ увенчалась успехом и дала клиенту возможность полноценно участвовать в закупках и побеждать в них.

В конце 2020 года заказчики будут снова размещать подобные закупки на следующий год. Клиент готовиться к участию и мы проследим, чтобы документация о закупках соответствовала закону.

Выигрывают победители

Классическая проблема трудоустройства: чем выше у вас опыт работы, тем вероятнее вы получите работу. Так и с тендерами: чем больше вы выигрывали и успешно выполняли тендеры, тем вероятнее исполнителем выберут именно вас.

Владимир Алексеев, генеральный директор компании «Брайс».

Мы периодически мониторим государственные тендеры и подаем заявки на участие в наиболее интересных торгах. Наиболее интересны нам заявки на разработку сайтов и техническую поддержку на современном стеке и с приемлемой маржинальностью.

Нередка ситуация, когда тендер публикуется с заведомо невыполнимыми условиями.

На мой взгляд это случается по двум причинам:

• Неграмотность сотрудников организатора торгов. Считаю, что это преобладающая причина. Технические проекты и задания часто составляются путем «копипаста» фраз из интернета и других тендеров. Делается это также для подстраховки.
• Банальная коррупция. Тендер готовят под определенного исполнителя. Нередко под уже готовую работу.

Мы выигрывали небольшие тендеры на поддержку муниципальных сайтов, где не было большой конкуренции. Обычно за подобные тендеры идет серьезная борьба и выигрывают подрядчики с огромным демпингом. Как правило это региональные студии или индивидуальные разработчики.

Сталкивались с одними и теми же проблемами – непонимание специфики работы, скандалы и хамство в малейшем случае, когда все идет не по их (но по техническому заданию).

Такие случаи решаются индивидуально.

Несмотря на попытки упростить доступ к тендерам малым и микропредприятиям – это не совсем просто.

Много бумажек. Даже при электронной подаче.

Несмотря на то, что все формализовано, у каждого заказчика могут быть свои требования, несоблюдение которые может стоить дисквалификации, как на этапе участия, так и уже на этапе исполнения тендера.

Кто может участвовать

Требования к организации

Требования к компаниям, которые хотят принять участие в тендерах, регулируются Федеральным законом №44-ФЗ. Не допускаются к участию организации:

• на грани банкротства или ликвидации;
• имеющие налоговые задолженности;
• участвующие в открытом судебном процессе в качестве обвиняемого;
• являющиеся дочерним предприятием или как-либо ещё аффилированные с заказчиком;
• офшоры;
• числящиеся в реестре недобросовестных поставщиков (РНП).

Разница для ИП и ООО

В тендерах могут принимать участие как индивидуальные предприниматели, так и организации (ООО). Но в условиях для тех и других есть некоторые различия.

ИП отвечает за обязательства собственными средствами — если что-то пойдёт не так, придётся платить из своего кармана. Также ИП не могут участвовать в госзакупках военной промышленности и некоторых других областей, где нужны лицензии, которые сложно или почти невозможно получить индивидуальным предпринимателям. Зато ИП требуется меньше документов для оформления тендера, что упрощает их сбор и подготовку. Предприниматель может работать без офиса (юридического адреса) и не вести бухгалтерский учёт.

ООО несёт ответственность по неустойкам уставным капиталом, а не личным имуществом. Минимальный размер уставного капитала — 10 000 рублей. Организация должна строго соответствовать всем законным формальностям: иметь юридический адрес, вести бухучёт и так далее. Для участия в тендерах в качестве ООО придётся собирать большой пакет документов и оплачивать госпошлину.

В случае занесения в реестр недобросовестных поставщиков (РНП) ИП остаётся в нём на два года и не может участвовать в тендерах в течение этого времени. Организации же пользуются «лазейкой» — просто регистрируют новое ООО, так как по закону это не запрещено.

С чего начать участие в тендерах

1. Проанализируйте рынок. Выясните, как обстоят дела с тендерами в вашей сфере. Подготовьте все необходимые документы.
2. Получите цифровую подпись. Чтобы зарегистрироваться на участие в тендерах, вам понадобится усиленная электронная цифровая подпись (ЭЦП). Для её получения необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр.
3. Зарегистрируйтесь на сайте госзакупок. Для этого нужны устав организации и решение об одобрении крупной сделки.
4. Найдите тендеры для участия. Ориентируйтесь на те параметры, которые вам кажутся наиболее важными: срок работ, сумма контракта, регион и так далее.
5. Откройте спецсчёт. Вам понадобится внести денежное обеспечение заявки, а в случае победы ещё и денежное обеспечение исполнения контракта. Это можно сделать только со спецсчёта, открытого в одном из 18 российских банков (среди них — Сбербанк, Газпромбанк, ВТБ и другие).
6. Подготовьте и подайте заявку на участие. Здесь вам понадобится тот пакет документов, которые вы подготовили на первом шаге.
7. Заключите контракт в случае победы.

Как рассматривают заявки

Заявка на тендер состоит из двух частей. В первой вы соглашаетесь на условия закупки и подробно описываете работы, которые будете выполнять. Вторая часть содержит сведения о вашей организации. Обе части заявки нужно подписать электронной подписью и подать одновременно до даты окончания приёма заявок.

Если вашу заявку допускают до участия в тендере, вы можете выставить своё ценовое предложение. Не допустить заявку могут, если вы не предоставите нужную информацию, укажете недостоверные сведения или не согласитесь на условия закупки.

После того как приём заявок заканчивается, их проверяют на соответствие требованиям — срок проверки зависит от суммы контракта. Затем заказчик выбирает поставщика, сделавшего наиболее выгодное предложение, и заключает с ним контракт. Выгодное — не всегда значит самое дешёвое, так как заказчик может искать заявку, отвечающую его запросам по соотношению цены и качества.

Выводы: стоит ли IT-компании подавать заявку на тендер?

С одной стороны, вы можете столкнуться с бюрократией, трудностями в сборе документов, невозможностью корректировать условия контракта в процессе и другими сложностями. С другой — у вас появится крупный заказчик в лице государства и дальнейшие перспективы для участия в подобных проектах.

Так что стоит исходить из конкретного контракта. При подаче заявки ориентируйтесь на собственные силы, обсудите планируемые работы с вашими сотрудниками, не обещайте того, чего никогда не делали и не знаете, как это делается. А в случае победы заранее обсудите все условия и порядок работ, чтобы в дальнейшем не возникало недомолвок и непредвиденных ситуаций.